Отчет по лабораторной работе № 14

Цель и задачи лабораторной работы: Приобретение навыков оформления документов с помощью текстового редактора Microsoft Word.

Задачи для выполнения:

1. Какие способы слияния существуют?

2. Для чего предназначены основной документ и источник данных?

3. На основе чего может быть создан основной документ?

4. Перечислите типы основных документов.

5. Создайте источник данных (минимум из 7 записей)

6. Осуществите вставку полей в основной документ.

7. Осуществите проверку полей слияния.

8. Осуществите поиск ошибок слияния.

9. Осуществите слияние в новый документ.

10. Осуществите сортировку в источнике данных.

11. Как осуществляется печать почтовых наклеек?

12. Как осуществляется печать адресов на конвертах?

13. В качестве основного документа выберите Конверты, создайте источник данных, вставьте поля слияния и распечатайте данные на новом готовом конверте.

1. Какие способы слияния существуют?

Существует возможность слияния:

• Все записи;

• Текущую запись;

• Несколько записей, идущих подряд.

Кнопка – закрытие окна без сохранения изменений.

Кнопка – запуск операции слияния.

2. Для чего предназначены основной документ и источник данных?

Основной документ содержит текст и рисунки, которые должны присутствовать во всей пачке писем. В нем также находятся поля слияния, в которых будет размещен текст, относящийся к конкретному лицу.

Источник данных содержит информацию, которая вставляется в поля слияния в основном документе.

3. Н а основе чего может быть создан основной документ?

Основной документ может быть создан на основе:

• Текущего документа означает, что основным документом становится текущий открытый файл.

• Шаблона предполагает начать работу с готового шаблона, который может быть настроен для определенных целей.

• Существующего документа означает начало работы с имеющегося документа.

Если используется вкладка Рассылки, то за основной документ будет взят текущий документ.

4. Перечислите типы основных документов.

Типы основных документов: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог, Обычный документ.

5. Создайте источник данных (минимум из 7 записей)

Источником данных является таблица. В первой строке содержатся имена полей (например, индекс, адрес, название организации, Ф.И.О. и т.п.). В каждой последующей строке содержится одна запись данных (например, полные сведения об одном из адресатов).

Возможны следующие варианты выбора источника данных:

• Использование списка – уже существующий источник данных;

• К онтакты Outlook – адресная книга, из программы Outlook в качестве источника данных;

Создание списка – создает новый источник данных с использованием инструмента Слияние.

Для того, чтобы создать источник данных, в области задач Слияние необходимо в группе Выбор получателей установить флажок Создание списка и щелкнуть по кнопке или на вкладке Рассылки выполнить команду Выбрать получателей/ Ввести новый список… после чего появится диалоговое окно Новый список адресов:

После щелчка по кнопке откроется диалоговое окно Настройка списка адресов. Этот режим предназначен для форматирования строки заголовков источника данных.

В списке Поля перечислены имеющиеся поля данных. В источник данных войдут все перечисленные в списке поля данных, если они не будут удалены или заменены.

• Чтобы удалить поле необходимо выбрать его имя из списка и нажать кнопку .

• Чтобы добавить к списку новое поле, необходимо нажать кнопку и ввести. Новое поле появится после того поля, которое было выделено перед добавлением.

• Чтобы переименовать поле необходимо выбрать его имя из списка и нажмите кнопку .

• Чтобы изменить порядок полей в списке, необходимо выбрать имя поля в списке Поля и нажать кнопки или . Результат слияния не зависит от порядка следования полей в источнике данных. В конечном счете, в списке Поля в строке заголовка останутся только нужные поля.

Для внесения информации в источник данных необходимо в диалоговом окне Новый список адресов нажать кнопку . Для перехода от одного поля к другому используются клавиши <Tab> и <Shift+Tab>. Некоторые поля можно оставить незаполненными (но не вставлять в них пробелы).

Функции кнопок диалогового окна «Новый список адресов»

Кнопка	Функция
Создать запись	Добавляет новую запись.
Удалить запись	Удаляет текущую запись.
Найти…	Вызывает на экран диалоговое окно Поиск элемента.
Настройка столбцов	Вызывает на экран диалоговое окно Настройка списка адресов.

Чтобы завершить ввод данных и вернуться к основному документу, необходимо щелкнуть кнопку ОК. Появится диалоговое окно Сохранение списка адресов где необходимо ввести имя файла, тип файла (по умолчанию: список адресов Microsoft Office) и щелкнуть кнопку Сохранить.

6. Осуществите вставку полей в основной документ.

Для этого необходимо установить курсор в нужном месте документа и щелкнуть по одной из следующих кнопок из области задач Слияние:

• Б лок адреса. Позволяет добавить в основной документ элементы адреса, с учетом необходимого пользователю формата этих элементов.

• Строка приветствия. Вставка строки приветствия с учетом формата строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем.

• Почтовая марка. Вставка электронной марки.

• Другие элементы. Вставка прочих полей слияния.

Вставку полей слияния можно также осуществить по команде Рассылки/ Вставить поле слияния. При этом раскроется список имен всех полей источника данных, из которого необходимо выбрать название поля.

После вставки полей основной документ (наклейка) примет вид:

«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»
«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»	«Страна» «Блок_адреса»

7. Осуществите проверку полей слияния.

После вставки полей слияния необходимо проверить правильность вставленных полей нажав на кнопку . Поля слияния будут заменены данными из первой записи источника данных. На данном этапе можно просмотреть весь документ, щелкая по кнопкам и области задач Слияние. Возможно также осуществление поиска данных, исключение некоторых записей из документа и изменение источника данных (щелкайте по соответствующим кнопкам области задач Слияние).

Если вставка полей осуществлена правильно, необходимо щелкнуть по ссылке .

Проверить правильность вставленных полей можно также, используя вкладку Рассылки.

Щелкнув по кнопке Просмотреть результаты, поля слияния будут заменены данными из первой записи источника данных. С помощью кнопок проверяется правильность вставленных записей полей.

После вставки полей основной документ (наклейка) примет вид:

г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100
г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100	г. Тула Кутузова, 100

8. Осуществите поиск ошибок слияния.

Для этого необходимо щелкнуть на вкладке Рассылки и в диалоговом окне Поиск ошибок выбрать тип отчета об ошибках.

Если Word обнаружит ошибку слияния, то на экране появится сообщение о типе этой ошибки. В этом случае следует исправить ее и продолжить поиск.

При проверке ошибок слияния рассматриваемого основного документа - наклейка, была обнаружена следующая ошибка:

9. Осуществите слияние в новый документ.

Для того, чтобы осуществить слияние в новый документ, в области задач Слияние необходимо выбрать команду после чего откроется диалоговое окно «Составные новые документы», в котором необходимо определить записи для объединения (существует возможность объединить: все записи; текущую запись; несколько записей, идущих подряд.

Слияние основного документа и источника данных можно осуществить, находясь в окне основного документа, нажав соответствующие команды на вкладке Рассылки в группе Завершение.

– Запуск операции слияния и отправка результатов слияния в новый документ;

– Запуск операции слияния и печать результатов слияния;

– Запуск операции слияния и отправка результатов слияния по электронной почте.

В качестве нового документа выберем Конверт. На вкладке Рассылки выбираем команду и объединяем все записи.

10. Осуществите сортировку в источнике данных.

В режиме редактирования источника данных можно отсортировать источник по одному или нескольким полям с помощью команды в диалоговом окне Получатели слияния. При этом появится вкладка Сортировка записей в диалоговом окне Фильтр и сортировка.

Записи можно сортировать по любому полю, выбрав его в списке Сортировать по полю. В списке Затем по полю выбрать имя поля для дополнительной сортировки. Если требуется отсортировать базу данных более чем по трем критериям, то сначала производится сортировку по менее значимым, а затем по более значимым ключам. Кнопка отменяет все условия сортировки.

Осуществим сортировку по полю – Имя – по убыванию:

11. Как осуществляется печать почтовых наклеек?

Необходимо выполнить команду Рассылки/ Начать слияние/Пошаговый мастер слияния и в области задач выбрать Наклейки и .

На данном этапе определяются параметры наклейки. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке . Затем в группе Принтер диалогового окна Параметры наклейки установить переключатель в положение, соответствующее принтеру, выбранному для печати.

• В списке Подача бумаги указать способ подачи бумаги.

• В списке Поставщик наклеек выбрать общий тип наклеек.

• В списке Тип выбрать тип наклейки. (Содержание этого списка зависит от выбранного поставщика наклейки). Описание выделенной наклейки отображается в области Наклейка.

Если нужной наклейки в списке нет, необходимо нажать кнопку для задания произвольных размеров наклейки. Чтобы вывести на экран информацию о размере наклейки и расположении наклеек на листе – необходимо щелкнуть по кнопке . После нажатия OK необходимо произвести те же операции, что и при печати адресов на конвертах.

12. Как осуществляется печать адресов на конвертах?

На вкладке Конверты и Наклейки выбираем Конверты и в открывшемся окошке выбираем Параметры конверта/ Параметры печати. Существует возможность напечатать адресом вверх или адресом вниз; подачу бумаги осуществить: по умолчанию (автовыбор), с помощью ручной подачи или через лоток.

13. В качестве основного документа выберите Конверты, создайте источник данных, вставьте поля слияния и распечатайте данные на новом готовом конверте.