Глоссарий

Автор - создатель документа; им может быть организация (служеб­ное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).

Адресант - отправитель корреспонденции.

Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, вклю­чающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос-ответ».

Архив - организация (учреждение, предприятие) или ее структур­ное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных доку­ментов.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организа­цию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества к равно имеющий цен­ность для собственника.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, иден­тифицирующими автора официального письменного документа.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы под­готовившей его организации (учреждения, предприятия).

Входящий документ - документ, поступивший в организацию (в учреждение, на предприятие).

Выписка из официального документа - копия официального доку­мента, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, посылаемое с целью подтверждения определенных обещаний или условий.

Гриф - специальная надпись на документах; пометка, указывающая на особый способ пересылки корреспонденции или особый характер до­кумента.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выра­жающий согласие учреждения (организации,- предприятия) или его ор­гана, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придаю­щий нормативный или правовой характер его содержанию.

Группировка документов - подбор документов в дела по опреде­ленным правилам.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Деловое письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии со стандартом, пересылаемых ;по почте, факсу или другим способом.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ — документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений,

Договорное письмо - служебное письмо, указывающее на факт от отправления договора.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) см. Делопроизводство.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации (в учреждении, на предприятии) с момента их создания иди получения, до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция - организационный документ, который дочерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.

Досье - комплект документов одного дела.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит, кратко излагающий со­держание документа.

Запрос - вид служебного письма, который предполагает ответ.

Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы и адресованный руководителю организации (учреждения, предприятия).

Извещение - разновидность служебного письма, содержащего ин­формацию о предстоящем мероприятии (заседании, совещании, конфе­ренции и т.п.).

Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации (учреждения, предприятиях наносимое на его обложку.

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации.

Канцелярия - структурное подразделение организации (учрежде­ния, предприятия), занимающееся делопроизводством.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта класси­фикации.

Корректура - исправление ошибок.

Личная карточка - кадровый документ, необходимый для анализа состава и учета движения кадров.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации (в учреждении, на предприятии), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исход­ным материалом для копирования.

Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в организации (в учреждении, на предприятии).

Оферта - предложение о готовности заключить договор.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Подлинник документа - первоначальный экземпляр официального документа.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственно­ручную роспись полномочного должностного лица.

Претензия - вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.

Проект документа - предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп - отметка, проставляемая на документе при его поступлении в организацию (в учреждение, на предприятие), состоящая из наименования организации, места для проставления даты и входящего номера документа.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступ­ления документа путем присвоения ему регистрационного номера и за­писи сведений о документе в регистрационные формы.

Резолюция - письменное распоряжение руководителя на докумен­те, содержащее указания к действию.

Резюме - документ, содержащий автобиографические сведения; создается с целью "привлечь внимание работодателя к претенденту и обеспечить приглашение последнего на собеседование.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Рекламация - заявление об обнаружении недостачи полученной продукции, дефектов в ней или в выполненной работе.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязан­ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельно­сти, единых требований к их оформлению.

Служебное письмо см. Деловое письмо.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, составляемое для от­правления приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправления материальных ценностей.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандартизации документов - законодательное закрепление уни­фикации документов.

Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня деления: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

Телетайп - телеграфный аппарат.

Телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе ко­пия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержа­нию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специ­альных бланках.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, со­держащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведения документов к единообразию на основе уста­новления рационального количества их форм а типизации построения.

Унифицированная система документации (УСД) - система доку­ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере дея­тельности.

Факсимиле - точное воспроизведение документа, подписи, изобра­жения.

Формирование деля - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - совокупность реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последова­тельности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требо­вания к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Циркулярное письмо - служебное письмо из вышестоящей органи­зации, направленное различным адресатам.

Экспедиция - структурное подразделение организации (учрежде­ния, предприятия), осуществляющее прием и отправление корреспон­денции.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государ­ственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа - свойство официального докумен­та, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.