3. Методика систематизації документів

1. Поняття загальної і спеціальної методики систематизації. Основні принципи систематизації

Систематизація документів – це процес, у ході якого ви­качається класифікаційний індекс документа відповідно до його змісту за таблицями конкретної системи документної класифікації. Щоб кваліфіковано виконувати її, систематизатор мусить мати уявлення про різні галузі наукової та практичної діяльності людей, добре розумітися в тій галузі, доку­менти якої він здебільшого обробляє, уміти орієнтуватися в різних видах документів, використовуючи довідково-допоміжний матеріал, володіти засобами і правилами, необхідними для якісної систематизації.

Методика систематизації – це сукупність науково обґрунтованих і перевірених практикою прийомів, правил і положень, використовуються в процесі систематизації документів. Вона виходить з методологічних основ та структури документної класифікації і сприяє найбільш точному виявленню місця документа в класифікаційному ряді й упорядкуванню процесу систематизації на всіх його етапах. До методики системати­зації входять положення і правила, що використовуються при обробці документів різних видів і будь-якої галузі знання. Вони є загальною методикою систематизації. Правила, які сто­суються обробки документів з окремих галузей знань, наук тощо, становлять спеціальну методику.

Правила спеціальної методики систематизації повністю пов’язані з конкретними таблицями класифікації. Вони роз­глядають зміст і структуру певної галузі знання або циклу наук у конкретній класифікаційній системі, розмежування з суміжними науками і питаннями, поєднання класифікацій­них ознак, основні випадки використання різноманітних прийомів при обробці документів з певних галузей знання й окремих видів їх.

Загальна методика систематизації визначає методи і прийо­ми аналізу змісту й деяких формальних характеристик до­кумента і загальні положення та правила, на основі яких приймається рішення про відображення того чи іншого до­кумента в пошуковому масиві або його місця на книжковій полиці. Загальна методика систематизації базується на пев­них принципах.

Провідний принцип сучасної методики систематизації – пріоритет змісту документа над його формою і призначенням. Тобто документ систематизують, виходячи, перш за все, з його змісту.

Другим важливим принципом систематизації є принцип наукової об’єктивності, який вимагає від систематизатора все­бічного розкриття змісту документа, виявлення в ньому найго­ловнішого, найістотнішого з позицій сучасної науки.

Принцип профілювання передбачає, що при систематизації слід ураховувати тип і вид установи, для якої вона здійснюєть­ся, склад і зміст фонду, спрямованість його комплектування, склад і зміст пошукового масиву, склад та інтереси користу­вачів тощо.

2. Загальні правила і методи систематизації

Лінійність побудови таблиць класифікації вступає у певне протиріччя зі складним змістом сучасної наукової літерату­ри, і це призводить до певних труднощів при систематизації документів складного і різнобічного змісту. Для того щоб класифікаційне рішення стало єдиним для всіх однотипних документів, розроблено декілька загаль­них правил систематизації.

Правило співвідношення загального і часткового передба­чає надання документові індексу ділення, яке максимально точно збігається зі змістом цього документа. Так, для доку­ментів, у яких розглядається взаємодія загального і часткового понять, перевага надається частковому. У книзі „Вирощування коренеплодів” особлива увага приділяється агротехніці цукрових буряків, і згідно з цим правилом документ слід направити у ділення, де збираються документи з буряківництва.

Суть правила систематизації за використанням полягає в тому, що в індексі перевага надається сфері використання об’єкта, про який ідеться в документі. Наприклад, книгу про використання зварювання в літакобудуванні слід зарахувати до ділення літакобудування, а не зварювання.

Правило систематизації за об’єктом впливу передбачає, що якщо в документі йдеться про вплив одного об’єкта на інший, цей документ одержує індекс, що відповідає об’єкту впливу. Книга про вплив метеорологічних умов на врожай зернових культур має одержати індекс ділення „Зернові культури”.

Велике значення для повного і точного відображення документа в пошуковому масиві, для забезпечення точного й оперативного пошуку документа має його багатоаспектне відоб­раження, тобто відображення в індексі різноманітних його ознак. Для цього в більшості сучасних класифікацій викори­стовують метод багаторазового відображення і метод комбіна­ційної побудови індексів.

Суть методу багаторазового відображення в тому, що доку­мент зараховують не до одного, а до більшої кількості ділень основної таблиці класифікації. При багаторазовому відображенні документа в пошуково­му масиві важливо правильно визначити його основне місце.

Великі можливості для багатоаспектного відображення документів надають комбінаційні таблиці класифікації зав­дяки наявності в них таблиць типових ділень.

Індекси таблиць типових ділень загального призначення приєднуються до індексу будь-якої, навіть найвужчої, теми, якщо необхідно більш точно показати тему документа або його форму, призначення тощо. Індекси основної таблиці класифікації можна комбінувати між собою за допомогою знака відношення (:). Цей прийом особливо характерний для УДК. Він використовується, в основному, коли в кожному конкретному випадку немає ні спеціальних, ні загальних визначників або коли є потреба виділити певні питання при організації матеріалу в розділах пошукового масиву. Цей знак може поєднувати між собою індекси двох, трьох понять і дає індекс зі значенням, що не збігається зі значенням кожного з них окремо.

У сучасних класифікаціях поширений метод аналогій, який сприяє уніфікації класифікаційних рішень і побудові таблиць класифікації. Суть цього методу в поширенні правила, що використовується в систематизації документів певної тема­тики, на документи з іншої, близької за змістом теми. Цей метод може виявлятися в аналогічній структурі різних розділів таблиць класифікації. Так, наприклад, відділи ББК 83 „Літературознав­ство” і 84 „Художня література” побудовані практично одна­ково.

Засистематизувати можна не лише документ у цілому, а і його частини. Найчастіше це статті з журналів та збірників. Для цього використовують метод аналітичної систематизації. Аналітичні індекси в бібліотечних каталогах не визначають місця документа на книжковій полиці, тому не можуть стояти на першому місці. Вони розглядаються як додаткові до основ­ного індексу документа загалом.