4.3.Планування діяльності бухгалтерії

Планування роботи облікових працівників забезпечує логіку облікового процесу та дозволяє отримати необхідну інформацію за найменших витрат. Для проектування діяльності працівників облікового підрозділу необхідно передусім встановити об'єкти, які підлягають вивченню: місце бухгалтерської служби в організаційній структурі підприємства; підрозділи облікового апарату; склад функцій, які виконуються кожним підрозділом; методи керівництва; склад працівників (кількість, кваліфікація).

Своєчасне виконання облікових робіт є однією з основних ви­мог, що ставляться до апарату бухгалтерії. Планування термінів виконання робіт та контроль за їх дотриманням здійснюється за допомогою системи графіків.

Для організації облікових робіт за графіком необхідно провести такі підготовчі роботи: скласти детальний перелік облікових і звіт­них робіт по усіх підрозділах підприємства; розробити раціональні схеми циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходи з їх удосконалення; розробити детальний календарний план облі­кових робіт із зазначенням виконавців та термінів виконання об­лікових робіт; обговорити і узгодити терміни з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються тех­нологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи; визначаються терміни виконання робіт; унеможливлюються аврали у роботі; укріплюється трудова дисципліна та підвищується культу­ра праці бухгалтера.

Роль і значення графіків значно зростають за умови щоденного контролю за їх дотриманням. Головний бухгалтер, його заступник або інший працівник за їх дорученням систематично перевіряє своєчасність виконання і здавання робіт кожним виконавцем.

Результати щоденного контролю фіксують у відомості обліку робіт, у якій по вертикалі вказують усіх виконавців облікових робіт, а по горизонталі - терміни закінчення роботи. Якщо виконавець виконав весь обсяг робіт своєчасно за графіком, то ставлять плюс, а мінус - коли навіть незначна частина залишилась невиконаною. Відмітки за декаду або місяць показують ступінь дотримання гра­фіків виконавцями.

При відхиленнях від графіків головний бухгалтер (керівники структурних підрозділів) перерозподіляють роботу між виконав­цями, підсилюючи дільниці, що відстають. Щоденний поточний контроль за роботою апарату бухгалтерії є необхідною умовою сво­єчасного виконання облікових робіт.

Графіки розробляють головні бухгалтери, їх обговорюють ко­лективом бухгалтерії, затверджують керівники підприємства або головні бухгалтери та доводять до усіх виконавців під розписку.

Для планування облікового процесу застосовують таблично-текстові, лінійні та сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки за обсягом інформації поділяють на зведені, структурні та індивідуальні.

Зведений графік - це кален­дарний план виконання кожного з комплексів облікових робіт із зазначенням виконавців та часу виконання (як нормативного, так і фактичного). Зведений графік виконання основних комплексів облікових робіт розробляється у відповідності із термінами подан­ня звітності як зовнішнім користувачам, так і внутрішнім. Само­стійним комплексом робіт при цьому обирають обсяг облікових робіт з обліку одного об'єкта господарювання (облік виробництва; облік запасів, облік праці та її оплати).

У зведених графіках зазначають: назву, зміст роботи; час її ви­конання та дату завершення; осіб, відповідальних за виконання (табл.2.4.6).

Для розподілу облікових робіт між структурними підрозділами бухгалтерії розробляють структурні графіки - це календарні пла­ни завершення облікових робіт у кожному структурному підроз­ділі бухгалтерії. У них перераховують усі роботи сектора (відділу, групи), вказують терміни їх виконання (у разі потреби і у годинах), виконавців, кому здати результати роботи (табл. 2.4.7).

Таблиця 2.4.6