1.2. Настройка аналітичних рахунків до рахунків бухгалтерського обліку
Для деталізації обліку засобів на синтетичних рахунках (субрахунках) передбачена можливість ведення аналітичного обліку. Для кожного синтетичного рахунку (субрахунку) можна відкрити аналітичні рахунки до п’ятого порядку. Список аналітичних рахунків індивідуальний для кожного балансового рахунку. Кількість аналітичних рахунків одного рівня не обмежена. Можна зазначати приналежність аналітичного рахунку одного рівня до аналітичного рахунку іншого рівня, тобто створити за потреби деревоподібну структуру аналітичних рахунків.
В Системі є ДВА СПОСОБИ створення аналітичних рахунків (рис. 3, рис. 4):
СПОСІБ 1
1. Знаходячись в ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми, виберіть розділ СЛОВАРИ / ПЛАН СЧЕТОВ. На екрані з’явиться вікно ПЛАН СЧЕТОВ.
2. Виберіть рахунок у верхній таблиці «Перечень счетов», для якого потрібно зареєструвати аналітичні рахунки, і натисніть клавішу «Enter» або перейдіть в нижню таблицю. В таблиці «Перечень аналитических счетов» додайте аналітичні рахунки за допомогою відповідних пунктів контекстного меню або за допомогою кнопок:
«Insert» – створити новий аналітичний рахунок. На екрані з’явиться форма ДОБАВЛЕНИЕ (рис. 3);
«F2» – додати рахунок, параметри якого подібні з існуючим рахунком. На екрані з’явиться форма РАЗМНОЖЕНИЕ;
«F8» – для внесення змін в параметри існуючого (курсор на рядку з назвою аналітичного рахунку до рахунку), на екрані з’явиться форма ИСПРАВЛЕНИЕ.
3. В поле НОМЕР введіть код рахунку аналітичного обліку (наприклад, 1). Цей рахунок потім потрібно буде вказувати в проведеннях господарських операцій.
4. В поле УРОВЕНЬ виберіть потрібний рівень (наприклад, 1).
Що таке УРОВЕНЬ? В програмі всі аналітичні рахунки можна згрупувати за рівнями (наприклад, усім закладам присвоїти 1-й рівень, усім підрозділам 2-й рівень, а всім статтям витрат 3-й рівень). В програмі може бути п’ять рівнів аналітичного обліку.
5. В полі НАИМЕНОВАНИЕ введіть назву аналітичного рахунку (наприклад, «Заказ 1»).
6. Зберегти задані значення кнопкою ЗАПИСАТЬ.
СПОСІБ 2
1. Можна створити свій користувацький словник з подальшим заповненням цими даними певного рівня аналітичних рахунків (рис. 6).
2. Для створення користувацького словника, знаходячись у ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми, виберіть розділ СЛОВАРИ / ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.
3. Зайдіть в каталог «Общие понятия», виберіть пункт контекстного меню «Добавить» або натисніть клавішу «Insert». На екрані з’явиться форма «ПОДРАЗДЕЛ: ДОБАВЛЕНИЕ».
4. Форма добавления каталога заповнюється так (рис. 4):
поле НИМЕНОВАНИЕ цього каталогу буде відповідати найменуванню нового додаткового словника, наприклад «Отрасли»,
поле РАЗДЕЛ не заповнюється.
в поле КЛЮЧ вводиться ключ DOP_PSAN*,
ТИП ПОКАЗА ПОНЯТИЙ РАЗДЕЛА вибирається будь-який, він буде відповідати позиціям словника, наприклад «Мнемокод, Наименование».
5. Заповнюємо користувацький словник потрібними даними за допомогою пункту контекстного меню «ДОБАВИТЬ» або клавіші «Insert» (рис. 5). Наприклад,
в поле МНЕМОКОД – «1».
в поле НАИМЕНОВАНИЕ – «Харчова промисловість».
в поле ТИП – «без значення».
6. Для додавання аналітики до рахунку по створенню словника, знаходячись в ГОЛОВНОМУ МЕНЮ програми, виберіть розділ СЛОВАРИ / ПЛАН СЧЕТОВ.
7. Для потрібного синтетичного рахунку виберіть пункт контекстного меню «Исправить» або натисніть клавішу «F8».
8. На вкладці «Дополнительные» в полі «Заполнение уровня» при виборі будь-якого рівня (1 – в нашому випадку) з’явиться назва цього словника. При його додаванні Система виконає автоматичне заповнення рівня аналітики позиціями користувацького словника (рис. 6).
9. При встановленні ознаки «Обязательно в ХО» для деякого рівня аналітичного рахунку заповнення цього рівня в «Хозяйственные операции» буде обов’язковим.
10. Поля «Перенос отатков по аналитике» – «1 уровень» … «5 уровень» – для перенесення залишків по аналітичних рахунках до рахунку для рахунків з незаповненою типовою формою, з формою «3-Затраты» і «4-Денежные средства», можна встановити такі ознаки:
«Переносить» – встановлюється за замовчуванням – перенесення залишку виконується стандартно, тому що це реалізовано для всіх рахунків.
«Не переносить» – за вибраним рівнем аналітики залишок взагалі не переноситься.
«Переносить по годам» – по вибраному аналітичному рахунку залишок переноситься тільки за період з січня на грудень, а з грудня на січень переноситися не буде, тобто буде рівним нулю.
Також при роботі з «Образцами хозяйственных операций» на закладці «Правила формирования аналитики» для параметра «Перенос словарной аналитики» необхідно встановити прапорець «Дополнительные справочники», який працює для цих користувацьких словників (рис. 15).