Выполните тестовые задания для самопроверки:

1. Все то, что менеджер не подготовил заранее в виде документа, на самом мероприятии:

1. Ему придется делегировать кому-то из сотрудников

2. Ему придется сделать/проконтролировать лично

2. База залов удобна, прежде всего:

1. Для оптимизации документооборота в компании

2. Для упрощения поиска подходящей площадки по запросу клиента

3. Для работы с ивент-агентствами

3. База блюд используется для:

1. Оперативного составления меню с учетом пожеланий заказчика

2. Контроля работы шеф-повара

3. Отчетности перед контролирующими органами

4. Информационный лист готовится к мероприятию для того, чтобы:

1. Согласовать план мероприятия с площадкой

2. Зафиксировать всю сопроводительную информацию по мероприятию

3. Информировать официантов о регламенте мероприятия

5. Мероприятие по требованию клиента может быть продлено:

1. Без дополнительной оплаты

2. С дополнительной оплатой

3. Не может быть продлено

4. Верны ответы А и В

6. Форма приема-передачи оборудования заказчику заполняется:

1. По усмотрению менеджера

2. Только при аренде оборудования

3. На каждом мероприятии

7. Гарантийное письмо:

1. Не используется никогда

2. Используется как альтернатива договора

3. Используется как дополнительный инструмент гарантии платежа

8. Форма взаимодействия с площадкой:

1. Заполняется при первом сотрудничестве с новым залом

2. Является заменителем договора

3. Не используется в кейтеринге

9. Форма приема первичного запроса:

1. Стандартизирует работу с клиентом на начальном этапе

2. Компенсирует возможный непрофессионализм менеджера

3. Оба ответа верны

10. Акт на порчу оборудования заполняется:

1. На каждом мероприятии

2. Только при очень большом убытке

3. При неполном возврате арендованного оборудования

4. Верны ответы В и С

11. Отзыв клиента на выездном мероприятии:

1. Получают от каждого присутствующего гостя

2. Получают только от заказчика мероприятия

12. Формирование стандарта и субъективная оценка качества:

1. Обычно используют что-то одно

2. Это взаимодополняющие инструменты

3. Субъективная оценка вообще не применяется

Тема 8. Специфика подготовки и проведения масштабных мероприятий

Масштабное мероприятие - мероприятие с нехарактерно большим для компании количеством обслуживаемых персон

На небольшом мероприятии весь план подготовки может быть у менеджера в голове, особенно если такие небольшие мероприятия он проводит по несколько раз на неделе, для масштабного мероприятия имеющихся у менеджера навыков оказывается недостаточно, а также, элементов подготовки мероприятия становится гораздо больше.

Подготовленный заранее в письменном виде график подготовки мероприятия на площадке позволяет менеджеру контролировать ситуацию и в непривычных условиях ясно понимать, какой резерв времени у него есть, успеет ли он выполнить все необходимые действия с нормальной скоростью или надо работать в более интенсивном режиме. График оформляется в виде таблицы и включает три основных показателя: время, исполнителей, действие.

Обозначая временные рамки для той или иной операции, лучше всего использовать получасовые блоки, которые не должны содержать запаса времени, его следует отложить на конец подготовки. Официантов разделяют на удобные управляемые группы, и закрепляют их за старшими официантами (бригадирами, супервайзерами). Это следует сделать сразу после того, как на площадку приехало оборудование и прибыл персонал.

Оформляя графу «Действия», их разделяют на производимые в зале и в техническом помещении. Также, действия будут основные и вспомогательные (инструктаж, питание, переодевание персонала); последовательные, один этап которых следует за другим, и сквозные, например, отпаривание чехлов на стулья, которое может длиться в течение всего времени подготовки параллельно с другими действиями.

Менеджеру не приходится беспокоиться о том, что он успевает, а что нет, не приходится помнить обо всем. Он просто ставит перед супервайзерами задачи, по истечении 20 минут спрашивает, все ли готово, а если в сроки уложиться не удается, решает за счет каких блоков компенсировать отставание.

Все, что менеджер перед мероприятием не изложит письменно и не передаст в соответствующие подразделения компании, ему придется на мероприятии контролировать лично. При отсутствии плана расстановки мебели, ему придется указывать, куда ставить столы, при отсутствует описания сервировки, собственноручно засервировать хотя бы первый стол.

Итак, для любого «обычного» по масштабам мероприятия, менеджер сумеет обойтись небольшим пакетом документов:

• список используемого оборудования;

• список текстиля;

• список напитков;

• план работы транспорта;

• заказанное клиентом меню;

• смета расходов на мероприятие;

• информационный лист (содержит всю сопроводительную информацию: по мероприятю);

• список задействованного персонала с указанием времени и места их прибытия;

• инструктажи для персонала в письменном виде.

Для масштабного же мероприятия пакет необходимых документов будет куда объемнее. К вышеперечисленному списку непременно добавятся:

• описанный выше график подготовки;

• схема расстановки мебели во всех зонах с указанием подвода электрики и точек, в которые будут предварительно вывозиться напитки и посуда для сервировки столов;

• графическая схема сервировки стола, дополненная ее словесным описанием;

• общая таблица сервировки блюд с их количеством и временем готовности (ее следует вручить старшему повару, чтобы он видел, к какому времени нужно выдать закуски/горячее/десерт и в каких именно сервировочных блюдах);

• списки арендуемого оборудования;

• план застройки технической зоны;

• файл общения с клиентом или переписку и копия договора;

• письмо взаимодействия с залом или договор с ним;

• сценарий мероприятия;

• ведомость выдаваемого официантам в индивидуальное пользование оборудования;

• бланки акта о продлении мероприятия.

Накануне обслуживания мероприятия, в этот день для масштабных мероприятий часто осуществляют завоз оборудования, менеджер соберет технического менеджера, старшего повара мероприятия, супервайзеров и раздаст всем копии тех документов, которые понадобятся в их работе.