1.3. Настройка словника «організаЦии и ответственные лица»

Словник «Организации и ответственные лица» призначений для зберігання і використання в Системі найменувань постоянных организаций – контрагентів і їх банківських і податкових реквізитів, а також прізвищ, посад, паспортних даних і особових рахунків материально-ответственных лиц.

Списки контрагентів бувають дуже великими, тому для зручності в роботі можна згрупувати записи словника в тематичні розділи. Кожному розділу присвоюється певна ознака. В Системі передбачено дві ознаки – це «организации» та «ответственные лица».

Настройка словника «Организации и ответственные лица» виконується у два етапи:

• реєстрація тематичного розділу;

• реєстрація контрагента.

ЗАВДАННЯ

1. Створіть розділи: «Организации», «Фонды», «Наши реквизиты», «Ответственные лица».

Виконання інструкції

ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО РАЗДЕЛА В СЛОВАРЬ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОТВЕТСТВЕННІХ ЛИЦ

2. В розділі «Организации» зараєструйте такі організації: СП «Парус», ТОВ «Делфі», ТОВ «Консалг», Кадрова агенція «Персонал».

3. В розділі «Ответственные лица» зареєструйте таких відповідальних осіб:

• Молодцов Олександр Сергійович – директор;

• Федорова Марія Іванівна – головний бухгалтер;

• Лебедєва Ірина Вікторівна – касир;

• Потапов Сергій Миколайтвич – комірник.

Виконання інструкції

ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО КОНРАГЕНТА В СЛОВАРЬ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ

4. В розділі «Фонды» зареєструйте: Пенсійний фонд, Фонд зайнятості і Соціальний фонд.

5. Перенесіть СП «Парус» розділ «Наши реквизиты».

Виконання інструкції

ПЕРЕНЕСЕНИЕ ЗАПИСИ

6. Зазначте найменування своєї організації, ПІБ відповідальних осіб в каталозі «Организация» в НАСТРОЙКАХ СИСТЕМИ.

Виконання інструкції

УСТАНОВКА РЕКВІЗИТІВ ОРГАНІЗАЦІЇ

Додавання нового розділу в словник «Організации ответственные лица»

1. У ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми вибираємо розділ СЛОВАРИ / ОРГАНИЗАЦИИ И ОТВЕТСТВ. ЛИЦА і заходимо в нього. На екрані зявиться вікно, яке складається із розділів і СПИСКА ОРГАНИЗАЦИЙ И ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ.

2. В полі РАЗДЕЛЫ добавляємо новий розділ у список розділів (наприклад, «Организации»). Для цього використаємо пункт контекстного меню «Добавить» або клавішу «Insert» в головному каталозі.

3. Якщо необхідно додати новий розділ, який знаходиться на тому ж рівні, що і існуючий, виберіть пункт контекстного меню «Размножить» або натисніть клавішу «F2».

4. На екрані з’явиться рядок для додавання назви розділу (рис.7)

Додавання нового контрагента в словник СЛОВАРИ / ОРГАНИЗАЦИИ И ОТВЕТСТВ. ЛИЦА

1. У ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми вибираємо розділ СЛОВАРИ / ОРГАНИЗАЦИИ И ОТВЕТСТВ. ЛИЦА і заходимо в нього. На екрані з’явиться вікно, яке складається із розділів і СПИСКА ОРГАНИЗАЦИЙ И ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ. В полі РАЗДЕЛЫ виберіть необхідний розділ (наприклад, «Организации»). Якщо є розділи, зайдіть в необхідний.

2. У СПИСКЕ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ виберіть пункт контекстного меню «Добавить» або натисніть клавішу «Insert». На екрані з’явиться форма «КОНТРАГЕНТ: ДОБАВЛЕНИЕ» (рис. 8,9)

3. Форма складається із трьох вкладок: «Реквизиты», «Адреса» і «Дополнительно».

4. На вкладці «Реквизиты» встановіть необхідний перемикач («Организации» або «МОЛ»). В результаті вид форми трохи зміниться, додадуться поля, які необхідні при реєстрації організації або МВО.

5. Введіть в поле МНЕМОКОД скорочене найменування організації (наприклад, «Люкс-Комфорт»). Для можливості в подальшому використовувати контекстний пошук, МНЕМОКОД организации желательно задать без ТОВ, СП і без лапок тощо. Для реєстрації працівника введіть в поле МНЕМОКОД його прізвище.

6. В поле НАЙМЕНОВАНИЕ введіть повну назву організації, яка потім буде з’являтися при друку документа (ТОВ «Парус»). Для реєстрації працівника введіть повне ПІБ.

7. Должность матеріально-відповідальної особи може заповнюватися за допомогою ручного введення або довідника посад, в який можна ввести необхідні коригування.

8. На вкладці «Адрес» можемо зазначити адресу місцезнаходження контрагента.

9. На вкладці «Дополнительно» зазначаються додаткові характеристики контрагента (наприклад, телефон, електронна адреса, документ, який засвідчує особу).

10. Заповніть решту полів форми, за потреби. Збережіть задані значення кнопкою «ЗАПИСАТЬ».

11. На екрані у списку з’явиться нова організація або МВО.

ПЕРЕНЕСЕННЯ ЗАПИСУ

1. Виберіть запис, який потрібно перемістити. Установіть курсор миші на виділений запис, натисніть ліву клавішу миші і тримайте її натиснутою – курсор миші набуте вигляд .

2. Перетягніть курсор миші на той розділ, куди потрібно перенести запис. Курсор миші при цьому матиме вигляд: , після чого ліву клавішу миші можна відпустити. Курсор, який має вигляд . Означає, що в такому положенні курсору миші перенесення запису не буде.

3. В результаті виконання послідовності зазначених вище дій виділений запис, разом зі специфікацією або характеристиками, буде перенесений в зазначений розділ.

4. Для одночасного переміщення кількох записів виділіть ці записи, натиснувши клавішу ПРОБЕЛ, після чого перемістіть їх вищеописаним способом.

УСТАНОВКА РЕКВІЗИТІВ ОРГАНІЗАЦІЇ

При формуванні звітних документів потрібно зазначити найменування своєї організації, прізвища відповідальних осіб і деякі інші відомості. Для цього призначена настройка «Организация» в НАСТРОЙКАХ СИСТЕМИ.

1. Знаходячись в ГОЛОВГОМУ МЕНЮ програми, виберіть розділ ФАЙЛ / НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ / ОРГАНИЗАЦИЯ.

2. Виберіть необхідні значення, наприклад, в полі «Контрагент «МЫ» поставте ТОВ «Парус». Всі поля форми заповнюються за допомогою словника «Организации и МОЛ».

3. Після занесення необхідної інформації натисніть кнопку «Записать».