21

4.Регламентація діяльності облікових працівників

4.1.Види зв’язків між працівниками бухгалтерської служби

Для чіткої регламентації обов'язків облікових працівників слід правильно визначити всі можливі їх інформаційні зв'язки шляхом розробки відповідних організаційно-розпорядчих документів.

У ході виконання своїх обов'язків між головним бухгалтером та іншими працівниками підприємства , виникають взаємовідносини з різних питань, що дозволяє виділити такі види зв'язків як функціональні, організаційні та службові.

Функціональні зв'язки облікових працівників - це відносини, які формуються між працівниками бухгалтерської служби відповідно до виконуваних ними функцій. Схематично функціональні зв'язки між окремими працівниками наведено рис.2.4.1

Рис.2.4.1. Функціональні зв’язки між обліковими працівниками

організаційні зв'язки – це відносини, які виникають між головним бухгалтером і підлеглими йому обліковими працівниками в процесі розподілу прав, обов'язків і відповідальності всередині бухгалтерії для забезпечення найефективнішого здійснення облікового процесу та надання інформації управлінцям.

Організаційні зв'язки головного бухгалтера проявляються також у розробці пропозицій щодо надання обліковим працівникам прав на підписання первинних і зведених бухгалтерських документів, а також щодо усунення від цих функцій при систематичному порушенні ними своїх посадових обов'язків, щодо підвищення професійного рівня бухгалтерів (направлення на курси підвищення кваліфікації, спеціалізовані семінари), забезпечення їх необхідними періодичними виданнями та матеріалами нормативно-правової бази.

Головний бухгалтер керує працівниками бухгалтерської служби та розподіляє між ними функціональні обов'язки, знайомить їх з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві, розробляє графіки облікових робіт.

Бухгалтерська служба також тісно пов'язана з усіма структурними підрозділами підприємства та окремими виконавцями. Надані даному підрозділу для обробки та контролю документи, а також планові, кошторисні та нормативні дані обробляються і групуються за певними ознаками. На їх основі готується інформація про діяльність окремих підрозділів і підприємства в цілому.

Службові зв'язки - це зв'язки, які визначають процес руху інформації між головним бухгалтером та іншими працівниками бухгалтерської служби й структурними підрозділами підприємства, сторонніми організаціями.

Саме завдяки ефективній організації службових зв'язків головного бухгалтера можна забезпечити систематичний контроль за господарськими процесами та процесом своєчасного надання оперативної інформації, формування на її основі відповідних висновків.

4.2.Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії (Положення про бухгалтерську службу, Положення про сектор(відділ) бухгалтерії, Посадова інструкція бухгалтера)

Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає систему нормативно-правових документів, які регламентують завдання, обов'язки і функції як апарату бухгалте­ру в цілому, так і кожного із її підрозділів (відділу, сектору, групи) і кожної посадової особи; розподіл функцій і обов'язків між підрозділами та виконавцями; визначають послідовність та терміни ви­конання облікових робіт як бухгалтерією у цілому, так і кожним підрозділом і виконавцем.

Внутрішні організаційні регламенти розробляються підпри­ємством на основі норм централізованих законодавчих і норма­тивних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку. До них належать положення про бухгалтерію та її струк­турні підрозділи (відділи, сектори, групи), посадові інструкції, гра­фіки, операційні інструкції, регламенти робочого дня, тощо. Вони затверджуються власниками (засновниками) або керівником підприємства, доводяться до кожного виконавця і додаються до наказу про облікову політику.

Система нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає три рівні взаємопов'язаних між собою нормативних документів:

• перший стратегічний рівень - управління апаратом бухгалтерії у цілому, він складається з Положення про бухгалтерію та зведеного графіку облікових робіт;

• другий рівень - структурні підрозділи бухгалтерії – сектори, відділи, групи, його структурними компонентами виступають Положення про роботу сектора або групи та структурні графіки роботи групи, відділу, сектора;

• третій рівень - посада бухгалтера, функціонування якої регулюють Посадова інструкція бухгалтера та індивідуальний графік роботи бухгалтера.

У період створення підприємства формулюються завдання господарської діяльності, які відображаються в установчих документах. Відповідно до них визначаються функції облікового персоналу. Як правило, бухгалтерська служба як окремий структурний підрозділ створюється за наявності великого обсягу облікової інформації. її функціонування вимагає чіткої регламентації діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому.

Регламентування діяльності облікових працівників здійснюється на двох рівнях: всієї бухгалтерської служби та окремих її працівників. Забезпечення другого рівня можливе лише після розробки документу, який визначає структуру, права та обов'язки всієї бухгалтерської служби.

Робота бухгалтерської служби підприємства в цілому регламентується Положенням про бухгалтерську службу. Положення розробляють спеціалісти з обліку, яке оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником під­приємства.

Схема затвердження індивідуальна та залежить від структури конкретного підприємства. Положення є внутрішнім нормативним актом, відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої докумен­тації, має чітко визначену структуру та включає наступні розділи:

—загальні положення;

—цілі і завдання;

— функції;

—права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників);

—службові зв'язки;

—організація роботи.

Розділ "Загальні положення" визначає форми ведення обліку, чи­сельність і штат бухгалтерії, найменування законодавчих актів, якими керується бухгалтерія в своїй діяльності. Закінчується розділ вимога­ми, що пред'являються до керівника бухгалтерії.

Другий розділ Положення визначає цілі та завдання бухгалтерсь­кої служби.

Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерії, такі як облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчас­ним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.

Четвертий розділ "Права та обов'язки керівництва" містить поса­дову інструкцію головного бухгалтера, складену на підставі Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". У п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з яки­ми бухгалтерія взаємодіє.

- з усіма структурними підрозділами — з питань бухгалтерського обліку;

- з юридичною службою — щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- з відділом кадрів — з питань підбору кадрів для бухгалтерії, розрахунку заробітної плати персоналу.

Бухгалтерська служба має безпосереднє відношення до управлін­ського апарату, всіх цехів і відділів підприємства. Бухгалтерія отри­мує від підрозділів ті чи інші дані, необхідні для обліку (документа­льно оформлені здійснені господарські операції) та передає їм необ­хідну управлінську та іншу інформацію.

Взаємодія зі сторонніми організаціями полягає у отриманні від бан­ків виписок за рахунками, копій доданих до них документів та передачі розрахунково-платіжних банківських документів, чеків на отримання грошових коштів і об'яв на внесення готівки, інформації з питань робо­ти, балансів та звітів. До державної податкової служби бухгалтерія пе­редає звіти про нарахування та сплату податків та інші документи.

Шостий розділ Положення "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії. Якщо підприємство на­лежить до суб'єктів, що підлягають обов'язковому аудиту, до даного розділу включається відповідна інформація.

Положення про бухгалтерську службу є базовим документом для розробці інших документів по організації облікового процесу.

З метою конкретизації функцій облікового апарату підприєм­ства на підставі положення про бухгалтерію розробляються окре­мі положення для кожного її структурного підрозділу (управ­ління, сектору, відділу або групи). У них виділяють такі розділи: загальна частина, завдання сектору, його структура, функції, права, відповідальність та взаємовідносини з відділами, цехами, відокремленими підрозділами підприємства.

Положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи затверджують власники (засновники) підприємства або уповноважена особа (керівник).

Важливу роль в успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов'язків між окре­мими її працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, оде­ржання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник за­тверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства за­тверджується посадова інструкція, яка є документом тривалої дії.

Посадова інструкція — це доку­мент, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відпо­відальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкрет­ної штатної посади.

Стиль викладення посадової інструкції носить розпорядчий характер (тобто використовуються слова «встановлюються», «не допускаються», «забороняється»). Текст посадової інструкції :

– складається від третьої особи;

– групується по розділам, які позначають арабськими цифрами;

– повинен бути точним, коротким та зрозумілим.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних під­розділів (начальниками відділів). При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій робітників, який складається з розділу «Професії керівників, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців» та розділу 2 «Професії робітників» (затв. наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004р. № 336). В даному Довіднику відображені специфічні для різних посад кваліфікаційні характеристики, на основі яких з урахуванням специфіки підприємства робітники відділу кадрів та керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади індивідуально.

Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником під­приємства. Кожний працівник має бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Інструкція оголошується працівнику під розписку в наступних випадках:

• при укладанні трудового договору (контракту);

• переміщенні на іншу посаду або тимчасовому виконанні обов'язків;

• при внесенні до неї змін і доповнень.

Для об­лікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною:

—найменування посади;

—загальні положення;

—цілі і завдання;

—обов'язки і права;

—відповідальність;

—взаємозв'язок з іншими посадовими особами;

—критерії оцінки виконання обов'язків;

—оклад і премія;

—порядок призначення, звільнення і заміщення посади;

—висновок.

В табл.2.4.4. наведено будову і зміст посадової інструкції облікового працівника.

Таблиця 2.4.4

Будова і зміст посадової інструкції облікового працівника або працівника відділу контролю

Розділ	Перелік питань, що регламентуються
І . Загальні положення	Підлеглість працівника, порядок його зарахування на посаду, звільнення та переведення, підлеглі йому особи, кваліфікаційні вимоги
2. Обов'язки	Основні службові обов'язки відповідно до видів виконуваних робіт
3. Права	Перелік питань, на підставі яких працівник може приймати остаточне рішення. Його права, зокрема: - перерозподіл обов'язків між підлеглими працівниками, виходячи з робочої необхідності - участь в нарадах, що проводяться адміністрацією з питань обліку, контролю та аналізу - подання про винагороду або покарання підлеглих працівників - внесення пропозицій керівництву щодо переміщення та звільнення працівників - організація нарад з питань обліку, аналізу, контролю збереження грошових та товарно-матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та використання - подання дозволу на здійснення відповідних господарських операцій тощо
4. Відпові­дальність	Перелік конкретних питань, за вирішення яких відповідає тільки даний працівник, зокрема: - дотримання розпорядку дня підлеглими працівниками - дотримання культури обслуговування відвідувачів та клієнтів - дотримання графіка роботи та грошового обігу - правильність та повнота використання прав, наданих посадовою інструкцією - зберігання первинних документів у поточному архіві підрозділу тощо

У заголовку посадової інструкції зазначають назву посади, що відповідає професійній назві згідно з Національним класифікатором України «Класифікатор професій» ДК-003-2005. Якщо у структурі відповідного підрозділу декілька однакових посад, до назви посади додають уточнюючі слова, які відображають напрям діяльності (спеціалізацію) категорійність. П.І.П працівника, який обіймає дану посаду, у заголовку інструкції не зазначають.

По­ложення про головних бухгалтерів є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлю­ються керівником (власником) на підставі рішень атестаційних комі­сій (якщо такі є на підприємстві).

Дотримання посадової інструкції має бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи.

В доповнення до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, що регулює трудові взаємовідносини між посадови­ми особами. Цей розділ може встановлювати службові зв'язки, поря­док подання звітів, планів та інших документів, періодичність подан­ня звітної інформації тощо.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється дія­льність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір, нака­зи керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов'язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між мене­джерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інфор­мації на підприємстві.

Трудовий контракт і посадова інструкція використову­ються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і праців­ником.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

При реорганізації, скороченні штатів тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни на підставі наказу керівника підприємства.

Крім того, посадові інструкції повинні бути змінені і знову затверджені при:

- зміні назви підприємства або структурного підрозділу;

- зміні назви посади

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.