4. Наукова обробка документів як сукупність процесів аналізу і синтезу

Внутрішній зв’язок процесів обробки документів вбачає в наявності двох операцій – аналізу і синтезу. Аналіз і синтез – це загальнонаукові методи пізнання. Аналіз передбачає розчленування об’єкта вивчення на складові, виявлення його властивостей, відношень тощо. Аналіз дає можливість нарізно вивчати окремі складові об’єкта. Синтез – це вивчення об’єкта в його цілісності, єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей. Аналіз і синтез розглядають як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документ.

Аналіз і синтез здійснюють у логічній єдності, вони неподільні в ході аналітико-синтетичної обробки і відбуваються паралельно. Наприклад, щоб зазначити тему документа, який предметизується, необхідно проаналізувати його зміст, а синтезується цей зміст при визначенні головної теми всього видання в цілому. У процесі подальшого аналізу твору виявляють аспекти розгляду предмета, його зв’язки з іншими спорідненими предметами, а результатом такого аналізу стає синтез – чітке виділення предмета в тому основному аспекті, в якому його розглянуто саме в цьому документі. Характеризуючи твір у цілому, а не тільки його зміст, виявляють спрямованість твору, його призначення, особливості викладу матеріалу, форму та ін. Одержані результати узагальнюються в предметній рубриці.

При формулюванні предметної рубрики потрібно спочатку зробити аналіз, а потім синтез. Наприклад, ми маємо підручник з ремонту автомобіля для учнів автошляхових технікумів. Ознайомлюючись зі змістом книги, виявляємо, що в ній ідеться переважно про автомобілі, тобто її предмет – легкові автомобілі. У ході подальшого аналізу з’ясовується, що основний аспект, у якому розглядаються легкові автомобілі, – їхній ремонт, а наявність деяких характеристик цих автомашин, вимог до експлуатацій й т. ін. не має суттєвого значення. Для характеристик твору в цілому важливо зазначити його призначення, форму (навчальний посібник для автошляхових технікумів) – ознаки, які виявлено в ході аналізу.

Кожному виду наукової обробки притаманне певне співвідношення аналізу і синтезу, певний рівень проведення їх. Так, аналіз і синтез, що здійснюються при складанні БО, як правило, значно простіше, ніж у процесі анотування, індексування.

Унаслідок аналітико-синтетичної обробки первинних документів одержують вторинні документи. Ці документи – БО, анотації, реферати тощо –можуть бути організовані в різні джерела вторинної інформації, інформаційно-пошукові системи. Такі системи можуть бути традиційними (бібліотечні та бібліографічні каталоги, бібліографічні та фактографічні картотеки, бібліографічні покажчики, різноманітні інформаційні видання тощо) і нетрадиційними (бібліографічні та фактографічні банки даних).

5. Використання наукової обробки документів

Наукова обробка документів здійснюється сьогодні всюди, де людина має з ними справу. Процеси складання бібліографічних описів, систематизації, предметизації, анотування, надання бібліографічних оглядів широко використовуються в бібліотеках. Без них неможливо комплектувати й організовувати бібліотечний фонд, неможливо інформувати читачів про склад і зміст цього фонду. Уся бібліографічна робота бібліотеки – інформаційна і довідкова – ведеться з використанням різноманітних видів аналітико-синтетичної обробки. Уся робота з безпосереднього обслуговування читачів не може обійтися без різних видів такої обробки.

Бібліографічні установи, наприклад Книжкова палата України, здійснюють реєстрацію та облік друкованої продукції в країні, видають державні бібліографічні покажчики („Літопис книг”, „Літопис журнальних статей” тощо), друковані картки для бібліотек. У процесі цієї роботи вони мають справу з різноманітними видами наукової обробки.

В органах науково-технічної інформації найчастіше вико­нують процеси реферування, індексування, наукового перекладу, складання аналітичних оглядів, вилучення фактів з документів, проте вони постійно мають справу і з бібліографічними опи­сами, і з анотаціями. Адже ці органи ведуть довідковий апа­рат – каталоги, картотеки, банки даних – і публікують вели­ку кількість інформаційних матеріалів: реферативні журна­ли, експрес-інформації, наукові переклади, реферативні збірни­ки тощо.

Книжкова торгівля, установи, що розповсюджують періо­дичні видання, також інформують про наявні документи, а також про ті, що будуть надходити, рекламують свій товар і завдяки цьому вимушені використовувати бібліографічний опис, анотування, складання оглядів.

Велика робота з документами ведеться в архівах. Сюди вони надходять, тут зберігаються, тут ними можна користува­тися. Хоч це й своєрідні матеріали, але це документи, які не­обхідно обробити, щоб забезпечити можливість подальшого використання їх. Архівні документи потребують аналітико-синтетичної обробки.

Значна кількість різноманітних документів зберігається в музеях, особливо літературних, персональних музеях діячів науки, мистецтва, громадських і політичних діячів. Тут їх та­кож обробляють, щоб потім використовувати в науково-дослід­ницькій роботі.

Більшість людей стикаються у своїй трудовій діяльності та повсякденному житті з різноманітними видами аналітико-синтетичної обробки документів. Наукові працівники, прово­дячи дослідження, передусім розшукують літературу про об’єкт, який вивчається. Складаючи звіт про виконане дослі­дження, вони обов’язково подають у ньому огляд літератур­них джерел з теми, список використаної літератури. Такі ж списки, як правило, вміщують у наукових статтях, монографі­ях, у них же є посилання на документи, що цитуються і згаду­ються. Усе це потребує використання бібліографічних описів.

Студенти, учні не можуть обійтися без розшукування потріб­ної літератури, без використання і складання списків літерату­ри. Читачі періодичних видань мають змогу ознайомитися з оглядами, рецензіями, що публікуються в таких виданнях і часто супроводжуються бібліографічними описами. Бібліогра­фічні описи, анотації, що вміщуються в книгах, допомагають читачам орієнтуватися в їхньому змісті, формі, призначенні.

Усі розглянуті види обробки документів не є формальними, вони потребують певних, а часто і значних інтелектуальних зусиль людини. В основі їх лежать наукові методи пізнання (аналіз і синтез), тому вони об’єднуються поняттям „наукова обробка документів” на противагу технічній обробці, яка є облі­ком і реєстрацією документів, що увійшли до фонду.

Наукова обробка – один з найскладніших процесів у ро­боті з документами – вимагає від фахівця високої професій­ної підготовки і широкого кругозору. До того ж діяльність людини при виконанні цих робіт часто має досить суб’єктив­ний характер, залежить навіть від її психофізіологічних особ­ливостей. У свою чергу, неоднозначність рішень веде до зни­ження ефективності роботи системи, до якої вводиться інфор­мація, оскільки можливі надлишок інформації або надання інформації, що не відповідає запиту. Тому в процесі обробки документів усе активніше впроваджується автоматизація. У наш час здійснюють автоматизоване індексування, автомати­зоване анотування і реферування, до автоматизованих інформаційно-пошукових систем вводять бібліографічні описи.