Функция менеджмента –це виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование средств управленческого влияния [22]. Один из ведущих украинских ученых Хмель Федор Иванович дает такое определение функции менеджмента: “Функция менеджмента это – совокупность действий и опрерацій, которые осуществляет менеджмент организации с целью согласования совместной деятельности ее работников в процессе достижения цели организации. На наш взгляд эти два определений хорошо дополняют друг друга.
Сформировались они в процессе разделения и специализации труда. Функцию менеджмента отображают суть и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления. Эффективный менеджмент возможен при условии осознания содержания и рационального использования, как функции организации так и функции менеджмента.
Функция организации – комплексы действий и операции, которую осуществляет организация как единственная целая, или делегированы ею работники, во внутренней и внешней среде ради функціонуваняя и развитию организации [ХМ].
Файоль выделяет такую функцию организации: техническую (вробничу); коммерческую (закупка, сбыт, обмен, маркетинг); финансовую (рациональное использование собственного и привлеченного капитала); бухгалтерскую (учет, статистика, анализ); защитную (защита имущества и людей); административную (управленческую).
Административная функция организации по объему, содержанию и структуре объединяемой операции, чрезвычайно объемна и сложна. Совокупность этой операции составляет содержание управленческой деятельности.
На первом этапе функции менеджмента целесообразнее классифицировать по признаку места в системе менеджмента, который дает возможность утверждать доминирующую роль конкретной (частных) функции менеджмента и важную роль общих (основных), а также выделить объединительную функцию.
Общая функция (планирование, организация, мотивация, контроль и регуляция) принимает участие во всех управленческих процессах; с помощью конкретной функции происходят конкретные управленческие процессы; объединительная функция менеджмента - руководство - пронизывает все управленческие процессы в организации.
Определяющую роль, однако, играют конкретную функцию менеджмента, которая реализуется через общих.
Конкретная функция менеджмента классифицируется по таким признакам:
1. По признаку процесса управления - функции управления основным, дополнительным производством, технической подготовкой, материально-техническим обеспечениям, патентно-лицензионной деятельностью; капитальным строительством, внешнеэкономической деятельностью и тому подобное
2. По признаку объекта - функции управления предприятием, цехом, службой, отделом, участком, бригадой, проектной группой и тому подобное
3. По признаку элементов производственно-хозяйственной деятельности - функция управления трудом, предметами, средствами труда, информацией и тому подобное
На современном этапе развития менеджмента к общей функции относят планирование, организацию, мотивацию, контроль и регуляцию. В 20-х годах 20-го столетия А. Файоль выделял: планирование, организацию, распорядительство, координацию и контроль. В прежнем СССР выделяли функции: планирования, организации, координации, стимулирования, регуляции и контроля.
Реализация конкретной функции, которая отображает процесс, объект управления или элемент производственно-хозяйственной деятельности, осуществляется благодаря использованию общей функции (планирования, организации, мотивации, контроля и регуляции).
Общая функция менеджмента из абстрактного состояния трансформируется в конкретных через управление конкретными объектами, процессами, элементами производственно-хозяйственной деятельности. То есть они приобретают конкретное содержание, принимая участие в реализации конкретной функции менеджмента. Функция планирования, организации, мотивации, контроля и регуляции, считается общей (основными) на том основании, что любая управленческая деятельность осуществляется путем последовательной их реализации.
Вся функция менеджмента взаимоувязывается и взаимно интегрированные. Да, планирования организуют, мотивируют, регулируют и контролируют. Контролирования планируют, организуют, регулируют, мотивируют. Мотивирования также планируют, организуют регулируют, контролируют и тому подобное.
Коротко охарактеризуемо общая функция менеджмента, потому что вины детально будут рассмотрены в следующей теме.
Функция планирования включает определение цели заданий организации, разработку общей стратегии организации, разработку иерархической структуры планов, для объединения и координации всей деятельности организации. Таким образом общая функция планирования связана как с определением цели так и средств их достижения.
Планирование может быть формальным и неформальным. Особенно необходимо отметить, что планированием занимаются все менеджеры без исключения. Но в ряде случаев оно бывает лишь неформальным. То есть задание и цель не фиксируются документально и практически отсутствующая взаимосвязь цели с целью других сотрудников организации. Такое неформальное планирование используется во многих малой организации, в которой владелец-менеджер самостоятельно определяет направления деятельности своей компании и средства достижения поставленной им цели. Такое планирование носит общий характер и как правило является краткосрочным.
Формальное планирование предусматривает формирование планов организации на определенный период времени. Разработанные в результате этого процесса планы оформляются в виде официального документу, который утверждается руководителем организации и с им знакомят всех сотрудников.
Реализация общей функции планирования, в виде обязательно разработанных планов является гарантом эффективности организации или нет ? Для ответа на эти вопросы проводились много исследования [Роб]. На основе этих исследований можно сделать такие выводы: вообще и вцілому формальное планирование способствует повышению прибыли; для компании которые его используют, характерные высшие показатели дохода на стоимость активов а также другие позитивные фінанслві результаты; высокая эффективность является скорее следствием высокого качества процеса планирования и прв\авильної реализации планов, а не того насколько запланирована будущая деятельность компании; в большинстве случаев, когда исследования не обнаружили повышения производительности труда в организации, использующей формальное планирование, виновата была внешняя среда. Зупинемось на ошибочных представлениях о планировании: неточное планирование является пустой тратой рабочего времени менеджера; планирование позволяет не допустить изменения; планирование знижає гибкость деятельности организации.
Общая функция – организация –означає создания структуры компании. В ходе реализации этой функции перед менеджерами стоит задание построить организационную структуру организации, делегировать полномочия, определить обязанность и полномочия.
Эффективность деятельности организации определяется прежде всего ее работниками, которые реализуют планы и достигают намеченной цели. Сознательная деятельность индивида в организации основывается на системе мотивов, которые имеют психологическую основу и предопределяют его поведение в социальном окружении. Менеджеров всегда интересовали мотивы, которые побуждают человека к труду за чужими заданиями. Мотивирование как функция менеджмента – стимулирование определенного поведения человека, предопределенное напряжением между потребностью и возможностью их удовлетворения[ХМ].
Даже если менеджеры разработают гениальные планы, замечательно организуют компанию, профессионально промотивують сотрудников в выполнении планов будут отклонения. Поэтому контролирование как функция менеджмента является логическим завершением действий менеджера. Суть его заключается в выяснении возможности достичь поставленной цели, поскольку недосягаемую цель нет смысла формулировать. Контролирование это определение качества и коррекция выполняемой сотрудниками работы с целью обеспечения выполнения планов и заданий, направленных на достижение цели организации.
Регуляция является логическим завершением управленческой функции. Это управленческая деятельность, направленная на устранение отклонений, в управляемой системе и внедрение управляючою системой соответствующих мероприятий.
2. Процесс управления.
Процесс менеджмента охватывает управляющую и управляемую систему организации, функции, методы менеджмента, управленческие решения, коммуникацию, руководство.
Процесс менеджмента - последовательность определенных законченных этапов управленческой деятельности, которые обеспечивают управленческое влияние управляющей системы на управляемую с целью достижения цели организации [КМ].
Содержанием процесса менеджмента является целеустремленное влияние на состояние элементов, которые образуют систему “организация”.Це комплексный процесс, образованный из технических, экономических, социальных, организационных и других действий, которые осуществляют управленцы. Организационная характеристика процесса менеджмента отображает пространственную и часовую последовательность его хода, определенную циклом менеджмента. По содержанию цикл менеджмента – это последовательность выполнения функции менеджмента.
Последовательно реализованный и завершенный процесс менеджмента создает управленческий цикл. Графически модель процесса менеджмента выглядит так (мал 5.1):
Организация смоделирована как открытую систему, которая имеет вход и выход и состоит из управляючої и управляемой системы, которая тесно взаимодействует, потому что органично связанные. Управляющую систему образуют элементы, которые обеспечивают процесс управления. Управляемую - элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности.
Процесс управления организацией охватывает несколько последовательных этапов [КМ]:
1. Реализация функции менеджмента.
К этому этапу имеют отношение все виды управленческой деятельности,(планирование производства и реализация, управление разработкой технологии, конструированием изделий, управления маркетинговыми исследованиями, финансовыми ресурсами т.п.) Имеется в виду управленческая деятельность на всех уровнях управляемой системы: руководителей организации и их заместителей, начальных цехов, отделов, управлений, группы, участков, специалистов всех направлений ( экономистов, технологов, энергетиков, и т.д)
Это значит, что расположенный в управляющей системе аппарат управления в процессе управленческой деятельности должен выполнять свое основное задание: создать систему методов менеджмента - совокупность средств влияния системы, которая управляет, на управляемую, с целью обеспечения производственно-хозяйственной деятельности и получение конкретных результатов.
2. Формирования методов менеджмента как результатов реализации функции менеджмента.
К им относится план производства, материальные стимулы к труду, технологическую документацию на изготовление изделия и так далее Однако полученные методы менеджмента, как правило, не могут осуществлять управленческое влияние, потому что в большинстве не имеют формы административных рычагов. Для того, чтобы дать методам менеджмента действующее управленческое влияние, необходимо их формализировать, то есть превратить в управленческие решения.
3. Формализация методов в управленческие решения.
Особенность этого этапа складывается в создании механизмов трансформации методов менеджмента в приказы, распоряжения, указания, и тому подобное После этого управленческие решения (формализированные методы менеджмента) каналами прямой связи переходят из управляющей системы в управляемую, осуществляя необходимое управленческое влияние, которое обеспечивает выполнение производственный, - хозяйственной операции, изготовления изделий, предоставления услуги, достижения производственных, финансовых, экономических и др. результатов.
Мал.5.1 Графическая модель процесса менеджмента.
В том случае если, управленческие решения в управляемой системе срабатывают недостаточно (не выполнили, выполнили с отклонением), то информация о всей неточности, недостатки, отклонения, каналами зворотнього связи приходит в управляющую систему ( осуществляется процедура регуляции), в которой аппарат управления разрабатывает необходимую меру. Соответственно новые управленческие решения, направленные на устранение недостатков, отклонений, поступают каналами прямой связи в управляемую систему.
Таким образом формируется циклический механизм, в результате работы которого (из-за определенного количества циклов) устраняются все недостатки. Таким способом уровень выполнения управляемой системой поставленной задачи и достижения цели находится в прямой зависимости от деятельности управляючої системы (аппарата управления).