Лекція 3. Культура писемного ділового мовлення. Види сучасного документа

1. Поняття про документ. Основні ознаки та функції документів.

2. Класифікація документів. Загальні вимоги до складання та оформлення документів (оформлення сторінки, розміщення реквізитів, технічні норми нумерації, рубрикації).

3. Особливості мови ділових паперів.

4. Види ділових паперів (заява, автобіографія, резюме, характеристика, доручення, розписка, пояснювальна записка, доповідна записка, протокол, витяг з протоколу, діловий лист).

5. Види наукових робіт (реферат, наукова стаття, курсова, дипломна магістерська робота). Основні вимоги до оформлення бібліографії.

6. Український правопис.

1. Поняття про документ. Основні ознаки та функції документів.

Документ – основний вид писемного ділового спілкування, який фіксує і передає у спеціальній формі інформацію про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. В основі слова «документ» лежить латинське слово doceo, що означає «пояснюю, викладаю справу».

Юридичною чинністю документа є властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об’єктами його дії.

До усіх типів документів ставляться обов’язкові і конкретні вимоги:

1) документ видає повноважний орган або особа відповідно до своєї компетенції;

2) документ не може суперечити чинному законодавству;

3) документ слід складати за встановленою формою;

4) документ має бути бездоганно відредагований і оформлений;

5) документ повинен бути достовірним, він не може допус­ка­ти двоякого тлумачення.

Отже, оскільки документи – це писемний доказ і джерело відомостей довідкового характеру, вони виконують офіційну, ділову і оперативну функції.

2. Класифікація документів. Загальні вимоги до складання та оформлення документів (оформлення сторінки, розміщення реквізитів, технічні норми нумерації, рубрикації).

У практичні діяльності установ, організацій, підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Відтворюють їх на папері, фотоплівці, магнітній стрічці, цифрових носіях.

Ділові документи класифікують за кількома ознаками:

1) за найменуванням (заяви, листи, телеграми, довідки, протоколи, службові записки, накази, інструкції та ін.);

2) за походженням: (службові) та особисті. Службові створюються організаціями, підприємствами та посадовими особами і оформлюються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

3) за призначенням:

– організаційні (положення, статути, інструкції, правила, договори, угоди);

– розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, акти, вказівки, ухвали);

– довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми);

– обліково-фінансові;

– щодо особового складу (особові листки, трудові книжки, харак­теристики, пропозиції, скарги громадян, розписки, доручення).

4) за формою: стандартні (регламентовані) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції).

Індивідуальні створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (заяви, протоколи, накази);

5) за місцем виникнення:

– внутрішні (документи, які підготовляють, офор­млюють і виконують у межах однієї установи, організації чи підприємства);

– зовнішні (документи, які надходять з однієї до іншої установи, орга­нізації чи підприємства).

6) за напрямом: вхідні (які надійшли до установи) й вихідні (які відправлені установою);

7) за строками виконання:

– звичайні безстрокові (виконуються в порядку загальної черги);

– термінові (зі встановленим строком виконання. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися телефоном чи телеграфом);

– дуже термінові (документи, які містять позначку “дуже терміново“).