Лекція № 1-2 Поняття про наукову й аналітико-синтетичну обробку документів, її суть і види План

1. Суть і значення наукової обробки документів.

2. Поняття „згортання інформації”.

3. Види наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів.

4. Наукова обробка документів як сукупність процесів аналізу і синтезу.

5. Використання наукової обробки документів.

1. Суть і значення наукової обробки документів

Протягом усього періоду розвитку науки й культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це приводить до серйозних труднощів у роботі з документами й з інформацією, що вони містять. У той же час значення інформації в житті людства постійно зростає. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Щоб подолати кризові явища у сфері документ них комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але виявляється, що накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Уже в давнину з появою порівняно великих документ них зібрань з’ясувалося, що неможливо швидко знайти потрібну інформацію шляхом перегляду всіх наявних документів. Оперативно ознайомитися з великою кількістю їх можна, якщо коротко навести основні відомості про кожний документ у своєрідній довідці, тобто подати інформацію у стислому „згорнутому” вигляді.

За таких умов для розшуку потрібного документа немає потреби переглядати тексти багатьох документів, а досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Якщо ж ці короткі повідомлення поділити на групи відповідно до певних ознак документів, то можна переглядати відомості не про всі документи, а лише про ті, що увійшли до певної групи. Саме за таким принципом будуються різноманітні інформаційно-пошукові системи (ІПС) – бібліотечні й бібліографічні каталоги, картотеки, автоматизовані банки бібліографічних даних, бібліографічні покажчики й т. ін. Практика показала, що саме такий спосіб організації інформації є найбільш раціональним і сприяє швидкому пошуку інформації.

Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи.

Оскільки наукова обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико-синтетична обробку – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.