Рекомендації до оформлення наказів із загальних питань

Наказ – це розпорядчий документ, правовий акт, який керівник видає для вирішення оперативних, організаційних, кадрових, фінансових та господарських питань. За змістом накази поділяють на групи: з основної діяльності (із загальних питань), з адміністративно-господарської діяльності (з оперативних питань) та з кадрових питань.

За своїм змістом накази мають чітко відповідати чинному законодавству і не можуть містити положень, що суперечать нормативно-правовим актам.

Реквізити наказу

Дата наказу проставляється під час його підписання керівником навчального закладу. Дату оформляють як цифровим, так і словесно-цифровим способом (20.11.2011 р. або 20 листопада 2011р.)

Реєстраційний індекс наказу – це порядковий номер у межах року в журналі реєстрації наказів. Наказ реєструється секретарем або іншою особою, яка відповідає за діловодство. На початку нового календарного року нумерацію поновлюють.

Заголовок до тексту наказу має містити стислий виклад основного змісту тексту наказу, наприклад: «Про організацію роботи з обдарованими дітьми», «Про створення шкільної атестаційної комісії» тощо.

Текст наказу.

На цьому реквізиті слід загострити особливу увагу, оскільки він є найважливішою складовою частиною наказу. Текст наказу найчастіше складається з двох взаємопов’язаних частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

Констатуюча частина (преамбула) наказу.

Констатуючу частину наказу друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами: «З метою…», «Відповідно до…», «На виконання…» тощо. Якщо підставою видання наказу є нормативно-правовий акт або наказ видається на виконання розпорядчого документа органу вищого рівня, то обов’язково вказують його назву, організацію-видавця, заголовок, дату прийняття та номер документа. Наприклад: «На виконання наказу відділу освіти Луганської облдержадміністрації від---- №---- «Про------»

Констатуюча частина наказу в загальному вигляді містить в собі такі елементи: вступ; доведення; висновок.

У вступі необхідно зробити коротке введення в суть питання, що розглядається. Тут слід зазначити причину, що призвела до видання наказу, викласти теорію питання, коротко описати коли і де вивчалося, перевірялося питання. Причини можуть бути такими: серйозні недоліки в роботі; позитивні результати роботи; виконання наказів і розпоряджень законодавчих органів та ін.

Найважливіша частина преамбули – доведення, де викладається суть питання, перераховуються головні факти, події, створюються докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, таблицями, діаграмами, посиланнями на законодавці акти й інші матеріали.

В останній частині – висновку, як підсумок другої частини преамбули (доведення), коротко формулюється мета видання наказу. Це може бути: виправлення недоліків, виявлених в ході перевірки і перелічених в констатуючій частині; заохочення працівників, поширення кращого передового педагогічного досвіду; виконання директивних вказівок вищих органів. Для висновку використовують дієприслівникові звороти, якими починають фразу: “Враховуючи...”, “Зваживши...”, “Керуючись...”, “Беручи до уваги...”, “Виходячи...”. Отже, висновок може звучати так:

“Виходячи з вищевикладеного і з метою виправлення недоліків, виявлених у ході перевірки,

НАКАЗУЮ:

В ініціативних (виробничих) наказах найчастіше використовуються всі три елементи констатуючої частини – вступ, доведення, висновок. Цими наказами керівник закладу доводить до працівників управлінські рішення на підставі вивчених, перевірених питань стосовно внутрішнього життя закладу.

В організаційних наказах перші два елементи – вступ і доведення – не пишуться, лише висновок. У цьому випадку в констатуючій частині наказу вказується: назва виду документу, його автор; дата і номер документу; повна назва документу (заголовок).

Наприклад, директор школи отримав наказ відділу освіти і видав свій. Тоді констатуюча частина шкільного наказу може мати такий вигляд:

“На виконання наказу відділу освіти Луганської облдержадміністрації від 19.03.2011 р. №23 “Про невідкладні заходи щодо запобігання паління серед підлітків”

НАКАЗУЮ:...”.

Констатуюча частина повинна викладатися коротко і лише з тих питань, за якими будуть прийняті конкретні рішення в другій – розпорядчій частині наказу.