31. Специфика переговорного процесса и особенности подготовки к переговорам.

Для успешной организации переговоров с деловым партнером очень важно выбрать место их проведения (предприятие, выставка, гостиница, представительство инофирмы). В комнате для переговоров желательно предусмотреть холодильник, буфет с посудой, а также все необходимое для сервировки чая или кофе. Желательно наличие таблички на двери «Идут переговоры». Это подчеркнет серьезность организации. В комнате рекомендуется расположить наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т.п.), а также данные о предлагаемой к продаже продукции.

Желательны представительские папки для партнеров. Они могут быть любого объема и любого стиля оформления (от стиля «люкс» до самых простых). Эти папки предназначены для того, чтобы ознакомить противоположную сторону с программой переговоров, и тем самым заявить (пусть косвенно) свою позицию. Информация, представленная в представительских папках, должна быть хорошо продуманной и максимально объективной. Отдельные мелочи, происходящие во время встречи противоположной стороны, имеют очень важное значение, поскольку несут информацию об отношении к своему партнеру. Не стоит повторять, что личные отношения во многих случаях «перевешивают» объективные данные, и уж наверняка учитываются при принятии решения.

При встрече делегации обычно руководствуются следующими нормами: на 3-4 человек полагается две машины или микроавтобус. Не предлагайте гостям место рядом с шофером: оно не является почетным. Размещая гостей в гостинице, следует иметь в виду, что поселение двух человек в один номер не относится к признакам «хорошего тона». После оформления документов в гостинице дайте партнерам отдых на 30-45 мин. и только потом приступайте к программе переговоров.

На переговорном столе не должно быть никакой еды. Сервировка бутербродами может быть организована на соседнем столике. На переговорах обязательным атрибутом выступает минеральная вода, которую при желании можно заменить соком или лимонадом. Чай (кофе) предлагается во время перерыва. Если вы не хотите, чтобы ваши партнеры по переговорам курили, просто не ставьте на стол пепельницу.

В бизнесе, помимо чисто деловых качеств партнеров, большое значение имеют их личные, человеческие черты, умение понравиться людям, произвести на них хорошее впечатление. Успех переговоров во многом зависит от квалификации ведущего, его опыта и знания предмета. Существует правило: ведет беседу, переговоры один человек (главный в группе). Участники могут включаться в беседу только с разрешения ведущего или по его просьбе или указанию.

Успешно завершенные переговоры приносят удовлетворение его участникам и укрепляют деловые отношения. При этом успех переговоров во многом определяется уровнем их подготовки и организованности, а также личностными качествами и способностями участников. Опытный переговорщик способен быть одновременно и инициативно жестким, и дружелюбно уступчивым. Гибкость в ведении переговоров является, по-видимому, одним из наиболее значимых факторов успешности переговорного процесса.

Практические рекомендации:

1. Тщательно планируйте переговоры, их время, место, последовательность обсуждения вопросов, состав участников.

2. Продумайте вопрос организации приема партнера (встреча в аэропорту или на вокзале, размещение, доставка к вам, встреча в вашем офисе и т.п.).

3. Планируя тактику ведения переговоров, старайтесь все время сохранять инициативу в своих руках.

4. Собирайте возможно более полную информацию о фирме партнера, ее связях, лично о вашем собеседнике. Не пугайтесь слов «коммерческий шпионаж» (лишь бы он был в рамках Уголовного кодекса). Чаще всего именно это понятие входит составной частью в так красиво звучащие слова «маркетинговое исследование» .

5. Сделайте все возможное, чтобы в ненавязчивой, но эффективной форме довести до партнера выгодную вам позитивную информацию о вашем предприятии. Подготовьте специальные «папки для клиентов», буклеты, пресс-релизы по наиболее интересным продуктам и проектам, т. н. «клиппинги» последних статей в прессе (по факту).