19

2. Організація документування господарських операцій та діловодства

2.1.Поняття документу та діловодства

Бухгалтерський облік, відображаючи усі господарські операції безперервно в міру їх здійснення, перетворюється на організовану си­стему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації. Обов'язковою передумовою при цьому є скла­дання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту й обсягу.

Технологічний процес бухгалтерського обліку розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отри­мання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документація виступає як спосіб первинного спостереження за діяльністю підприємства і є важливою ланкою технології обліку. Без належно оформленого доку­мента не може бути бухгалтерського запису, також від цього залежать повнота і достовірність облікової інформації. Видатний італієць Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерсь­кого обліку, виданої у 1494 році, писав: "...ніхто не спроможний вес­ти свої справи, якщо не захоче дотримуватися належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі" .

Документ (лат.) буквально означає свідчення, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, на якому, за допомогою різних засобів і способів, зафіксовано інформацію в доцільній для сприйняття формі.

Технічний прогрес у суспільстві поширився на документалістику і зокрема, на документи і документооборот у бухгалтерському обліку. У законодавчому порядку уведено в дію електронні документи і електронний документообіг. Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р. регулюються основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Важливість правильного та своєчасного документування господарської діяльності підтверджується регулюванням деяких аспектів даного питання нормами законодавства. Так, чинним законодавством чітко визначено сутність первинного документу (табл. 3.1).

Таблиця 3.1.

Трактування поняття «первинний документ» відповідно до законодавства

Нормативні документи	Визначення
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996	Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення
Закон України «Про інформацію» № 2657-ХІІ	Документ - передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носієві
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003р.	Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88	Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення
ДСТУ 2962-94	Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення

Спосіб оформлення господарських операцій документами назива­ється документуванням, а результат — документацією. Документа­ція є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, служить для первинного спостереження за господарськими операціями.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встанов­леного терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бух­галтер має забезпечити відображення на рахунках і в регістрах бухга­лтерського обліку інформації про всі господарські операції.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандар­тизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарсь­ких операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одно­му документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тира­жами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Кожен документ, окрім матеріального носія, повинен мати відповідні реквізити. За характером інформації виділяють реквізити-ознаки та реквізити-показники. До реквізитів-ознак відносяться дата та місце здійснення господарської операції, номер документу, структурні підрозділи та особи, відповідальні за здійснення операції та ін.

Реквізити-показники відображають кількісну характеристику факту господарського життя в натуральних і грошових вимірниках.