17.3. Організація складання внутрішньої (управлінської) звітності

Внутрішня управлінська звітність містить інформацію як базу для прийняття управлінських рішень. У ній міститься інтерпретація відхилень від цілей, планів і кошторисів, без чого управлінський облік залишається формальним скупченням цифрових даних, непридатних для цілей внутрішнього управління.

Метою внутрішньої звітності є забезпечення управлінського персоналу всіх рівнів необхідною управлінською інформацією. Для цього побудова і зміст внутрішньої звітності повинні відповідати встановленим вимогам:

1. Доцільність - інформація, що узагальнюється у внутрішніх звітах, повинна відповідати меті, заради якої вона була підготовлена;

2. Об'єктивність і точність - внутрішні звіти не повинні містити суб'єктивної думки й упереджених оцінок, ступінь погрішності в звітах не повинна заважати прийняттю обґрунтованих рішень. Оперативність, швидкість представлення звітності не може не впливати на точність інформації, але варто прагнути до мінімізації даного фактора;

Рис. 17.2 – Етапи побудови системи управлінського обліку

(за Л. Нападовською)

3. Оперативність звітності полягає в тому, що вона повинна надаватися в термін, коли вона є необхідною для прийняття рішень;

4. Стислість - у звітності не повинно бути зайвої, надлишкової інформації. Чим звіт меншого обсягу, тим більш оперативно можна осмислити його зміст і прийняти потрібне рішення;

5. Порівнянність звітності полягає в можливості використовувати звітну інформацію для роботи різних центрів відповідальності. Звітність повинна бути порівнянна у динаміці, а також із планами і кошторисами;

6. Адресність - внутрішня звітність повинна потрапити до відповідального керівника й інших зацікавлених осіб, але за умови дотримання ступеня конфіденційності, встановленої в організації;

7. Ефективність - витрати на складання внутрішньої звітності повинні бути зіставлені з вигодами від отриманої управлінської інформації.

Вимоги до змісту звітності формулюють керівники центрів відповідаль-ності й інші особи, що відносяться до управлінського персоналу. Менеджери повинні роз'яснити бухгалтерам і іншим виконавцям, що складають внутрішню звітність, яка інформація, у якому вигляді й обсязі, у які терміни їм необхідна.

Кожна звітна форма повинна містити тільки ту інформацію, що необхідна даному конкретному менеджеру. Надмірна деталізація звітної інформації, її перевантаженість багатьма малоістотними показниками ускладнює розуміння звітності, веде до використання в управлінні не тієї інформації, що дозволила б знайти саме вірне рішення.

Оптимальна частота представлення звітності є похідної від призначення інформації і можливостей прийняття рішень. Внутрішні звіти можуть бути щорічними, щоквартальними, щомісячними, щотижневими, щоденними чи представлятися в міру виникнення потреби або відхилень. Немає необхідності збільшувати частоту представлення звітів, якщо неможливо прийняти рішення на основі такого звіту. На низових рівнях управління необхідні більш часті і більш детальні звіти. З переходом на більш високі рівні звітність представляється усе рідше і містить більш укрупнені показники.

За змістом інформації управлінські звіти поділяються на комплексні, тематичні (за ключовими показниками), аналітичні.

Комплексні підсумкові звіти представляються зазвичай за місяць або за інший звітний період (квартал, півріччя і т.п.) і містять інформацію про виконання планів і використання ресурсів за даний період; представляються регулярно і відображують доходи і витрати за центрами відповідальності, виконання кошторису витрат, рентабельність, рух коштів і інші показники для загальної оцінки і контролю.

Тематичні звіти за ключовими показниками представляються в міру виникнення відхилень за найбільш важливими для успішного функціонування показниками, такими, як обсяг продажів, недопоставки за замовленнями, графік виробництва продукції підконтрольним центром відповідальності.

Аналітичні звіти складаються тільки за запитом керівників і містять інформацію, що розкриває причини і наслідки результатів за окремими аспектами діяльності. Наприклад, причини, що впливають на перевитрачання ресурсів, рівень продажів за секторами ринку, всебічна оцінка причин зміни рентабельності, аналіз ринку і використання виробничої потужності, фактори ризику діяльності у визначених напрямках і т.п.

За рівнями управління розрізняють оперативні і зведені звіти. Оперативні звіти представляються на низовому рівні управління в центрах відповідальності. Вони містять докладну інформацію для прийняття поточних рішень. Складаються щотижня і щомісяця.

Поточні звіти містять агреговану інформацію для середнього рівня управління в центрах прибутку, центрах інвестицій, складаються з періодичністю від щомісячного до щоквартального.

Зведені звіти представляються для вищого управлінського персоналу організації, за якими приймаються стратегічні рішення і здійснюються загальний контроль діяльності і контроль управлінського персоналу на середньому та нижньому рівні. Періодичність коливається від щомісячних до щорічних звітів.

За формами представлення внутрішні звіти складаються в табличній, графічній чи текстовій формі.

Таблична форма представлення внутрішньої звітності є найбільш прийнятної і для укладачів, і для користувачів.

Графічна форма найбільш наочна. Відображення великої кількості показників у даній формі ускладнює сприйняття інформації. Багато цифр наочніше представляти в табличній формі.

Текстова форма подачі інформації прийнятна в тих випадках, коли відсутня цифрова інформація, або її обсяг незначний, але потрібно докладно пояснити взаємозв'язок і значення інформації, що надається. Текстові звіти часто складають на додаток до звітів у табличній чи графічній формах.