Тема 4. Работа с клиентом в кейтеринге Раздел 1. Работа с клиентом и распределение функционала между менеджерами кейтеринговой службы

В крупных кейтеринг-компаниях обычно функции менеджера по продаже услуг и банкетного менеджера разделены между двумя самостоятельными отделами, тогда как в малых кейтеринг-компаниях часто эти функции выполняет один и тот же менеджер по работе с клиентами.

Плюсы совмещения функций продаж и проведения мероприятий:

• универсальность и взаимозаменяемость менеджеров;

• удобство для клиента, которому приходится общаться и взаимодействовать только с одним менеджером;

• сокращается один из этапов передачи и возможной потери или искажения информации;

• учет всех технические возможностей компании на этапе осуществления продажи услуг;

• идеальное знание продукта, которого практически никогда не удается достичь у менеджера по продаже услуг, лично не занимающегося проведением обслуживания мероприятий;

• доверие клиента и сохранение контакта, что позволит клиенту в дальнейшем снова обратиться в эту же компанию или порекомендовать ее своим знакомым.

Минусы совмещения функций продаж и проведения мероприятий:

• ненормированный рабочий день;

• менеджер ограничивается лишь пассивными продажами;

• очень высокие требования к кандидатам на должность, совмещающую в себе функции менеджера по продажам и банкетного менеджера.

Раздел 2. Составляющие предложения для корпоративных клиентов

Именно на этапе представления коммерческого предложения существенная часть потенциальных заказчиков принимает решение о том, станет ли их компания клиентом этого Кейтеринга или нет. Сегмент корпоративных заказчиков существенно больше, хотя и частные мероприятия бывают масштабными и высоко бюджетными.

Частный заказчик, планируя какое-то мероприятие (свадьба, день рождения и т.д.) очень часто лично приходит в ресторан, чтобы обсудить все детали обслуживания и получить ответы на все свои вопросы от администратора ресторана, который чаще всего и будет руководить самим обслуживанием. В работе же с корпоративными клиентами со стороны ресторана будет недостаточным просто ответить на все вопросы заказчика, необходимым становится письменное коммерческое предложение, которое менеджер компании заказчика сможет представить своему руководству.

Базовая структура коммерческого предложения кейтеринг-компании:

1. «Шапка» предложения с логотипом, названием и контактами кейтеринг-компании;

2. Контактная информация заказчика, которому предложение адресуется (название компании, ФИО контактного лица, телефон, факс, адрес электронной почты);

3. Преамбула с приветствием и краткой информацией о сделанном заказчиком запросе (количество персон, дата, время, место обслуживания мероприятия);

4. Перечень конкурентных преимуществ компании;

5. Предлагаемые площадки для проведения обслуживания данного мероприятия с описанием и указанием стоимости их аренды;

6. Меню, комментарии относительно того, что включено в его стоимость, что может быть предложено за дополнительную плату;

7. Предлагаемые напитки: алкогольные, безалкогольные, горячие и т.д.;

8. Предлагаемое оформление столов в рамках банкетного / фуршетного обслуживания;

9. Предлагаемые дополнительные услуги;

10. Технические детали (размер используемых банкетных столов, цвет используемой драпировки, время необходимое для подготовки и завершения мероприятия и т.д.);

11. Завершение предложения, подпись.

По многим причинам стоит в коммерческом предложении указывать бренды используемой продукции. Во-первых, компания-заказчик сама может иметь то или иное отношение к брендам продукции, напитков и пр. Также, компания может иметь тех или иных стратегических партнеров связанных с брендами продукции или напитков. Кроме этого, компания-заказчик может учитывать тех важных гостей мероприятия, которые каким-либо образом связаны с брендами продукции и напитков. Предугадать ситуации, в которых использование того или иного бренда будет критичным на 100% не возможно, а поэтому самый простой выход – указать бренд каждой используемой позиции продукции и напитков в своем коммерческом предложении.