Сортировка строк и столбцов
После того как записи будут организованы в список, можно воспользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке – скажем, по дням недели.
Сортировка списка по значениям из одного столбца выполняется так:
Выделите ячейку в списке, который требуется отсортировать.
Выполните команду Сортировка из меню Данные. Excel выделяет все записи списка и открывает диалоговое окно Сортировка диапазона.
В списке Сортировать по выбрать заголовок того столбца, по которому будет произведена сортировка данных.
Выберите тип сортировки, установив переключатель По возрастанию или По убыванию.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы запустить сортировку.
В случае сортировки по нескольким столбцам в списке Затем по выберите столбец для вторичной сортировки, а в списке В последнюю очередь, по выберите столбец для окончательной сортировки (рис. 37).
М гновенная сортировка списка
Ч
тобы
отсортировать список по данным в одном
столбце, можно выделить в нем заголовок
или ячейку и затем щелкнуть на кнопке
По возрастанию или По убыванию
на панели инструментов Стандартная.
После этого Excel немедленно переставляет
записи в соответствии с выбранным
порядком.
Р
ис.
37. Вид листа Excel при сортировке списков
Задание пользовательского порядка сортировки
Для сортировки списков, в которых отсутствуют четкие алфавитно-числовые или хронологические закономерности, Excel позволяет задать нестандартный порядок сортировки путем создания пользовательского списка сортировки
Для этого необходимо:
Выполнить команду Параметры из меню Сервис и перейти на вкладку Списки (рис. 38).
Выбрать из перечня Списки значение НОВЫЙ СПИСОК – в поле Элементы списка следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки. Значения можно разделять запятыми или вводить их с новой строки. Щелчок на кнопке Добавить
Новый порядок отображается в перечне Списки.
З
акройте
диалоговое окно Параметры, щелкнув
на кнопке ОК.
Рис. 38. Диалоговое окно Параметры (вкладка Списки)
Теперь при необходимости сортировки согласно пользовательскому списку достаточно в диалоговом окне Сортировка диапазона щелчком на клавише Параметры открыть диалоговое окно Параметры сортировки и в списке Сортировка по первому ключу выбрать тот вариант пользовательского порядка сортировки, который нужен.
Использование автофильтра для поиска записей
Чтобы временно скрыть все записи в списке, кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию, применяется команда Автофильтр подменю Фильтр меню Данные. Эта команда помещает в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список. Чтобы отобразить определенную группу записей, выберите нужные критерии в одном или нескольких таких списках
Применение команды Автофильтр для поиска записей происходит так:
Выделите любую ячейку в списке.
Выполните команду Автофильтр подменю Фильтр меню Данные.
Щелкните мышью стрелку списка в том столбце, который используется для отбора записей. Выберите из списка значение, которое должно применяться для отбора.
Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.
Для отображения нужных записей можно установить несколько фильтров. Чтобы снова отобразить все записи, не выходя из режима автофильтра, следует выполнить команду Все из списка. Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр.