1.3.Служба обслуживания номерного фонда

Служба обслуживания номерного фонда (служба эксплуатации номерного фонда) - подразделение гостиницы, обеспечивающее техническое обслуживание и ремонт жилых и вспомогательных помещений, подготовку их к заселению, уборку и вывод из эксплуатации номеров для косметического или планового ремонта; обеспечивающее обслуживание гостей в номерах; поддерживающее необходимое санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровень комфорта в жилых помещениях; занимающееся оказанием бытовых услуг гостям.

Служба обслуживания номерного фонда занимается решением следующих вопросов:

бронированием номеров;

приемом туристов, пребывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам;

обеспечение обслуживания туристов в номерах;

поддержание необходимого санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровня комфорта в жилых помещениях;

оказание бытовых услуг гостям.

отправка туристов домой или к следующему пункту маршрута путешествия после окончания тура;

Служба управления номерным фондом включает следующие подразделения:

-Директор или менеджер по эксплуатации номеров - один из нескольких специалистов, подчиненных непосредственно генеральному директору. Он занимается, в частности, вопросами занятости, найма персонала и руководит подразделением.

-Служба приема и размещения-это служба, с которой больше всего контактирует гость и куда он чаще всего обращается за информацией и услугами за все время своего пребывания в гостинице. Первое благоприятное впечатление значит очень много для общей оценки работы предприятия.

-Сервисная служба эксплуатации номерного фонда - в связи с важностью первых впечатлений клиента особая ответственность возлагается на обслуживающий персонал, или униформистов. Возглавляет обслуживающий персонал менеджер. Ему подчиняются швейцары, коридорные, гардеробщики, служащие гаражного хозяйства, консьержи, посыльные.

-Служба безопасности-безопасность гостей и гарантированная сохранность их собственности - важный аспект в работе любой гостиницы. Служащие обязаны по закону принимать все необходимые меры предосторожности, чтобы защитить гостей от грабежа, мошенничества, насилия и прочих преступлений против личности. Они несут ответственность за ущерб, нанесенный гостям за время их проживания в гостинице.

К важнейшим функциям службы приема относится приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей при его размещении. Кроме документов, которые передаются гостю, администратор заполняет документы внутреннего пользования. В автоматизированных гостиницах все эти документы формируются автоматически после внесения данных гостя при регистрации.

В гостинице где документация заполняется вручную, до сих пор основным документом учета использования номерного фонда является ведомость движения номерного фонда. Ведомость начинает заполнять один дежурный администратор в 00.00 ч, а заканчивает другой администратор в 24.00 ч тех же суток.

На этаже дежурный по этажу или заведующая секцией заполняют список проживающих на этаже (шахматку). Существует несколько видов этого документа. По шахматке дежурная по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет её проводить.

В некоторых случаях в номер может быть поставлена дополнительная кровать или раскладушка. Это происходит, когда в гостинице нет мест или туристы хотят жить в одном номере, а в гостинице нет свободных номеров. Дополнительную кровать ставят так для ребенка, если этого хочет гость. Оплата дополнительного места производится в размере 80% от основного места в стандартном номере и 100% в номере высшей категории.

Но не во всех гостиницах есть такая услуга-предоставление дополнительной кровати. В гостиницах высокого класса есть номера с кроватями для детей или диваны в многокомнатных номерах.

В процессе проживания может возникнуть необходимость изменения номера. Это происходит по просьбе гостя, если ему чем-то не понравился номер (шумно, недостаточно хороший вид из окна, приехал родственник и т.п.),или по служебной необходимости (неполадки оборудования, которые невозможно быстро устранить и т.п.).При переводе гостя в другой номер следует оформить разрешение, сделать пометку в анкете и других документах об изменении номера. Если новый номер более дорогой, то гостю выписывают счёт на доплату. Если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.