8) За ступенем гласності:

– загальні;

• таємні (у правому верхньому кутку мають позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності).

• для службового користування (це конфіденційні документи, які мають стасус обмеженого доступу – ДСК).

9) за технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом;

10) за стадіями створення:

– оригінали;

• копії;

• виписки;

• дублікати.

Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи і, якщо потрібно, завірений штампом і печаткою.

Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії обов’язково у правому верзньому кутку ставиться помітка «Копія». І оригінали, і копії мають однакову юридичну цінність.

Виписка (витяг) – копія офіційного документа, яка відтворює деяку його частину і єі відповідно завіреною.

Дублікат – повторний примірний офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу і обов’язковий напис ДУБЛІКАТ.

11) за складністю – прості і складні (які мають додатки, ін. документи);

12) за терміном зберігання: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).

Вимоги до оформлення документів регулюються Національним стандартом України «Державною уніфікованою системою документації», дія якого поширюється на організаційно-розпорядчі документи, створювані в результаті діяльності органів державої влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та об’єднань усіх форм власності.

Національний стандарт установлює склад реквізитів документів, вимоги до їх змісту та розташування, вимоги до бланків і їх оформлення, вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкарських засобів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Державний стандарт визначає 32 одиниці реквізитів документів, серед яких

зображення Державного герба України; назва організації; назва виду документа; дата; місце складення або видання; гриф обмеження доступу; адресат; гриф затвердження; текст документа; відмітка про наявність додатка; підпис; візи документа; відмітка про виконання і т.і.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує опрацювання.

2. Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Вимоги до оформлення сторінки.

Для зручності користування документом та його опрацювання з усіх боків сторінки залишають вільне місце – так звані поля. Поле з лівого боку – 35 мм; його використовують для резолюцій та інших позначок, а також для зручності читання тексту, підшитого до справи документа. Праворуч залиша­ють поле не менше 10 мм – це оберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього і нижнього краю сторінки – 20 мм (для аркушів формату А 5 – 16 мм).

На форматі А4 текст друкуємо через міжрядковий інтервал 1,5, на форматі А5 – 1-1,5.

Реквізити документа (окрім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуємо через 1 міжрядковий інтервал.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Якщо текст документа займає більше ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити один рядок або самі підписи. Там має бути не менше, ніж два рядки тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на обох сторінках.

Лише першу сторінку документа слід друкувати на бланку, другу ж і подальші сторінки – на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір тієї ж якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Оформлення нумерації.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація починається з другої сторінки.

Якщо документ розміщують на одному боці аркуша, номери проставляють посередині або з правого боку верхнього поля аркуша (на відстані, не меншій за 10 мм від верхнього краю) арабськими цифрами без слова «сторінка» і будь-яких пунктуаційних знаків.

Якщо текст друкують з обох боків аркуша, то непарні сторінки по­значають у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Оформлення рубрик тексту.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиції документа. Ступінь її складності залежить від обсягу, тематики та призначення документа.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ управо

у початковому рядку, яким починається нова думка у тексті. Межа відступу для абзацу – 12,5 мм.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, яка вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування.Існують дві системи нумерації – комбінована (традиційна) та нова.

У комбінованій використовують різні типи знаків:

А, Б, В (на позначення розділів)

І, ІІ, ІІІ і 1,2,3 (на позначення частин)

1), 2), 3) (на позначення пунктів)

а), б), в) (на позначення параграфів).

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності:

1

1.1

1.2

1.2.1

1.3

1.3.1

2

і т.д.

Розміщення реквізитів.

Адресат. Адресу пишемо у верхньому правому кутку документа. Одним із правил адресування документа є написання поштової адреси після назви установи, організації, підприємства, яким надсилають документ. Назву установи, організації, підприємства або їх структурного підрозділу ставлять у називному відмінку. Якщо документ адресують конкретній посадовій особі, тоді назву організації або її структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище – у давальному:

Львівський автобусний завод

Головному бухгалтерові

п. Солотвинцю А.К.

(адреса)

Якщо документ адресують керівникові установи, то назва її входить у назву посади адресата, яку ставимо у Д.в.:

Ректорові

Львівського національного

університету ім. І.Франка

проф. Вакарчуку І.О.

(адреса)

Якщо один і той же документ надсилають кільком різним адресатам, усіх їх зазначають на документі (але не більше чотирьох).

Якщо ж адресатів є 5 або більше, то в таких випадках складають список розсилання й на кожному примірникові документа вказують лише адресу (слово «Копія» у цьому випадку не вживають).

Дата. Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Датою може бути:

– день написання листа або наказу;

– день затвердження плану, звіту, інструкції;

– день фіксації вчинків у протоколах, актах;

– день набирання чинності розпорядчого документа після одер­жан­ня адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Одним із поширених у документознавстві способів оформлення дати є її написання арабськими цифрами, розділеними крапками:

05.08.2006 (тобто 5 серпня 2006 року);

Інший можливий спосіб датування – словесно-цифровий (9 ве­рес­ня 2006 року або 9 вересня 2006 р.). Його можна використовувати в документах, які містять відомості фінансового характеру.

Місце дати. Якщо документ оформлюють на бланку, дату ставлять у лівому верхньому кутку разом з індексом. Якщо ж документ пишуть не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва від підпису або під ним:

Завідувач відділу програмування (підпис) О.М.Головач

25.09.2006

Підпис. Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор фабрики (підпис) О.В.Малиненко

Оформлюючи документи на офіційному бланкові, зазначати назву підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації (у договорах, актах тощо), то їхні підписи розташовують кількома колонками на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

(підпис) О.І.Сиваш (підпис) Г.Н.Іванців

(дата) (дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно, згідно з посадами, що їх ці особи обіймають:

Директор видавництва (підпис) А.В.Коваль

Головний бухгалтер (підпис) В.Н.Олексієнко

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання й учені ступені. Порядок їх розміщення: спочатку посада, потім персональні, почесні та ін. звання:

Завідувач кафедри,

доктор істор. наук, професор (підпис) П.В.Федорчук

Печатка.

Печатка повинна частково захопити назву посади особи, яка підписує документ, і сам підпис. У фінансових документах – тільки назву посади.

3. Особливості мови ділових паперів (об’єктивність, стандартність, логічна послідовність, ясність викладу, тосність опису, свобода від суперечностей, переконливість, лаконічність, повнота інформації).

Діловодство в Україні ведеться державною українською мовою а, відповідно до закону «Про засади державної мовної політики», який набув чинності 10 серпня 2012 року, – може вестися мовою національних меншин, які проживають у межах території, на якій поширена регіональна мова або мова меншин.

Оскільки основою службового документа є текст, він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Під час складання текстів документів необхідно дотримуватися таких основних правил:

а) текст викладати від третьої особи: суддя заявила, прокуратура повідомляє, комісія ухвалила і ін..

б) від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні і пояснювальні записки, накази;

в) не слід вживати образних висловів (фразеологізмів, крилатих висловів) і емоційно-забарвленої лексики. У тих випадках, коли загальновживане слово занадто експресивне або викликає небажані побутові асоціації, прийнято вживати також так звані пом’якшувальні синоніми (евфемізми): помер – відійшов від нас, перестало битися серце, ми втратили, пішов з життя; п’яний – у нетверезому стані, у стані алкогольного сп’яніння, під впливом алкоголю; брехня – вигадка, фантазія, неправда тощо. Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати змісту документа. Не варто грубу, нетактовну поведінку посадової особи називати «перевищенням службових повноважень», крадіжку не слід пом’якшувати словосполученням «фінансові надуживання» і т.ін.

г) вживати стандартизовані сполучення синтаксичні конструкції типу: відповідно до, згідно з, з огляду на, на підставі, з метою, необхідний для, доводимо до Вашого відома, на підставі вказівки…, нагадуємо Вам, що…, відповідно до попередньої домовленості і т.д.;

д) на початку речення вживати дієприслівникові звороти: Враховуюючи…, Беручи до уваги…, Розглянувши…

е) іншомовні слова вживати правильно і доречно. Правильність означає вживання слова у тому значенні, яке закріплене за ним у словнику. А доречність передбачає вживання запозичень лише у разі потреби, тобто коли їх не можна замінити українськими словами з таким самим значенням. Якщо текст документа надмірно насичений іншомовними словами, він стає важким для сприйняття. Наприклад: «Це багатоаспектне явище щодо методо­логічних уявлень про сучасний розвиток економічної системи є концептуальним для ефективного вирішення проблем функціонування механізмів та організації моделей інфраструктур інноваційного розвитку». У наведеному уривку через надмірну його насиченість малозрозумілими запозиченими словами втрачається зміст.

є) вживати прямий порядок слів у реченні: спочатку підмет – присудок – означення перед означуваним словом – вставні слова на початку речення;

ж) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться за загальноприйнятими правилами: р-н, обл., км, напр. Надмірне захоплення слово- чи основоскладанням надає штуч­ності діловому документові. Наприклад: «Ветогляд кінпоголів’я при­зна­чено на сьому годину ранку 04.03.2000 на подвір’ї райветлікарні. Розпорядження обов’язкове для контори «Райзаготсировина», сан­епі­дем­­станції, асобозу, молзаводу, контори облтрансу». Іноді вживання абревіатур затемнює зміст ділового документа. Особливо це стосується скорочених назв установ, організацій, підприємств, які в тексті документа необхідно розшифровувати: НУЛП – Національний університет «Львівська політехніка», ЗУКБ – Західноукраїнський комерційний банк, ІППТ – Інститут підприємництва та перспек­тив­них технологій, ДАУП – Державна академія управління персоналом. Названа вимога не стосується вживання загальноприйнятих абревіатур, які не потребують пояснень: ТзОВ, ПП, АН, СБУ, НБУ тощо.

ж) у розпорядчих документах використовувати дієслівні конструкції наказового способу: наказую, пропоную, створити…

з) уникати зайвих слів, що несуть надлишкову інформацію. Наприклад: поспішаємо повідомити – повідомляємо, вважаємо за можливе просити – просимо, беремо на себе відповідальність заявити – заявляємо. Також неприпустимо вживати в діловому документі тавто­логічні висловлювання. Наприклад: моя автобіографія (автобіографія – це своя біо­графія), у січні місяці (січень – це завжди назва місяця), передовий авангард (авангард – це передовий загін), дивний парадокс (парадокс – це дивна, незвичайна думка), дублювати двічі (дублювати – це повторювати двічі), перспектива на майбутнє (перспектива – це погляд у майбутнє), вільна вакансія (вакансія – це вільна, незайнята посада), таке саме аналогічне рішення (аналогічне – це подібне, схоже).

и) використовувати мовні норми, що відповідають нормам літературної мови та є зрозумілими для широкого кола читачів.

Отже, найзагальнішими вимогами до оформлення ділових паперів є об’єктивність, стандартність, логічна послідовність, ясність викладу, тосність опису, свобода від суперечностей, переконливість, лаконічність, повнота інформації.

4. Види ділової документації (заява, автобіографія, резюме, характеристика, доручення, розписка, пояснювальна записка, доповідна записка, протокол, витяг з протоколу, діловий лист).

Заява. Це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяви бувають зовнішні і внутрішні; службові і особисті; прості і складні (після прохання перед підписом додається перелік документів, які додаються до основного тексту заяви на підтвердження правомірності прохання). У зовнішній особистій заяві обов’язково вказується домашня адреса адресанта.

Реквізити: назва організації чи особи, на чиє ім’я подається заява; дані про адресанта; назва документа; текст прохання; ата і підпис.

Характеристика. Діловий документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Текст викладають від третьої особи. Основні реквізити: назва документта й ПІБ того, кому видається характеристика; рік народження, освіта; текст, де зазначено, з якого часу працює особа, де вчиться, як виконує службові обов’язки, зазначається рівень її професійної майстерності, авторитет у колективі; дата складання; підпис відповідальної особи й печатка організації, яка видала характеристику.

ХАРАКТЕРИСТИКА

Випускниці юридичного факультету

Львівського національного

університету імені І.Франка

денної форми навчання

Шевченко Оксани Олегівни,

1975 року народження, освіта вища

Резюме. Документ, в якому подаються стислі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення того, хто його складає. У цього документа не існує строгого порядку розташування реквізитів, основне, щоб відомості були вичерпні і викладені чітко і лаконічно. Із тексту резюме має вималюватися образ досвідченого, надійного і чесного працівника.

Автобіографія. Це опис свого життя. Головні вимоги до його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографії обов’язково зазначаються: назва документа, ПІБ, дата народження, місце народження, відомості про навчання (повна інформація), відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній посліждовності), відомості про громадську діяльність, стислі відомості про склад сім’ї, дата і підпис.

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Шевченко Богдан Миколайович, народився ….

Доручення. Це двостороння угода, за якою одна сторона зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони певні юридичні дії. Доручення бувають разові, спеціальні та загальні, можуть бути написані на бланку чи від руки.

Реквізити: Назва організації чи особа, яка видає доручення; номер доручення і дата видання; ПІБ особи, якій видається доручення; перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму; термін дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей; підписи службових осіб, які видали доручення; печатка.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Шевченко Валентина Петрівна, доручаю Іванів Галині Василівні (паспортні дані) отримати в касі належну мені заробітну плату за серпень 2011 року.

Доручення дійсне до 10 вересня 2011 року.

31 липня 2011 р. підпис В.П.Шевченко

Підпис В.П.Шевченко засвідчую

Начальник відділу кадрів підпис Гарасимчук О.В.

31.08.2011 р.

Розписка. Письмове підтвердження певної дії, яка відбулася – передання й отримання документів, матеріальних цінностей, грошей і т.і.

Розрізняють розписки особисті і службові.

Реквізити: ПІБ та посада того, хто пише розписку; ПІБ того, кому дається розписка; пояснення, у чому конкретно дано розписку (точно зазначити кількість, суму, найменування); дата і підпис того, хто отримує цінності.

Якщо передаються грошу, необхідно точно вказати паспортні дані отримувача. Сума пишеться спершу цифрою (200) і розшифровується словами (двісті). Підпис засвідчується нотаріально.

РОЗПИСКА

Я, Шевченко Валентина Петрівна, отримала від Іванів Галини Василівни 2000 (дві тисячі) гривень. Зобов’язуюсь повернути усю суму до 30 червня 2012 року.

Паспорт: серія, номер.

Домашня адреса.

Дата підпис

Засвідчення

Рекомендована література

1. Богдан С.К. Мовний етикет українців: традиції і сучасність. – К., 1998.

2. Васильченко В., Васильченко М., Доценко О. Юридичні документи: правила укладання та оформлення. – К., 2001. – 552 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. Навч. посібник. – К.: „Либідь”, 1998. – 256 с.

3. Ділова українська мова: Навчальний посібник / За ред. проф. О.Д. Гор­була. – К., 2000.

4. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. – Харків, 2002.

5. Зусін В.Я. Етика та етикет ділового спілкування. – К., 2005.

6. Корж А.В. Юридичне документоведення. – К., 2001.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практичний посібник. - К.: „Либідь”, 1994. – 207 с.

7. Російсько-український словник ділової мови / Уклад. В. Під­могильний, Є. Плужник. - К.: 1992.

8. Тараненко О.О., Брицин В.М. Російсько-український словник. Сфера ділового мовлення. – К.: „Рідна мова”, 1996.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К., 1997.

10. Шевчук С.В. Службове листування: Довідник. – К., 1999.

Викл. Слободзяник О.З.

І курс (2 потік)

Українська мова професійного спрямування