2. Вимоги до складання документів.

Вимоги до документів, що мають стати повноцінним джерелом інформації:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом аьо особою, відповідно до її компетентності.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто ґрунтуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки. Інформація, яка міститься в документі, повинна бути достовірною і повною.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою, зразком, дотримання якого є обов’язковим для всіх.

5. Документ має бути належно відредагованим і написаний офіційно-діловою мовою.

Отже, зовнішній вигляд документа є свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників. Якщо документ оформлений неохайно, виконаний недбало, – це означає, що в установі низька культура праці.

3. Способи викладу інформації в документі.

Загальні вимоги , які визначають специфічність викладу інформації в будь-якому документі, полягають в наступному: 1) виклад належить вести за чітко продуманим планом; 2) ні в загальній системі викладу, ні в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. За способом викладу інформації, яка міститься в документах, прийнято виділяти: опис, розповідь, міркування.

У розповіді йде мова про події, явища, факти реальної дійсності в їх хронологічній послідовності. Розповідь як тип тексту широко використовується в таких службових документах, як автобіографія, звіти, протоколи, інструкції, інформаційні повідомлення. У розповіді важливо виділити головні події, найбільш суттєві факти. При цьому слід зауважити, що тривалість подій в часі та ступінь важливості їх не завжди прямо пов’язані між собою. Наприклад, виступ на засіданні може бути багатослівним, але не змістовним, і навпаки – лаконічним і ємним за змістом.

Як відомо, послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше більш зовнішньому хронологічному принципу. Порушення цього принципу призводить до таких помилок, як: «Я, Іваненко Іван Іванович, народився 22 грудня 1999 року в м. Жовкла Жовківського району Львівської області. Неодружений. Маю батьків: Іваненка Івана Петровича та Іваненко Марію Петрівну. У 2006 році пішов у перший клас …»

Опис характеризує явище (предмет, особу, подію) шляхом перерахування його ознак, особливостей, властивостей. Опис включає загальну характеристику явища, яка конкретизується, обґрунтовується елементами опису. Опис як спосіб викладу інформації вживається в звітах, актах, наказах, постановах, атестаційних характеристиках. Слід пам’ятати, що в текстах-описах елементи опису повинні розкривати справді важливі ознаки предмета. Тому елементи опису слід розташовувати в такій послідовності, яка б вказувала на ступінь важливості ознак, що перераховуються. Наприклад, в характеристиці слід спочатку перерахувати особливості професійної діяльності особи, її ставлення до службових обов’язків. А такі ознаки, як особисті схильності, захоплення, необхідно розглядати в останню чергу або залишити без уваги. Розташування відомостей у порядку їх важливості дасть можливість сформувати загальне враження про об’єкт чи суб’єкт опису. У тексті-описі найчастіше вживаються прикметники, прислівники. Наприклад: Іваненко І. І. – чуйний товариш; до виконання службових обов’язків ставиться відповідально.

У міркуваннях логічно послідовний ряд суджень, визначень та висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і доводить певне положення. У міркуванні щось доводиться, обґрунтовується. За допомогою міркування ми розкриваємо процес логічного виведення нового знання про будь-які об’єкти і повідомляємо це знання як результат цього процесу. Саме в міркуванні знаходить своє втілення така логічна думка, як доказ. Але міркування не можна розглядати як різновид доказу. Тому що доказ – це процес перевірки істинності знання, яке вже існує. Міркування як спосіб викладу матеріалу використовується в листах, записках. Для цього способу характерним є вживання причинно-наслідкових речень, вставних слів. Зауважимо, що більшість документів має змішаний спосіб викладу, де всі способи поєднуються, доповнюють один одного.

Контрольні запитання

1. Що означає слово «документ»?

2. Які функції виконує документ?

3. Які вимоги ставлять до документа? Охарактеризуйте їх.

4. За якими ознаками розрізняють документи?

5. Які види текстів виділяють за способом викладу інформації?

Завдання