
- •Трактування поняття «первинний документ» відповідно до законодавства
- •За видами реквізити документів можуть бути обов'язковими та додатковими :
- •Пояснення деяких додаткових реквізитів документів
- •Перелік номенклатур первинного обліку запасів
- •2.2.Організація документування господарських операцій
- •Правила оформлення первинних документів
- •Послідовність обробки первинних документів
За видами реквізити документів можуть бути обов'язковими та додатковими :
Реквізити документів |
|
Обов'язкові (визначені ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні") |
-назва документа (форми); дата і місце складання; -назва підприємства, від імені якого складений документ; -зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; -посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; -особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції |
Додаткові (визначені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку) |
-ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; -номер документа; -підстава для здійснення операцій; -дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо |
Обов'язковими є реквізити, передбачені в усіх документах, незалежно від виду останніх. Вони наносяться на стандартні аркуші паперу друкарським способом, за допомогою комп'ютерних засобів або спеціального штампу, і утворюють бланк документу.
Якщо в документі не заповнено хоча б один з обов'язкових реквізитів, то він вважається недоброякісним і не може бути підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському обліку, оскільки в процесі проведення перевірок контролюючими органами такі документи не будуть визнаватися підтверджуючими у здійсненні господарських операцій.
У сучасних умовах, окрім передбачених законодавством обов'язкових реквізитів, необхідно вміти «читати» й заповнювати ще й ряд позначень і кодів, які можуть передбачатися типовими формами документів залежно від характеру операції (табл. 3.3).
Таблиця 3.3.
Пояснення деяких додаткових реквізитів документів
№ з/п |
Код (позначення) |
Пояснення |
І |
УКУД |
Код відповідно до Українського класифікатора управлінської документації |
2 |
КОПФГ |
Класифікація організаційно-правових форм господарювання |
Шифри для типових форм первинних документів |
||
3 |
ОЗ |
Основні засоби (для типових форм з обліку основних засобів) |
4 |
НА |
Нематеріальні активи (для типових форм з обліку нематеріальних активів) |
5 |
П |
Персонал (для типових форм з обліку особового складу та використання робочого часу; розрахунків з робітниками та службовцями із заробітної плати) |
6 |
ЕСМ |
(для типових форм з обліку роботи будівельних машин та механізмів) |
7 |
КО |
Касовий ордер (для типових форм з обліку касових операцій) |
8 |
СЗ |
Сувора звітність (для типових форм з обліку бланків суворої звітності) |
9 |
м |
Матеріали (для типових форм з обліку ТМЦ) |
10 |
мш |
Малоцінні та швидкозношувані предмети (для типових форм з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів) |
11 |
тн, тз, т |
Транспортна документація (для типових форм єдиної первинної документації) |
12 |
інв. |
Інвентаризація (для типових форм з обліку результатів інвентаризації) |
13 |
МД |
Митна декларація (для типових форм з обліку ТМЦ, які використовуються у ЗЕД) |
Форми первинних документів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішніми розпорядчими документами підприємства з урахуванням обов'язкових реквізитів. Однак застосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даного підприємства.
Зміст документів відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками подібності й відмінності. Класифікація документів є також однією з передумов раціональної організації і ведення обліку(табл.3.4).
Таблиця 2.4. Класифікація документів
№ з/п |
Класифі- кація |
Вид документів |
1 |
За порядком складання
|
Первинні — це письмові свідчення, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинний документ складається під час здійснення господарської операції або відразу після її завершення (прикладом може бути платіжне доручення, накладна, касовий ордер тощо). До первинних документів належать касові прибуткові і видаткові ордери, накладні, приймально-здавальні акти, наряди, квитанції тощо. Прикладом первинного документа може також бути прибутковий ордер. Він складається під час надходження матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх приймання |
Зведені — документи, складені на підставі кількох первинних документів для одержання узагальнених даних. Складання зведених документів безпосередньо не пов'язане з господарськими операціями, в них лише реєструються ці операції за даними первинних документів. Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів у рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документів належать розроблювальні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух продуктів та матеріалів, авансовий звіт та ін. Авансовий звіт заповнюється на підставі первинних документів, де зазначаються всі витрати, здійснені підзвітною особою. До зведених документів належать також розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей по складу) та ін. Усі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які є в первинних документах, що стали базою для їх складання. Отже, звідні документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів та отримання"підсумкових показників і, по-друге, для угрупування даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про операції, що обліковуються, та відображення цих операцій у новому розрізі. Отже, звідні документи використовуються як засіб обробки початкових даних про операції
|
||
2 |
За призначенням
|
Розпорядчі — документи, у яких міститься розпорядження про здійснення тієї чи іншої господарської операції. Вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження, що операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення тощо |
Виконавчі або виправдальні — документи, що підтверджують факти здійснення операцій. Це перший етап облікової реєстрації. До них належать прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, квитанції, акти виконання робіт тощо
|
||
Документи бухгалтерського оформлення — документи з одноразовими розпорядчими або виправдальними ознаками, що складаються працівником бухгалтерії або іншим працівником підприємства з відома бухгалтерії. Містять намір здійснення або підтверджують факт здійснення господарської операції. До таких документів можна віднести розпорядчі та групувальні відомості, різноманітні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми авансу на відрядження, розрахунки заробітної плати, амортизації, податків тощо). До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються в тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунка на інший, оформити закриття рахунка, виправити помилки, допущені в облікових записах, тощо. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому довідки такого роду в бухгалтерській практиці вельми поширені
|
||
Комбіновані — документи з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих та документів бухгалтерського оформлення в конкретній господарській операції, які разом з тим є вказівкою для відображення цієї господарської операції у бухгалтерському обліку. До таких документів можна зарахувати лімітно-забірні карти, наряди тощо. Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів і витрати на їх придбання. Комбіновані документи складають для зменшення числа документів за господарськими операціями, які повторюються в організації багато разів протягом короткого періоду |
||
3
|
За місцем складання |
Зовнішні — надходять з інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників, видаткові накладні, доручення тощо |
Внутрішні — складені (виписані) на підприємстві. Ними оформляються господарські операції, що здійснюються тільки всередині підприємства. Окремі внутрішні документи в результаті здійснення господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів досить зазначити тільки обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно ще додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції |
||
4
|
За способом оформлення
|
Одноразові — використовуються тільки для одноразового оформлення та відображення операцій або оформлення одночасно кількох господарських операцій. Відмітна риса цих документів — відразу ж після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть служити підставою для бухгалтерських записів. До них належать касові ордери, вимоги на видачу матеріальних цінностей зі складу, авансові звіти, платіжні доручення |
Нагромаджувальні (накопичувальні) — використовуються для багаторазового оформлення та реєстрації однорідних операцій протягом певного часу (декади, місяця, кварталу, року), їх складають з метою зменшення кількості документів, що виписуються за тими операціями, які здійснюються на підприємстві багато разів протягом короткого часу. Прикладом може бути лімітно-забірна картка, табель обліку використання робочого часу, листок обліку простоїв, особова картка |
||
5 |
За змістом |
Грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку особового складу тощо |
Підписання первинних документів. Чинним законодавством чітко встановлено вимоги щодо підписання документації підприємства. Важливість підпису документу передусім полягає у тому, що саме підпис, окрім інших обов'язкових реквізитів є підтвердженням дійсності складеного документу. Відповідно до законодавства первинні документи повинні підписуватися особами, відповідальними за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.
Підпис на документі свідчить про те, що особа, яка склала та підписала цей документ, підтверджує його зміст і несе відповідальність за достовірність наведених у ньому даних. Відсутність підпису відповідальної особи на будь-якому з первинних документів тягне за собою неможливість його відображення в бухгалтерському обліку. Разом з тим, наявність печатки не впливає на дійсність документу, оскільки за законодавством відбиток печатки не є обов'язковим реквізитом.
Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, пов'язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.
Право підпису документів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватися шляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно до вимог законодавства.
Окрім підтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення, підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійснення господарських операцій.
Грошові та розрахункові документи, документи щодо фінансових і кредитних зобов'язань підписуються керівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документи без підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської служби підприємства.
Письмове розпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки "Бухгалтерській службі оплатити" на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактура з вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку та платіжного доручення.
Письмові розпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можуть надаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форма таких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.
Головний бухгалтер приймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку, якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні для здійснення операції.
З прийняттям Цивільного Кодексу України з'явилися нові можливості для підписання документів, зокрема, за допомогою факсиміле як аналога власноручного підпису.
Факсиміле - це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто його копія.
Відповідно до законодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ для виготовлення факсиміле не потрібне.
На підприємстві варто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядок використання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особа має право на підписання документів за допомогою факсиміле, визначити, які документи можна підписувати за допомогою факсиміле, порядок його зберігання. Варто також передбачити особу, відповідальну за використання і зберігання факсиміле. Усіх осіб, які будуть мати справу з факсиміле, необхідно ознайомити з інструкцією під розписку. Також бажано встановити обов'язок особи, яка проставила підпис за допомогою факсиміле, поставити в документі і свій підпис, що буде доказом того, хто використав факсиміле.
Порядок застосування електронного цифрового підпису регулюється Законом України "Про електронний цифровий підпис".
Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору і (або) логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.
Електронний цифровий підпис виконує дві функції:
– підтверджує, що документ підписаний зазначеною в ньому особою;
– гарантує, що з моменту підписання документ залишився незмінним.
Підприємство самостійно обирає форму обліку, а також первинні документи (на основі типових), які забезпечують відображення всіх здійснюваних на підприємстві господарських операцій.
Найкращим чином упорядкувати форму обліку та ув'язати її з первинними документами можна шляхом складання робочих альбомів носіїв інформації. Робочі альбоми краще складати за видами господарських операцій або за робочими місцями (топологічні ділянки обліку). Вони мають містити всі форми первинних документів та регістри, які застосовуються для відображення певного виду господарських операцій, або господарських операцій, які відображаються за певним робочим місцем. Структура такого альбому може бути наступною:
— титульна сторінка;
— Розділ І. Перелік носіїв інформації;
— Розділ П. Взірці носіїв інформації;
— Розділ III. Короткі вказівки щодо заповнення носіїв інформації.
Організація облікових номенклатур на етапі первинного обліку. Для кожного об'єкту обліку на етапі первинного обліку необхідно сформувати облікові номенклатури.
Облікова номенклатура - це детальний, стислий, системний перелік найсуттєвіших ознак, що характеризують об'єкти обліку і необхідні для одержання вихідної результативної інформації. їх склад залежать від об'єктивних чинників (галузі та виду економічної діяльності, обсягів діяльності, показників централізованої та внутрішньої звітності, об'єктів аналітично-контрольної роботи), тому кожне підприємство самостійно визначає тип, зміст, структуру та обсяги облікових показників, а також періодичність їх коригування та уточнення, інакше рішення будуть прийматись на основі застарілої, недостовірної інформації.
Згідно із принципами цілісності, реєстрації, безперервності, ідентифікації у системі обліку слід реєструвати показники, що впливають на процеси господарювання. Крім того, витрати на реєстрацію не повинні перевищувати економічного ефекту від управлінських рішень, одержаних за рахунок заново одержаних показників, тобто склад облікових показників повинен бути оптимальним як за обсягами, так і за змістом.
Організація номенклатур первинного обліку включає два види робіт:
1) вибір (формування) показників;
2) складання їх детального переліку у таблицях.
Номенклатури первинного обліку є вихідним джерелом облікових процедур на наступних етапах облікового процесу (поточного і підсумкового обліку), тому їх вибір повинен бути достатнім для ведення аналітичного і синтетичного обліку (на етапі поточного обліку) і складання звітності (на етапі підсумкового обліку).
При формуванні показників необхідно вирішити певні завдання:
1)забезпечити однозначне описання господарської операції. Для цього необхідно кваліфікувати господарську операцію, тобто встановити її економічну та юридичну сутність;
2)встановити адекватність показників факту господарського життя;
3)створити умови для обробки показників за допомогою засобів комп'ютерної техніки.
Облікові номенклатури є певним інформаційним повідомленням, що складається з реквізитів. На формування номенклатур первинного обліку впливають особливості технології виробництва, організації праці, системи постачання і збуту та інші організаційно-технічні умови, що існують на підприємстві. Детальний перелік облікових номенклатур наводять у спеціальних таблицях (табл. 3.1).
Таблиця 3.1