4. Створення серійних документів злиттям.

Створення однотипних документів для розсилання. У MS Word 97 цю задачу можна розв'язати засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття.

У нових версіях програми її розв'язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд Сервіс => Листи і розсилку => Злиття... потрібно виконати шість кроків.

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки – виконати команду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування... і, користуючись іншими кнопками, дадати, вилучити чи перейме­нувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) О ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список. Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни, якщо потрібно о ОК о Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну части­ну тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди ІНШІ ЄЛЄМЄНТИ... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист => Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата => Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.

Конверти та наклейки створюють подібним способом.

Панель інструментів Злиття. Розгляньте кнопки ниж­нього ряду на панелі Злиття (рис.34). Вони означають таке: відо­бражати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-feropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою панелі інстру-іментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (див. рис. 34).

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних ду­жок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.

Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні (рис. 35) команди Параметри ПОЛЯ деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут к) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.