1.1 Типи структур управління в митній службі

У митній службі для побудови структур органів і підрозділів використовуються всі розглянуті нижче типи організаційних структур управління. Залежно від характеру зв'язків між підрозділами організації розрізняють такі основні типи організаційних структур управління в митній службі: 1) лінійну, 2) функціональну, 3) лінійно-функціональну (штабну), 4) матричну.

При побудові структур органів митної служби можуть одночасно використовуватися три типи організаційних структур управління: лінійна, функціональна, лінійно-функціональна - залежно від розміру органу, підрозділу та рівня управління за ієрархією митної служби.

Лінійна організаційна структура управління є однією з найпростіших організаційних структур управління. Вона характеризується тим, що на чолі кожного структурного підрозділу знаходиться керівник, який наділений усіма повноваженнями, здійснює одноосібне керівництво підлеглими працівниками й зосереджує у своїх руках усі функції управління.

При лінійному управлінні кожна ланка і кожен підлеглий мають одного керівника, через котрого по одному каналу проходять усі команди управління. У цьому випадку управлінські ланки несуть відповідальність за результати всієї діяльності керованих об’єктів Мова йде про видалення керівників, закріплених за об’єктами з яких кожен виконує всі функції управлінської діяльності, розробляє та приймає рішення, пов'язані з управлінням цим об'єктом тощо. Оцінка результатів діяльності в лінійній структурі управління має вигляд трикутника.

Оскільки в лінійній структурі управління рішення передаються по ланцюжку "згори вниз", а сам керівник нижньої ланки управління підлеглий керівникові більш високого над ним рівня, формується свого роду ієрархія керівників конкретної організації. Наприклад: 1) начальник сектора, начальник відділу, начальник управління, директор департаменту, заступник Голови Державної митної служби, Голова Державної митної служби України; 2) начальник митного поста, начальник відділу, заступник начальника митниці, начальник митниці. У цьому випадку діє принцип єдиноначальності, суть якого полягає в тому, що підлеглі виконують розпорядження тільки одного керівника. Вищий орган управління не має права віддавати розпорядження яким-небудь виконавцям, минаючи їх безпосереднього начальника. Схематично лінійна структура управління зображена на рис. 2.1.

Як видно з рисунка, у лінійній структурі управління кожен підлеглий має начальника, а кожен начальник має підлеглих. Така структура функціонує в невеликих організаціях на нижчому рівні Управління.

У лінійній структурі система управління організацією компонується з урахуванням ступеня концентрації виконуваних основних і ресурсних функцій організації, технологічних особливостей або послуг, які надаються, тощо.

Лінійна структура управління є логічно стрункішою і формально визначеною, але разом з тим менш гнучкою. Кожен з керівників має всю повноту влади, але відносно невеликі можливості вирішення функціональних проблем, які вимагають вузьких, спеціальних знань.

Недоліки лінійної структури певною мірою можуть бути усунуті функціональною структурою.

Функціональна організаційна структура управління. Функціональне управління здійснюється деякою сукупністю підрозділів, спеціалізованих на виконанні конкретних видів робіт, необхідних для прийняття рішень у системі лінійного управління.

Ідея полягає в тому, що виконання окремих ресурсних та управлінських функцій з конкретних питань покладається на фахівців, тобто кожен орган управління (або виконавець) спеціалізується на виконанні окремих видів діяльності.

Як правило, фахівці одного профілю об'єднуються у спеціалізовані структурні підрозділи (відділи): плановий, організаційний тощо. Таким чином, загальне завдання управління організацією поділяється, починаючи із середнього рівня за функціональним критерієм. Звідси і назва - функціональна структура управління.

функціональне управління існує поряд з лінійним, що створює подвійне підпорядкування для виконавців.

Як видно з рис. 2.2, замість універсальних керівників, що повинні розбиратися й виконувати всі функції управління, з'являється штат фахівців, котрі мають високу компетенцію у своїй галузі й відповідають за певний напрямок (наприклад, планування і прогнозування). Така функціональна спеціалізація апарату управління значно підвищує результативність діяльності організації.

Недоліки як лінійної, так і функціональної структур управління значною мірою усуваються лінійно-функціональними структурами. Лінійно-функціональна (штабна) організаційна структура управління. У такій структурі управління всю повноту влади бере на себе лінійний керівник, котрий очолює певний колектив. Під час розробки конкретних питань і підготовки відповідних рішень, програм, планів керівникові допомагає спеціальний апарат, що складається з функціональних підрозділів (управлінь, відділів, секторів

У цьому випадку підрозділи перебувають у підпорядкуванні головного лінійного керівника. Свої рішення вони проводять у життя або через головного керівника, або (в межах своїх повноважень) безпосередньо через відповідних керівників служб-виконавців.

Таким чином, лінійно-функціональна структура містить спеціальні підрозділи при лінійних керівниках, що допомагають їм виконувати управлінські функції.

Матрична організаційна структура управління створюється шляхом сполучення структур двох видів: лінійної та програмно-цільової (різновид лінійної). При функціонуванні програмно-цільової структури керівний вплив спрямований на виконання певного цільового завдання, у розв'язанні котрої беруть участь усі ланки організації.

Сукупність робіт щодо реалізації заданої кінцевої мети розглядається не з позицій існуючої ієрархії підпорядкування, а з позицій досягнення мети, передбаченої програмою. Основна увага при цьому концентрується не стільки на вдосконаленні окремих

ньому концентрується не стільки на вдосконаленні окремих підрозділів, скільки на інтеграції всіх видів діяльності, створенні сприятливих для ефективного виконання цільової програми умов. При цьому керівники програми несуть відповідальність як за її реалізацію в цілому, так і за координацію та якісне виконання функцій

управління.

Відповідно до лінійної структури (по вертикалі) будується управління з окремих сфер діяльності організації: виконання основних або забезпечувальних функцій тощо.

У межах програмно-цільової структури (по горизонталі) організовується управління програмами (проектами, темами).

Як видно з рис. 2.4, до лінійно-функціональної структури вводяться (тимчасово чи постійно) особливі штабні органи (особа чи група осіб), які координують існуючі горизонтальні зв'язки з виконання конкретної програми (проекту), зберігаючи при цьому вертикальні відносини, властиві цій структурі. Основна частина працівників, зайнятих реалізацією програми, підпорядковується не менш як двом керівникам, але з різних питань.

Управління програмами здійснюється спеціально призначеними керівниками, котрі несуть відповідальність за координацію всіх зв'язків та своєчасне досягнення цілей. При цьому керівники вищого рівня звільняються від необхідності приймати рішення з поточних питань. У результаті на середньому й нижчому рівнях підвищується оперативність управління та відповідальність за якість виконання конкретних операцій і процедур, тобто помітно підвищується роль керівників спеціалізованих підрозділів в організації робіт з чітко визначеної програми.

При матричній структурі управління керівник програми (проекту) працює не з фахівцями, котрі підлеглі безпосередньо не йому, а лінійним керівникам, і в основному визначає, що й коли має бути зроблено за конкретною програмою. Лінійні ж керівники вирішують, хто і як буде виконувати ту чи іншу роботу.

Створення матричної організаційної структури управління організацією вважається доцільним, якщо існує необхідність освоєння ряду нових складних завдань у стислий термін, упровадження технологічних нововведень і швидкого реагування на зміни в зовнішньому середовищі тощо.

Матричні структури управління, що доповнили лінійно-функціональні організаційні структури, відкрили якісно новий напрямок у розвитку найбільш гнучких і активних програмно-цільових структур управління. Вони націлені на розвиток творчої ініціативи керівників і фахівців та значне підвищення ефективності управління.

Цей тип структури, пов'язаний, як правило, з територіальним управлінням, що забезпечує комплексний підхід до управлінських процесів на певній території, доповнений програмно-цільовими структурами, що керують вирішенням окремих проблем, дає можливість гнучкого, адаптаційного підходу до динамічних керованих

об'єктів.

Підсумовуючи, можна сказати, що єдиної найкращої організаційної структури не існує. Існують різні види структур, кожна з яких має свої сильні та слабкі сторони. Організаційна структура - не самоціль, а інструмент, за допомогою котрого можна підвищити ефективність спільної праці працівників митних органів, установ та організацій для досягнення певних цілей в певних умовах та в певний час.

У митній службі застосовуються усі ці типи організаційних структур. В управлінні невеликими підрозділами (підрозділами, відділеннями галузевих служб) застосовується лінійний тип організаційної структури управління.

Функціональний тип організаційної структури управління використовується для управління рівнем вищого порядку, для керування більшою кількістю підлеглих, коли необхідно розподілити їх обов'язки за окремими функціями.

Наприклад, апарат управління митниці складається таким чином, що загальне керівництво і відповідальність за його роботу здійснює начальник органу, а окремі функції управління делегуються його заступникам (робота з особовим складом, організація митного контролю, дізнання тощо), разом з тим усі вони несуть

персональну відповідальність перед керівником органу за напрямок діяльності, який вони очолюють.

Превалюючим є лінійно-функціональний тип організаційної структури, характерний для управління найбільш складними рівнями, до яких належать митниці, центральний апарат ДМСУ.

Структурно-функціональна спеціалізація органів митної служби може бути пов'язана як із забезпеченням реалізації функцій зовнішнього управління (наприклад, процесами регулювання ЗЕД) так і з внутрішньо-організаційними завданнями (наприклад, створення інформаційних, аналітичних, обліково-довідкових підрозділів тощо).

Свою роль у митній службі виконує і матрична основа структур управління, яка поєднує лінійне та програмно-цільове управління. Прийнятий тип структури, пов'язаний, як правило, з територіальним управлінням, що забезпечує комплексний підхід, доповнений програмно-цільовими структурами, які керують розв'язанням окремих проблем, дає можливість гнучкого, адаптаційного підходу до динамічних керованих об'єктів.