Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
УМПС СОК. ХІБ.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
978.43 Кб
Скачать

Тема 16. Композиційні особливості документів

План

1. Визначення поняття «композиція»

2. Склад реквізитів документів за нормами держстандарту.

3. Характеристика обов’язкових реквізитів

4. Композиція тексту документа.

1. Визначення поняття «композиція»

Будь-який документ має свою композицію. Композиція – це побудова документа, яка обумовлена його матеріалом; це послідовне і логічне розміщення всіх його складових частин (компонентів) залежно від мети документа.

Композиційної стрункості документам надає послідовний виклад, вдале розміщення матеріалу, оптимально визначені характер та обсяг відомостей. У процесі викладу змісту не варто перевантажувати документ зайвими словесними прикрасами, другорядними деталями, фактами. Найбільш раціональною вважається структура, композиція документа, що складається з трьох частин:

  • заголовку – до нього входять реквізити, розміщені до реквізиту «текст».

  • основну частину – реквізити «текст» і «додатки».

  • оформлення (реквізити, що розміщуються нижче реквізитів «текст», «додатки» – це реквізити «дата», підпис», печатка»).

2. Склад реквізитів документів за нормами держстандарту.

Кожний документ складається з окремих елементів, які мають назву реквізит. Реквізит – це складовий елемент, властивий окремому виду документа, наприклад: дата, підпис тощо. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа утворює формуляр документа. Типові формуляри служать базою для створення бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки довідок, наказів, службових листів, протоколів. Усі основні документи повинні оформлюватися за допомогою бланків. Це полегшує їх виконання і подальше використання. Кожна установа, організація, підприємство чи фірма повинні розробити і використовувати бланки різних видів, найменше двох: для листів і для всіх інших документів.

Важливе місце в діловодстві посідають праивла оформлення документів. Маємо на увазі розташування реквізитів на бланку та їх відповідне мовне оформлення. Визначають уніфіковані правила оформлення документів, насамперед офіційних. При складанні документів особистого характеру автор має більше можливостей довільно викладати інформацію про себе. Документи офіційного характеру оформляють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр-зразок – це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. За нормами держстандарту максимальна загальна кількість реквізитів дорівнює 31. Обов’язкових реквізитів у більшості документів повинно бути 14.

3. Характеристика обов’язкових реквізитів (чи будемо давати???)

4. Композиція тексту документа.

Найбільша кількість помилок при укладанні ділових паперів припадає на текст, бо текст – головний елемент (реквізит) кожного документа. Тому підготовка текстової частини, послідовність розташування його складових частин є однією з найважливіших оперетці при складанні документа. Композиційна завершеність ділових паперів багато в чому залежить від характеру та обсягу інформації, яка відтворюється в них.

Службовий документ бажано присвячувати розглядові одного питання. Незалежно від того, простий це чи складний документ, він не повинен вміщувати тематично різнорідні, логічно не пов’язані між собою відомості. Документ повинен бути компактним, по можливості, коротким.

У діловодстві найбільш раціональним вважається текст, який складається з трьох логічних елементів: вступу, доказу (основна частина), закінчення.

У вступі зазначається причина, що призвела до укладання документа, подається історія питання тощо. У доказі (основній частині) укладач розкриває суть питання, наводить аргументи, приклади, дає пояснення, які супроводжуються розрахунками, схемами, покликаннями на законодавчі акти тощо. Але значна кількість цифр, прикладів збільшує обсяг документа і значно ускладнює його зміст. У закінченні формулюють мету складання документа. Закінчення може бути активним або пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат: Прошу Вашого розпорядження відповідним службам щодо проведення ремонтних робіт і приміщенні бібліотеки.

Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь факт, обставину: Рекомендувати Іваненка І. І. на посаду асистента кафедри.

Текст документа, який складається лише з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші елементи – складним (умотивованим). Пор.: Прошу звільнити мене від занять у зв’язку з сімейними обставинами. Прошу перенести мені іспит з вищої математики у зв’язку з хворобою

Додаток: Довідка з міської поліклініки № 3 міста Львова.