2. Процес матеріально-технічного забезпечення
Процес матеріально-технічного забезпечення – послідовність дій, що показує місце закупок і поставок в життєвому циклі проекту.
Об’єктами процесу матеріально-технічного забезпечення є закупівлі робіт, матеріалів, обладнання, послуг.
Процес матеріально-технічного забезпечення очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з організаціями-постачальниками ресурсів. У великих міжнародних проектах керівник делегує відповідні повноваження менеджеру з поставок або службі матеріально-технічного забезпечення проекту, але все ж таки він є центральною фігурою в циклі матеріально-технічного забезпечення.
Процес матеріально-технічного забезпечення міжнародного проекту складається з таких етапів:
підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин, механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт.
планування і організація процесу закупок – здійснюється на основі даних проектно-кошторисної документації, розробляються графіки необхідних закупок з урахуванням тривалості фаз проектного циклу й визначенням критичного часу доставки вантажів;
вивчення джерел закупок, переговори з можливими постачальниками, попередній відбір учасників тендерних торгів;
підготовка документів для торгів, їх проведення, ухвалення рішення про укладення контрактів з оферентами, що перемогли;
розміщення замовлення – після проведення заходів по скороченню номенклатури закупок розробляються заявки, проводиться їх оцінка, узгоджуються з переможцями торгів вимоги до перевезення, зберігання вантажів і порядку платежів та підписується контракт з постачальниками;
планування поставок – розробляються графіки поставок та визначаються організації і особи, що є відповідальними за кожну позицію поставок;
контроль за поставками (своєчасність, комплексність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у разі відхилень – здійснюється на основі спеціальних графіків, що включають планові і фактичні строки поставок за кожним видом ресурсів;
взаєморозрахунки й організація бухгалтерського обліку – матеріали відвантажуються та приймаються за відповідними накладними;
доставка, прийняття і зберігання товару з урахуванням всіх витрат по транспортуванню, отриманню та перевірці товарів;
облік і контроль доставки – порівняння фактичних поставок із запланованими закупками за кожним видом ресурсів.
В процесі матеріально-технічного забезпечення головне завдання менеджерів міжнародних проектів – підтримувати баланс між вхідними поставками ресурсів і вихідними (розподіленими) потоками ресурсів по роботам для забезпечення безперервної реалізації проекту у відповідності із запланованими показниками.
3. Управління запасами в системі матеріально-технічного забезпечення міжнародного проекту
Забезпечити безперервне виконання робіт за міжнародним проектом у встановлені терміни із запланованою якістю при мінімально можливих витратах на утримання запасів допомагає діюча система управління запасами.
Основні задачі, які вирішує система управління запасами:
Контроль рівня запасів (визначення граничного запасу) – проводиться по всім групам ресурсів й має за мету облік наявних ресурсів й визначення того моменту часу, коли запас стане граничним і потрібно здійснювати замовлення наступної партії ресурсів.
Граничний запас – мінімальна величина запасу ресурсу, при якій необхідне нове замовлення для його поповнення.
Визначення рівня резервного запасу для кожного ресурсу. Резервний запас – мінімальний запас ресурсів, що необхідний для безперервного забезпечення виробництва у випадку порушення ходу поставок у порівнянні з запланованим. На визначення величини резервного запасу впливає критичність ресурсу, умови поставок, наявність ризику.
Розрахунок оптимального розміру замовлення ресурсу спрямоване на мінімізацію сумарних витрат. Для оптимізації розміру поточних запасів використовується ряд моделей, серед яких найбільш розповсюджена “Модель економічного обґрунтування розміру замовлення”, згідно з якою розмір замовлення слід збільшувати до тих пір, доки зниження затрат на замовлення перевищуватиме збільшення витрат на зберігання:
,
(8)
де Q - оптимальний розмір замовлення; S - обсяг виробничого споживання продукції в періоді, що розглядається; O - вартість виконання одного замовлення (витрати на розміщення замовлення, витрати по отриманню і перевірці товарів); C - вартість зберігання одиниці продукції в періоді, що розглядається (витрати по зберіганню, транспортуванню, страхуванню).
Визначення інтервалу часу між замовленнями – часу, протягом якого буде повністю витрачена одна партія замовлення:
,
(9)
де
-
строк витрачання замовлення; Q
- оптимальний розмір замовлення; P
- очікуване денне споживання ресурсів.
Позитивний аспект наявності великого розміру запасів ресурсів в тому, що він забезпечить великий рівень обслуговування, дасть змогу уникнути проблем щодо витрат часу на поставки, що часто впливає на ефективність реалізації проекту. Негативний аспект полягає в тому, що наявність великої кількості запасів призводить до зниження якості та збільшення періоду руху ресурсів, омертвляння капіталу, який вкладений в ресурси.
Завдяки оптимізації можливо підтримувати граничний рівень запасу ресурсів при наявності резервного запасу, що дасть можливість зберегти високий рівень обслуговування при встановленому часі поставок з врахуванням можливих затримок.
Необхідність планування формування запасів залежить від тієї ролі, що вони відіграють у розподілі ресурсів по роботах міжнародного проекту. Кожний з видів запасів виконує визначені функції – транзитні запаси, лінійні запаси, попереджувальні запаси, серійні запаси, циклічні запаси, запаси безпеки.