Контрольні запитання

1. Що означають слова «композиція» і «реквізит»?

2. Що таке «бланк»?

3. Що називають формуляром документа?

4. Скільки обов’язкових реквізитів повинно бути в більшості документів?

5. З яких частин складається текст?

6. Які є тексти документа? Охарактеризуйте їх.

Завдання

1. Розкрийте значення поданих слів: реквізит, адресат, адресант, індекс, гриф, резолюція.

Тема 17. Вимоги до тексту документа

План

1. Визначення поняття «текст», вимоги до тексту.

2. Правила написання документа.

1. Визначення поняття «текст», вимоги до тексту.

Текст – це основний реквізит документа, який має чітко й переконливо викладати причину та мету його написання, відображати справжній стан речей.

Термін текст – латинського походження і перекладається як «тканина, сплетіння, з’єднання». У мовознавстві існує кілька пояснень цього поняття. Але більшість вчених вважає, що текст – це мовний витвір, який складається із сукупності речень, послідовно об’єднаних змістом, темою, засобами зв’язку і побудований за правилами певної мовної системи.

У сучасному діловодстві сформувалися такі загальні вимоги до тексту: – достовірність та об’єктивність інформації;

– повнота й точність;

– стислість та переконливість.

Достовірним вважається текст документа тоді, коли викладені в ньому акти відображають реальний стан речей.

Об’єктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів, які відповідають нормам чинного законодавства.

Службові папери оформляються переважно від юридичної особи (установи або її структурного підрозділу), тому особистий момент в оцінці фактів, подій не повинен бути . Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю суб’єктивно-оцінних моментів у викладі інформації.

Повним називають такий текст документа, зміст якого вичерпують всі обставини справи.

Точність опису і якість викладу – це дві пов’язані між собою вимогами тексту. Точність мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, точного добору потрібних сів, правильного користування термінами, синонімами, омонімами, невживанням вузьковідомчої лексики.

Переконливість викладу інформації в тексті забезпечується обґрунтуванням висловленої в документах думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим вважається текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, що викладені в документі.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори.

2. Правила написання документа.

Готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

1. Тексти документів великого обсягу треба ділити на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

1. Розділ (глава)

1.1. Підрозділ.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Підпункт.

Абзаци в середині тексту не нумеруються.

2. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу й відповідали нормам літературної мови.

3. Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія: Я, …народився…

б) заява: Працюю на посаді…

в) службова записка: Доводжу до…

г) наказ: Наказую…

д) Скарга: Повідомляю…

4. Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) запрошення, оголошення: Університет запрошує…

б) акт: Комісія дійшла висновку…

в) договір, контракт, трудова угода: Замовник отримує…

5. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до фактів, що викладаються. Тон службового документа має бути нейтральним.

6. Не вживати в тексті іншомовні слова, якщо є українські відповідники.

7. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами:

а) складноскорочені слова: профком – профспілковий комітет.

б) ініціальні скорочення: ЛНУ – Львівський національний університет.

в) графічні скорочення: м. – місто, ім. – імені.

8. Уникати вживання скорочених назв грошових та математичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, № тощо, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

9. Стежити за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення, використовуючи необхідні слова: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно потім тощо.

10. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам»,

11. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до…, згідно з…., у зв’язку з …, з метою… .

12. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи ситуація, що склалася… .

13. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, вельмишановний, з повагою, з пошаною.

14. Уживати інфінітивні конструкції: надати відпустку, звільнити від занять.

15. Замінювати активну форму пасивною для пом’якшення тону виловлювання: Ви не виконали умов інструкції.