Тема 2 Організаційна структура митної служби

1. Типи і види організаційних структур у митній службі

2. Організаційна структура митної служби України

3. Система управління в митній службі

4. Зв'язки у системі митної служби

5. Поняття і здійснення організаційно-штатної роботи в митній службі

1. Типи і види організаційних структур у митній службі

Організаційна структура органів митної служби включає багаторівневу сукупність різних структурних підрозділів, об'єднаних у систему, певні, задані нормативно-правовими актами зв'язки підпорядкованості між ними, а також форми розподілу функцій.

В усіх органах залежно від характеру виконуваних функцій існує три основні види структурних підрозділів:

- галузеві, або основні, які реалізують основні функції органів митної служби;

- забезпечувальні (кадрові, фінансово-економічні, господарські тощо), які виконують допоміжні або забезпечувальні функції;

- загального керівництва або організаційно-інформаційно-інспекційні (апарат Голови служби, чергові оперативні частини, інформаційно-аналітичні центри й відділи тощо), які виконують функції загального керівництва.

Для побудови організаційних структур митної служби застосовувалися типові моделі організаційних структур.

Можна навести кілька різних класифікацій організаційних структур, кожна з яких буде відбивати певний підхід до аналізу взаємозв'язків між частинами організації. Широко визнано, що існує п'ять основних типів організаційних структур: 1) елементарна, 2) функціональна, 3) дивізіональна, 4) структура стратегічних складових; 5) матрична. З розвитком технічного прогресу з'явилося багатій інших оргструктур, але в митній службі використовуються такі: елементарна, функціональна, дивізіональна і матрична.

Елементарна організаційна структура відбиває дворівневий поділ, що може існувати тільки в невеликих організаціях, підрозділах. При такій структурі в організації виділяється вищий (керівник) і нижчий (виконавець) рівні. Виконавець підпорядковується і отримує прості, зрозумілі кожному і цілком логічні вказівки тільки від одного керівника. У цьому випадку структурний підрозділ очолює наділений необхідними повноваженнями начальник і здійснює одноосібно всі функції управління. Його рішення обов'язкові для виконання співробітниками. Оптимальною робочою групою потрібно вважати колектив, яким керує одна людина. Принцип єдиноначальності, що реалізовується при цьому, не тільки концентрує всю повноту влади в одних руках, але й накладає персональну відповідальність на керівника. Вищий орган управління не має права віддавати розпорядження виконавцям, минаючи їх безпосереднього начальника.

Функціональна організаційна структура виникає там, де з'являється поділ праці й спеціалізація. Як тільки окремі функції отримують організаційне закріплення, відразу в організації складається функціональна організаційна структура, що пов'язує ці підрозділи в єдине ціле та встановлює зв'язки підпорядкування в організації.

На функціональній основі формуються державні органи, які спеціально утворені для здійснення конкретних функцій. Це дає можливість під кожну з функцій підібрати високопрофесійний апарат фахівців. Водночас така основа породжує дуже складну проблему міжфункціональної координації, яка обмежує переваги спеціалізованого ведення окремих функцій.

Функціональні організаційні структури мають такі позитивні риси. По-перше, вони дають можливість вищому керівництву зосередитися на стратегічних питаннях. По-друге, вони створюють умови для досягнення високої ефективності за рахунок спеціалізації. Недоліком функціональних організаційних структур є те, що вони призводять до міжфункціональних конфліктів, ускладнюють міжфункціональну координацію та обмежують можливості формування в організації керівників, здатних вирішувати питання стратегічного управління.

Дивізіональна організаційна структура складається в тих організаціях, де в силу певних обставин виділяються відносно відособлені й наділені великими правами структурні підрозділи. Підставами для їх виділення може бути діяльність у спеціалізованих підрозділах або на відносно ізольованих територіях, або ж робота з різними спеціалізованими об'єктами тощо. Керівництво таких підрозділів має право виробляти стратегію для керованого ними відділення й підкоряється безпосередньо вищому керівництву організації.

У митній службі дивізіональна структура використана при побудові самої системи митної служби, де окремими відносно самостійними організаціями є митниці, спеціалізовані митні установи та організації.

Дивізіональні організаційні структури мають багато переваг. По-перше, вважається, що вони, забезпечуючи передачу прав у відділення організації, сприяють збільшенню гнучкості й адаптивності організації до умов зовнішнього середовища. По-друге, дивізіональні структури звільнюють вище керівництво від вирішення поточних питань і дають йому можливість займатися тільки стратегією. По-третє, з їх допомогою на більш низьких рівнях організації встановлюється залежність фінансового стану підрозділів від результатів їх функціонування. По-четверте, дивізіональна структура створює умови для формування в організації керівників, здатних вирішувати питання стратегічного управління. До суттєвих недоліків дивізіональних організаційних структур належать можливість виникнення стратегічної несумісності окремих самостійних підрозділів організації, а також проблеми розподілу загальноорганізаційних ресурсів і витрат між автономними відділеннями організації.

Матрична організаційна структура складається в тих організаціях, де необхідна швидка адаптація організаційної структури до змін зовнішнього середовища. При побудові матричної структури поєднуються дві структури: до функціональної структури додається лінійне управління з виконання спеціальних програм і проектів. Основним призначенням матричних структур є інтеграція управління з реалізації програм.

У митній службі матричні структури на постійній основі не використовуються. Вони створюються для реалізації певних тимчасових програм або завдань. Наприклад, створення робочої групи для виконання доручень Президента України або об'єднання груп різних підрозділів митної служби та правоохоронних органів для проведення спеціальних операцій тощо.

Митна організаційна структура дає можливість перебороти роз'єднаність, яка виникає між окремими функціональними ланками організації. Крім того, вона є хорошою основою для залучення керівників середнього рівня до вирішення стратегічних питань, тим самим сприяючи формуванню в організації керівників-стратегів. Матрична оргструктура створює умови для комплексного підходу до вирішення завдань і сприяє посиленню творчих начал в організації. До труднощів реалізації матричного підходу належать його дуалізм у керівництві, при якому в підлеглих можуть виникати проблеми, а також необхідність дуже великих координаційних зусиль, що охоплюють вертикальні й горизонтальні зв'язки.

Необхідно підкреслити, що переваги та недоліки різних організаційних структур не можна абсолютизувати. Кожна організаційна структура проявляє себе залежно від тих умов, у яких функціонує організація. Тому про недоліки й переваги окремих типів організаційних структур можна говорити тільки в загальному плані.

Кожна соціальна система передусім складається з двох самостійних, але взаємопов'язаних підсистем - керованої та керівної (об'єкта і суб'єкта управління). Крім названих вище підсистем, виділяються такі підсистеми:

1) технічна - комплекс засобів, що забезпечують вирішення завдань системи. Він взаємопов'язаний у просторі й сполучається за потужністю та функціональною належністю;

2) технологічна - базується на поділі процесу діяльності на стадії та процеси;

3) управління та організації діяльності;

4) економічна — виражає єдність економічних процесів, а також економічних зв'язків;

5) соціальна - люди, котрі становлять колектив і вступають у певні соціальні відносини у процесі спільної праці.

Організація як соціальна система має певну структуру в керівній і керованій системі. Якщо керована система визначається техніко-технологічними особливостями діяльності певної організації, то керівна система визначається тим, які функції треба виконувати у процесі управління, розмірами й складністю організації. Від того, які функції необхідні для виконання завдань, вирішуваних організацією, буде багато в чому залежати організаційна структура управління.