7. 3. Етикет писемної форми мовлення

Ділові контакти здійснюються не лише в усній формі. Значна їх частина реалізується і в писемному листуванні. Від уміння вести професійну переписку часто залежить успіх справи.

Професійне спілкування – це та сфера службового спілкування, де знання та дотримання етикетних форм мають іноді вирішальне значення. Мовний етикет має пронизувати увесь документ, починаючи з оформлення. Бездоганно оформлений документ – це свідчення поваги до адресата.

Оформлюючи будь-який документ, особливу увагу слід звертати на правильність написання географічних назв, прізвищ та титулів. Орфографічні помилки чи неточності викличуть в адресата негативну реакцію. Слова «пан», «пані» можна скорочувати, вони ніколи не вживаються самостійно, без прізвища чи титулу, а звання «професор», «президент», «генерал» бажано писати повністю.

У звертаннях слід використовувати супровідні слова «пан», «товариш», «добродій», «шановний», «вельмишановний» у кличному відмінку. В офіційних документах прийнято звертатися на Ви (усі форми займенника пишуть з великої літери), навіть, якщо стосунки між адресатом і адресантом тісні.

Пам’ятаючи, що основний принцип етикету – ввічливість, слід обирати відповідний спосіб викладу матеріалу. Відомо, що тон документів емоційно нейтральний, сухий, підкреслено офіційний.

Етикет вимагає дотримання доброзичливого тону, уникання категоричності. Особливо ретельно треба вишукувати форму для висловлення думки при складанні документів відмовного чи претензійного характеру. Наприклад, На жаль, ми змушені повідомити Вам, що не зможемо виконати Ваше замовлення… Якщо до цього ще подати й ділову професійну пораду партнерові щодо варіантів вирішення його проблеми, то відмова не матиме негативного впливу на подальші професійні стосунки.

Усі можливості для пом’якшення тону дає використання відокремлень, а саме: на жаль тощо. За їх допомогою можна підкреслити також свою увагу до проблеми, що стала об’єктом розгляду в документі, показати, що ви серйозно ставитися до її вирішення: «Вам відомо, що наш університет…», «Як Ви вже мали можливість упевнитися, ми…».

Як би автор документа (особисто чи як представник організації, установи) не був незадоволений діями партнера, він не повинен давати волю своїм емоціям. Згідно з правилами етикету, він мусить шукати мовні засоби, які ь пом’якшили різкість формулювань. У цьому, зокрема, прислужать такі конструкції, як пасивні звороти, хоч в українській мові надають перевагу активним зворотам: Ви не виконуєте умови договору. – Умови договору не виконуються.

При обговоренні умов бажано не вживати слова «якщо». У таких випадках категоричність можна зняти прийменниковими сполученнями «у разі», «при недотриманні», Порівняймо: Якщо Ви не будете дотримуватися умов договору, ми передамо справу до суду. У разі недотримання(при недотриманні) умов договору справу буде передано до суду.

Звертаючись з проханням, неетично нав’язувати адресатові очікуваний результат. Бажано просити розгляду викладеного питання і прийняття відповідних рішень.

В арсеналі особи при професійному спілкуванні значне місце мають займати висловлювання для вираження вибачення: Просимо вибачення за…, Нам дуже прикро… і подяки: Дуже дякуємо за…, Вдячні Вам за те….

Етикетні норми слід пам’ятати і при підписанні документа. Важливе значення при цьому має дотримання службового рівня. Документ може підписувати особа, посада якої дозволяє ставити та вирішувати проблеми, викладені в документі. Порушенням правил етикету буде підписання документа, особливо негативного (відмовного) характеру, не тією посадовою особою, якій було адресовано листа, а особою нижчого рангу.

Отже, ділова людина не може виходити на серйозний рівень професійного спілкування, не засвоївши основних норм етикету.