2.2.Організація документування господарських операцій

Процес документування складається з 3-х етапів :

– складання первинних документів

– приймання (перевірка) первинних документів

– обробка первинних документів.

Документування може здійснюватися ручним або механізованим способом. Класичний підхід до документування господарських операцій у бухгалтерському обліку полягає в тому, що:

а)документальному оформленню підлягають всі факти господарського життя виражені у вартісному вимірнику;

б)підставою для відображення фактів у системі бухгалтерського обліку можуть бути лише правильно оформлені документи.

Перелік первинних документів є значним, однак, у бухгалтерській службі складається лише незначна їх частина (прибутковий і видатковий касові ордери, довідки та розрахунки бухгалтерії, довіреності, перепустки на винесення ТМЦ за межі підприємства). Інші документи складаються працівниками інших структурних підрозділів підприємства, тому правила складання первинних документів повинні роз'яснюватися всім причетним до цього процесу працівникам. У свою чергу, працівники бухгалтерської служби повинні знати порядок оформлення всіх документів, вміти читати їх реквізити, а також перевіряти правильність їх оформлення.

Окрім первинних документів бухгалтерського оформлення працівникам бухгалтерської служби доводиться мати справу з організаційно-розпорядчими документами, тобто установчими документами, положеннями, інструкціями, наказами та ін. Крім того, бухгалтери можуть брати участь у підготовці проектів розпорядчих документів. Зокрема, головний бухгалтер візує ті розпорядчі документи, виконання яких передбачає здійснення витрат (накази про преміювання, встановлення надбавок працівникам та ін.). Тому працівники бухгалтерської служби повинні знати основні вимоги, які висуваються до цих документів.

Облікові працівники для виконання своїх посадових обов'язків отримують копії розпорядчих документів, наприклад, накази з особового складу. На основі останніх відбувається нарахування заробітної плати, видача премій та ін.

Складаючи документи, необхідно дотримуватися правил їх оформлення, передбачених законодавством.

Правила оформлення первинних документів

1.Первинні документи складаються українською мовою. Поряд з українською мовою може використовуватися й інша мова в порядку, визначеному Законом України "Про мови в Україні". Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад українською мовою.

2.Первинні документи повинні бути складені у момент здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи

3.Записи у первинних документах повинні здійснюватися лише чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень

4.Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийманням і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію

5.Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну "Одержано" чи "Сплачено" із зазна­ченням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли оброб­ку (тобто внесені записом до відповідного регістру бухгалтерського обліку), позначають датою запису до облікового регістру або перене­сення до машинної системи.

6.Підписують документ особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним або електронним способом посвідчення

7.У тексті і числових даних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. Помилки у первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом.

З ряду причин документи можуть бути складені з помилками.

У тексті та цифрових даних первинних документів підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Виправлення помилок в первинних документах здійснюється коректурним способом за такими правилами:

– закреслюються відображені у документі неправильні дані (закреслення здійснюється однією лінією так, щоб можна було прочитати виправлене);

– поряд із закресленим записом робиться правильний;

– на полях документу робиться запис "Виправлено на ... (повністю зазначається текст нового запису)";

– особа, яка внесла виправлення, підписується під записом "Виправлено на ..." і ставить дату виправлення;

– документ, до якого внесено зміни, ще раз підписується всіма особами, які підписували його раніше.

У документах, якими оформлюються касові та банківські операції і операції з цінними паперами, виправлення не допускаються взагалі.

Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства (структурних підрозділів підприємства).

Документи від інших підприємств можуть надходити поштою (у т.ч. електронною), телетайпом, факсом, доставлятися кур'єром. При отриманні таких документів необхідно перевірити правильність їх доставки: звернути увагу на цілісність конвертів, чи наявні всі сторінки документу та додатки. В документах, які надійшли факсом, перевіряється загальна кількість отриманих сторінок, їх відповідність вказаній кількості на першому листі факсу, можливість їх читання.

Обліковими працівниками документи приймаються під розписку, про що робиться відмітка в спеціальних описах або реєстрах (реєстр вихідних документів, реєстр приймання документів)

Приклад 1

Підприємство ЗАТ "Орбіта"

РЕЄСТР № 03

вихідних документів за 01 серпня 20хХ р.

№з/п	Дата	Назва документу	Номери документів	Адресат (кому)	Короткий зміст	Хто склав
1	05.08	Накладна	178	ТзОВ "Смак"	Реалізація продукції	Сивий С.Й.

Всього передано документів один

(літерами)

"01" серпня 200 Х р. Здав бухгалтер Онікійчук О.К.

(підпис) (розшифрування підпису)

Приклад 2

Підприємство ЗАТ 'Орбіта"

РЕЄСТР N9 08

приймання документів за 01 серпня 20хХ р.

Назва документа або групи документів	Кількість документів	Номери первинних документів	Примітки
Накладна видаткова	1	754
Накладна прибуткова	1	1378

Всього прийнято документів два

(літерами) "01" серпня 200 хр. Здав комірник Васильчук В.К.

(підпис) (розшифрування підпису) "01" серпня 200Х р. Прийняв бухгалтер Перегуде П.А. (підпис) (розшифрування підпису)

Працівникам бухгалтерської служби забороняється приймати первинні документи за операціями, які суперечать законодавству та встановленому порядку приймання, зберігання й використання активів і зобов'язань.

Працівники, які приймають первинні документи, зобов'язані перевірити їх за формою і змістом: встановити наявність у документі обов'язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.

В процесі прийняття документів використовують наступні прийоми перевірки:

– Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднува­тись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на правильність його оформлення, наявність необхід­них реквізитів, спосіб виконання записів і т. д. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлен­ня не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтве­рджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

– Арифметична перевірка документів полягає у встановленні прави­льності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які ви­конуються при оформленні та обробці документів.

– Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосу­вання в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних ціннос­тей). Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм ви­трат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фак­тів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Після формально-правової перевірки документи можуть характе­изуватись як доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно ві­дображають здійснені операції і можуть бути прийняті для обробки працівниками бухгалтерії, або як недоброякісні.

Недоброякісні документи можна поділити на дві групи: недобро­якісні за формою і недоброякісні по суті відображених у них операцій. До недоброякісних документів за формою відносяться не повністю оформлені або неправильно оформлені документи, але за умови, що вони відображають дійсно проведені господарські операції в реально­му вигляді й обсязі. До недоброякісних документів по суті відображе­них в них операцій відносяться документи, які: містять випадкові по­милки; відображають незаконні операції; підроблені документи.

Документи, які відображають незаконні операції, не є фальси­фікованими, але суть операції не відповідає стандартам і правилам ведення бухгалтерського обліку.

Підроблені документи поділяються на дві групи: документи, які містять матеріальну підробку (наприклад, платіжна відомість з підро­бленим підписом в отриманні по ній грошей); документи з інтелекту­альними підробками. Вони правильно оформлені, але містять зазда­легідь неправдиву інформацію щодо характеру та обсягу операції (наприклад, платіжна відомість із заздалегідь завищеними підсумка­ми сум).

Підроблені документи, які містять заздалегідь неправдиву інфор­мацію, поділяються на безтоварні і безгрошові (повністю або частко­во). Безтоварними вважаються такі документи, якими оформлено рух (надходження і витрачання) будь-яких матеріальних цінностей, в той час як ці цінності викрадені або залишились без руху. Аналогічними будуть безгрошові документи, якими оформлені операції з грошови­ми коштами (наприклад, платіжна відомість, надана при авансовому звіті підзвітною особою на оплату грошей приватним особам за вико­нану ними роботу, в той час як в дійсності робота не виконувалась, гроші не виплачувались, а були привласнені підзвітною особою, яка і надала безгрошовий документ).

Обробка первинних документів. Після перевірки документи підлягають бухгалтерській обробці. У бухгалтерському обліку обробкою називається сукупність робіт з підготовки первинних документів для запису сум господарської операції в облікові регістри.

У звязку з тим, що обробка завершується систематизацією даних, бухгалтерській обробці підлягають лише правильно оформлені первинні документи. Для відображення в регістрах бухгалтерського обліку первинні документи приймаються в оригіналі. Як виняток можливе використання копій, наприклад, у ході відновлення бухгалтерського обліку внаслідок зникнення чи знищення документів.