Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
praktika-1.docx
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
84.08 Кб
Скачать

Глава 3. Характеристика службы делопроизводства ооо «Торговый дом Даргез»

3.1 Назначение и функции службы делопроизводства в «тд Даргез»

В ООО «Торговый дом Даргез» служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением. руководителем службы является помощник президента компании, который назначается президентом и генеральным директором нашей компании.

Все функции службы разделены между исполнительными группами по основным направлениям работы отдела. Так, к службе делопроизводства относятся следующие должности:

  1. Руководитель службы

  2. Помощник президента и генерального директора

  3. Секретарь-референт

  4. Секретарь

Основными функциями службы делопроизводства являются:

  1. выполнение и рациональное распределение задач, поставленных руководителями компании;

  2. оформление командировочных листов

  3. оформление приказов и распоряжений

  4. регистрация входящей и исходящей документации

  5. разбор входящей корреспонденции

  6. встреча и общение с гостями компании (в т.ч. иностранными посетителями)

  7. ведение протоколов совещаний

  8. оповещение сотрудников о распоряжениях руководства

  9. ведение переписки с деловыми партнерами компании

  10. обеспечение руководства всем необходимым

  11. взаимодействие с посольствами, аэропортами, паспортными столами

3.2 Изучение взаимодействия службы делопроизводства ооо «Торговый дом Даргез» с другими подразделениями компании.

Служба делопроизводства имеет непосредственное отношение ко всем подразделениям организации. Для выполнения своих функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по всем организационным, формальным и неформальным вопросам.

С генеральным директором и президентом компании служба взаимодействует тесно, включая информацию об их распорядке дня и возможных встречах или переговорах.

С остальными структурными подразделениями наша служба взаимодействует непосредственно как по вопросам документооборота в компании, так и по вопросам связи с руководителями компании. Так же в обязанности службы делопроизводства входит общение и достижение договоренностей с представительствами ООО «ТД Даргез» в других городах

3.3 Характеристика организации труда сотрудников службы делопроизводства ооо «тд Даргез»

Вся деятельность службы базируется, прежде всего, на Трудовом кодексе Российской Федерации, а так же на приказах и распоряжениях генерального директора компании, Уставе ООО «ТД Даргез» и на других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Должностные обязанности работников отдела устанавливаются должностными инструкциями.

Каждый работник обязан действовать в соответствии с должностной инструкцией, которую утверждает генеральный директор. В должностной инструкции содержатся общие положения о работе сотрудника, его должностные обязанности, права, уровень его ответственности, необходимые документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе. Так же в инструкции указаны знания, которыми должен обладать сотрудник для выполнения своих должностных обязанностей.

Сотрудники ООО «ТД Даргез» обеспечиваются фиксированной заработной платой в соответствии с характером выполняемых работ, выплаты осуществляются в полном размере в установленные сроки (10-15 числа каждого месяца). Ежегодные отпуска предоставляются всем сотрудником длительностью 14 дней и утверждаются (не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года) в соответствии с графиком отпусков, который утверждается отделом кадров и генеральным директором. В случае временной нетрудоспособности (по причине болезни, иным обстоятельствам) предоставляются больничные, а также неоплачиваемый отпуск (или отпуск без сохранения заработной платы) соответственно.

Ежемесячная выплата премий персоналу компании осуществляется на основании Положения о премировании. Премирование осуществляется по итогам работы за месяц в размере до 60% от должностного оклада, при условии выполнения отдельных показателей премирования, определенных отдельно для каждого должностного лица. Предложения по премированию разрабатываются руководителем отдела кадров и начальниками структурных подразделений, и направляются на согласование генеральному директору, затем президенту компании, а так же обязательно согласовываются с финансовым департаментом. Решение о размере ежемесячной премии принимает генеральный директор в соответствии с финансовым состоянием компании, оставляя за собой право понизить, повысить или лишить премии.

За неисполнение служебных обязанностей, халатное отношение, совершение дисциплинарного проступка, причинение убытков организации при выполнении служебных обязанностей предусмотрены следующие взыскания: выговор (без занесения в личное дело), штраф, выговор (с занесением в личное дело), увольнение.

Заключение

Моя учебно-ознакомительная практика проходила в службе делопроизводства в должности секретаря-референта компании ООО «ТД Даргез». Во время прохождения практики мною были применены на практике теоретические знания, полученные в период моего обучения. Кроме того, на практике были изучены: тонкости делопроизводства на практике, основные правила и отдельные моменты деловой переписки (в том числе иностранной), методы общения с руководством, установление деловых взаимоотношений с сотрудниками организации и руководством. Стала понятна необходимость четко обоснованной миссии компании и далее дерева целей. Изучила методы воздействия и мотивирования сотрудников компании к продуктивной деятельности и рационального распределения времени.

Среди работы с документацией можно выделить следующее:

  • Оформление приказов

  • Оформление служебных записок

  • Оформление протоколов переговоров

  • Оформление командировочных заданий

  • Оформление командировочных листов

  • Бронирование и выкуп билетов, номеров

  • Экономический перевод иностранных документов:

  1. Инструкций по эксплуатации

  2. Приглашений

  3. Таможенных документов (инвойсов, упаковочных листов)

  4. Писем

  5. Контрактов

  6. Счетов

Из полученного опыта могу сделать выводы о работе службы делопроизводства:

  1. Служба делопроизводства является неотъемлемой частью каждой компании, выполняя, корректируя и контролируя весь документооборот в компании.

  2. Выполняет роль парламентера между руководством и подчиненными, упрощает процесс подписи документов.

  3. Обеспечивает жизнедеятельность компании в вопросах командировок, оформления документов, взаимодействия со сторонними организациями и бизнес-партнеров.

  4. Является лицом компании.

Я так же закрепила и расширила теоретические и практические знания в области экономики и управления на предприятии; изучил основные законодательные и нормативные документы и материалы, организационную структуру предприятия, изучил профессионально-должностную структуру работников предприятия, ознакомился с деятельностью специалистов, ознакомился с организацией и постановкой экономической, организационной и управленческой работы на предприятии и приобрел необходимые навыки этой работы. Приобрел навыки работы по сбору, обработке и анализу экономической информации, смог применить знания, полученные в процессе обучения.

Список использованной литературы

  1. Устав ООО «Торговый дом Даргез»

  2. Положение о службе делопроизводства ООО «ТД Даргез»

  3. Должностная инструкция руководителя службы делопроизводства ООО «ТД Даргез»

  4. Должностная инструкция секретаря-референта ООО «ТД Даргез»

  5. Латфуллин Г. Р., Райченко А. В. Теория организации: Учебник для вузов - СПб.: Питер – 2009 – с 393-195

  6. Мотузко Ф.Я. Охрана труда. - М.: Высшая школа, 2009.

  7. Чекан А.А. Менеджмент: основы теории и деловой практикум: учебно – методическое пособие / А.А. Чекан. – М.: Издательство МГОУ, 2011, 130с.

  8. Интернет-энциклопедия www.Wikipedia.ru

  9. Интерент – энциклопедия www.librusek.ru

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]