Доведення наказів до виконавця

У більшості наказів з основної діяльності не зазначається реквізит «З наказом ознайомлені». Ознайомлення працівників під підпис відбувається лише в окремих випадках, коли справа стосується персональної відповідальності конкретної людини (учитель супроводжує групу дітей на екскурсію), дотримання правил техніки безпеки, складання статистичної звітності, тощо. Якщо зміст наказу потрібно довести до всіх працівників закладу, реквізит «З наказом ознайомлені» зазначається під наказом, складається список осіб, які мають бути ознайомлені, і вони ставлять свій підпис після ознайомлення з даним документом.

Підготовка, складання і оформлення наказів

Підготовку проекту наказу може бути доручено одному або декільком структурним підрозділам, або окремій посадовій особі. При розробці проектів складних і великих наказів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані спеціалісти серед практичних працівників.

Головна умова, що забезпечує якість наказу, – достатня компетентність осіб, що його готують. Чим вищій рівень наказу, тим вище вимоги, що ставляться до його укладачів (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки).

Юридичною підставою розробки наказу може бути: видання документу органом влади і управління; конкретне доручення законодавчого органу; необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, що покладені на заклад. Заклад або структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки наказу з будь-якого питання.

Можна виділити наступні стадії підготовки наказів: вивчення суті питання; підготовка проекту наказу; погодження наказу; підписання наказу.

Перша стадія розробки проекту наказу – визначення кола питань, які необхідно в ньому розкрити. Залежно від управлінської дії приступають до вивчення матеріалів по суті, і перш за все, законодавчих актів і рішень уряду України, відомчих нормативних актів, виданих розпорядчих документів за даним і аналогічними питаннями. Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечить правову основу наказу, його спрямованість на поставлену проблему. Перегляд раніше виданих наказів дозволить запобігти дублюванню і протиріччям, загострити увагу на нерозв’язаних аспектах проблеми.

Підготовка проекту наказу вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Для цього використовуються різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні, пояснювальні записки, акти. Може додатково вивчатися, досліджуватися питання, проводитися співбесіди, спостереження, анкетування та ін. Бажано для цього скласти спеціальний план вивчення питання.

Зібравши, вивчивши необхідні матеріали і проаналізувавши їх, роблять відповідні висновки, а на їх основі формулюють конкретні пропозиції. На підставі цього, чітко визначивши мету наказу, приступають до написання його тексту. Підготувавши текст наказу, переходять до його оформлення. Накази оформляють на папері або бланках формату А4.

Завершальним етапом роботи з проектом наказу є його погодження і підписання. Проект до підпису підлягає погодженню з зацікавленими закладами, структурними підрозділами чи посадовими особами, яких він стосується. Погодження здійснюється шляхом візування або проставлення грифу погодження. Так, проект наказу візується автором проекту і керівником структурного підрозділу, який вносить проект, всіма вказаними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання наказу в цілому, юрисконсультом. Проекти наказів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються з фінансовими органами, бухгалтерією.

Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект наказу. Візи чи гриф погодження, як правило, проставляється на першому примірнику проекту. У випадку незгоди з проектом пишеться мотивований висновок.

Наказ має не тільки адміністративно-правове, але й виховне значення, тому його формулювання повинні відрізнятися вичерпною точністю і високою культурою викладу. Перед підписанням проекту наказу він додатково старанно перевіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по-батькові.

Повністю підготовлений проект наказу подається на підпис. Накази підписує керівник або його заступник, в окремих випадках особа, яка заміщає керівника, якщо їй надано таке право. Підписується перший примірник, виготовлений на бланку. Наказ вступає в силу з моменту його підписання (окремі пункти можуть мати свої терміни вступу в силу). Підписані накази реєструються в спеціальному журналі.

Додаток Н