Темы оформления

1. MS Word 2003 имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для создания электронных документов (WEB-документов) - Темы оформления.

2. Это средство открывается по пути: Формат - Темы.

3. Можно изменить фоновый узор документа по пути: Формат – Фон.

Слияние

Слияние - это подготовка комплексных документов, в частности деловых писем, когда документ одинакового содержания рассылается по ряду адресов.

1. Создать основной документ ( бланк письма).

Создать файл и сохранить его под именем "Деловое письмо". В файле напечатать текст:

"Генеральный директор: Организация:

Адрес:

Уважаемый ________________________ !

Прошу принять участием в выставке института.

Иванов".

2. Закрыть файл Деловое письмо.

3. Создать источник данных - таблицу, содержащую данные, которые необходимо изменять в каждом письме при слиянии, в частности, "Адрес":

Фамилия	Организация	Адрес	Обращение
Шмелев	ТОО "Вымпел"	Воронеж, Ивановская, 5	Иван Иванович
Дыбенко	ООО "Резерв"	Пенза, Челюскинцев, 2	Алексей Степанович
Тулин	ЗАО "Старт	Москва, Тверская, 7	Роман Михайлович

Для дальнейшего объяснения необходимо напомнить, что такое Поле.

Поле - это инструмент для вставки данных определенного вида, значение которых изменяется в документе автоматически. В данном случае полями являются столбцы: "Фамилия", "Организация", "Адрес" и "Обращение".

Вставленное поле выделяется в документе серым цветом.

4. Закрыть файл Источник данных.

5. Открыть основной документ.

6. Открыть панель слияния по пути: Сервис – Письма и рассылки – Показать панель инструментов слияния.

7. Нажать в панели инструментов слияния кнопку Открыть источник данных и в окне обзора найти созданный источник данных.

8. Установить курсор в исходном документе после слова "Генеральный директор" с пробелом.

9. Нажать кнопку Вставить поля слияния, в открывшемся окне выделить строку "Фамилия" и щелкнуть на кнопках Вставить и Закрыть.

10. Установить курсор в исходном документе после слова "Организация" с пробелом.

11. Нажать кнопку Вставить поля слияния, в открывшемся окне выделить строку "Организация" и щелкнуть на кнопках Вставить и Закрыть.

12. Вставить аналогичным путём поля "Адрес" и "Обращение".

13. Нажать кнопку Поля/Данные и осуществить просмотр сформирован­ных писем, нажимая кнопки Вправо или Влево.

14. Нажать кнопку Слияние в новый документ и выбрать те письма, которые необходимо распечатать. При этом создаются готовые формы писем, которые нужно разослать адресатам.

15. При необходимости следует просмотреть и отредактировать данные всех адресатов, проверить ошибки, произвести слияние при печати и т. п.

Некоторые рекомендации по работе в текстовом процессоре Word

1. Размеры полей устанавливаются по пути: Файл – Параметры страницы и для служебных документов составляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":

• верхнее, левое и нижнее – 2 см;

• правое – 1 см.

2. Для запоминания фрагментов текста с целью их дальнейшего использования при редактировании документов предназначена "Копилка" фрагментов. Используются команды:

- для запоминания фрагмента: Выделить фрагмент - Вставка – Автотекст - Создать (или Выделить фрагмент - Alt+FЗ);

- для вставки фрагмента в документ: Вставка - Автотекст - Вставить;

- для очистки копилки: Вставка - Автотекст – Удалить.

3. Визуализация разрыва страницы или раздела осуществляется при нажатии кнопки Непечатаемые знаки или в режиме: Вид - Обычный. Удаление разрыва: Выделить - кнопка Delete.

4. В левый угол нижнего колонтитула листа рекомендуется вставка даты разработки документа: Вставка - Поле - Дата и время - Date. Для вставки даты можно также использовать панель "Колонтитулы": Вид – Колонтитулы.

5. Документ Word может состоять как из одного, так и нескольких разделов. Раздел – это совокупность абзацев, для которых задаются специальные параметры оформления:

• размер, ориентация и поля страницы документа;

• нумерация страниц и строк;

• расположение и тип колонтитулов;

• число колонок текста и т. п. Создание раздела осуществляется по пути: Вставка – Разрыв – Новый раздел.

5