Обработка информации в списках
При работе с большими объемами информации в Excel можно воспользоваться средствами обработки списков. Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных.
Другими словами: список – это набор строк с постоянными заголовками столбцов, в которых хранятся данные постоянного формата. Создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов. Количество строк является переменным, что позволяет добавлять, удалять или переставлять записи. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и в списках недопустимы пустые строки или столбцы.
Использование формы для ввода данных
Достаточно часто записи вводятся непосредственно на листе, но для облегчения обработки данных в списках в Excel имеется команда Форма в меню Данные, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей. При ее выполнении появляется диалоговое окно с полями из вашего списка и несколькими управляющими кнопками (рис.34). Вертикальная полоса прокрутки позволяет перейти к любой записи. Новые записи добавляются в конец списка командой Добавить.
Рис. 34. Вид диалогового окна при использовании формы (работа со списками)
Проверка данных при вводе
При работе с листом сразу нескольких пользователей, чтобы защитить данные от ошибок ввода, желательно контролировать тип вводимой информации. В Excel это достигается при помощи средства, которое называется проверкой ввода.
Критерий правильности ввода для определенного диапазона ячеек задается следующим образом:
Выделите ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.
Выполните команду Проверка из меню Данные – открывается диалоговое окно Проверка вводимых значений. Перейдите на вкладку Параметры (рис. 35).
В
области Условие проверки выберите
формат значений из списка Тип данных
(Любое значение (используется
для отмены проверки ввода), Целое
число, Действительное, Список,
Дата, Время, Длина текста и
Другой (формат, для которого вы
можете ввести собственную формулу).
Рис. 35. Вкладки диалогового окна Проверка вводимых значений
При выборе значения из списка Тип данных внизу появляются дополнительные текстовые поля для ввода дополнительных условий или ограничений.
Перейдите на вкладку Сообщение для ввода и установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек на экране появлялось специальное сообщение. В поле Сообщение введите текст, который должен появляться при выделении пользователем ячейки, для к
оторой
установлен критерий проверки.
Рис. 36. Вид листа Excel при работе со списками
Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и установите флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое должно отображаться Excel при вводе в ячейку недопустимой информации.
Из раскрывающегося списка Вид выберите нужное значение: Останов - для блокировки ввода, Предупреждение – для выдачи предупреждения с возможностью продолжить ввод или Сообщение – для выдачи сообщения с продолжением ввода.
В поле Сообщение введите текст, который должен выводиться при вводе пользователем неверных данных (рис. 36).
Закройте диалоговое окно Проверка вводимых значений, щелкнув на кнопке ОК.