2.2. Схема работы с приложениями Microsoft Office

Говоря о схеме работы с приложениями Microsoft Office , следует отметить, что пользователь должен пройти следующие этапы:

1. Загрузить приложение;

2. Создать документ данного приложения

или открыть уже существующий;

3. Произвести необходимые операции в документе:

• отредактировать содержимое документа;

• построить Электронную таблицу, производящую некоторый расчет;

• построить график по данным документа и др.;

4. Сохранить приложение на носителе информации файлом данных;

5. Вывести необходимую информацию на бумагу (не обязательно);

6. Закрыть приложение.

Рассмотрим возможности осуществления данных этапов.

1. Запуск программ – приложений Microsoft Office возможно осуществить, используя : Панель Задач; Панель Office , которая обеспечивает быстрый доступ к наиболее часто используемым ресурсам и может быть размещена в любом месте экрана или скрыта до тех пор, пока она не понадобится; Проводник Windows .

Выбрав необходимое приложение, загружаем его, с учетом возможности загрузки файлов Windows .

2.1. Создание документа Microsoft Office можно осуществить: либо находясь в соответствующем приложении через его команду Создать; либо через кнопку Создать документ Microsoft Office , расположенную на Панели Microsoft Office.

В первом случае в рабочей области программы приложения создается новый файл документа, представленный своим окном.

Во втором случае , при нажатии кнопки Создать документ Microsoft Office в появившемся диалоговом окне следует:

• выбрать вкладку Общие, содержащую различные типы документов,

• выбрать нужный документ, выделив его щелчком левой кнопки мыши,

• и загрузить его, нажав на кнопку ОК.

Соответствующая программа будет автоматически запущена и в ней создастся пустой документ выбранного приложения.

2.2. Открытие документа Microsoft Office можно осуществить: либо находясь в соответствующем приложении через его команду  Открыть; либо через кнопку Открывать документ Microsoft Office , расположенную на Панели Microsoft Office.

В появившемся диалоговом окне Открытие документа следует

• найти нужный документ, установив его место нахождение:

• магнитный диск носителя информации и имя папки в окне ввода Папка;

• и имя файла в соответствующем окне ввода;

• и загрузить его, нажав на кнопку Открыть.

В первом случае файл документа раскроется своим окном в рабочей области программы приложения.

Во втором случае программа, связанная с пиктограммой типа файла документа, будет автоматически запущена и в ней откроется выбранный документ приложения.

3. Произвести необходимые операции в документе: отредактировать содержимое документа; построить Электронную таблицу, производящую некоторый расчет; построить график по данным документа и др.;

Необходимые действия выполняются в окне документа по правилам работы выбранного приложения. В результате формируется файл документа этого приложения.

4. Сохранение документа Microsoft Office можно осуществить по командам:  Сохранить Сохранить как … находясь в соответствующем приложении.

В появившемся диалоговом окне Сохранение документа следует

• указать место для расположения файла документа:

• магнитный диск носителя информации и имя папки в окне ввода Папка

• и имя файла в соответствующем окне ввода;

• и сохранить его, нажав кнопку Сохранить.

В результате файл документа будет записан на носителе информации - заданном магнитном диске.

5. Вывести документ Microsoft Office можно по команде:  Печать, находясь в соответствующем приложении.

При готовности принтера файл документа будет выдан на бумагу.

6. Закрыть документ Microsoft Office можно по команде:  Закрыть, находясь в соответствующем приложении.