Лекція №1 Тема: Робота з таблицями. Корпоративне використання ms Word.

Мета: Сформувати і закріпити теоретичні знання та практичні навички з теми уроку шляхом раціонального використання ефективних методик і сучасних інформаційних технологій.

Навчально-методичне забезпечення, ТЗН: конспект лекції, методичні матеріали.

План

1. Створення і редагування таблиці

2. Обчислення за допомогою таблиці

3. Серійні і великі документи.

4. Створення серійних документів злиттям.

5. Створення великих документів

Література

1. Гаєвський О.Ю. Інформатика: 7-11 кл.:Навч.посіб. – К.:А.С.К., 2007. – 512 с.:іл..

2. Дибкова Л.М. Інформатика і комп’ютерна техніка: Навчальний посібник. Видання 2-ге, перероблене, доповнене – К.: Академвидав, 2005. – 416 с.

3. Тхір Ігор, Калушка Володимир, Юзьків Андрій Посібник користувача ПК. Видання третє. – Тернопіль: Підручник і посібник, 2006. – 1024 с.; іл.

1. Створення і редагування таблиці

Списки працівників фірм з анкетними даними, інформацію про друзів чи дані виробничого характеру варто наводити у вигляді таблиць.

Таблиці призначені для наочного подання інформації. Елементами таблиці є клітинки (комірки), рядки, стовпці, рамки i дані, які є в клітинках .

Таблиці створюють засобами пункту Таблиці основного меню. Є три способи створення таблиць за допомогою таких команд:

• Вставити таблицю;

• Нарисувати таблицю;

• Перетворити текст в таблицю.

Розглянемо перший cnoci6. Унаслідок виконання команди Вставити таблицю отримаємо діалогове вікно, де треба задати кількість стовпців i рядків майбутньої таблиці. після натискання на кнопку ОК порожня таблиця розташується в документі там, де був курсор. Вводять у таблицю дані i відображають рамки.

Другий cnoci6. Після виконання команди Нарисувати таблицю, з’явиться панель інструмента Таблиці і межі . Курсор миші набуде вигляду олівця. На цій панелі вибирають тип лінії, її товщину, колір. Розмістивши курсор-олівець у документі, рисують структуру таблиці: спочатку зовнішній прямокутник, а пізніше — вci потрібні лінії. Клацнувши двічі в клітинці, можна вводити дані. Щоб продовжити рисування, треба клацнути на кнопці з зображенням олівця, а щоб витерти нарисоване — вибрати гумку.

Tpemiй cnoci6 є дуже зручний: спочатку треба ввести дані, не задумуючись над виглядом таблиці. Між даними обов'язково треба набирати розділювач — символ, якого немає в даних, наприклад, кому, крапку чи інше. Введений текст виокремлюють i застосовують команду Перетворити текст у таблицю.

Розглянемо основні дії, визначені над таблицями та їхніми елементами.

Щоб увести дане в клітинку, треба спочатку клацнути у ній мишею.

Щоб переміщатися по таблиці, натискають на клавіші Tab (вперед), Shift+Tab (назад) чи на клавіші зі стрілками.

Щоб змінити розташування обмежувальних ліній, їх перетягують за допомогою миші.

Можна вставляти чи вилучати рядки і стовпці.

Клітинку можна об’єднати, виокремивши їх i застосувавши команду Об’єднати чи натиснувши на відповідну кнопку на панелі.

Дані в клітинках (чи у всій таблиці) вирівнюють вертикально до верхньої чи нижньої межі, середини, а також, як звичайно, горизонтально: до лівого краю, правого, центру.

Вигляд таблиці можна змінити засобами команди Межі i Замальовування з пункту Формат основного меню. У відповідному діалоговому вікні є три закладки: Межі, Сторінка i Замальовування, які дають змогу зробити таке:

• вибрати тип рамки, тип, ширину i колір лили, забрати окремі лінії;

• сторінку з таблицею взяти в рамку-рисунок;

• клітинки затінити чи замалювати їх кольором i прикрасити деяким узором.

Якщо таблиця містить числову інформацію про діяльність фірм, рекламу тощо, то ці дані можна оформити також у вигляді діаграми. Щоб вставити відповідну до таблиці діаграму у текстовий документ, її треба виокремити (всю або частину) i виконати послідовність команд Вставити => Рисунок => Діаграма. Через деякий час (що залежить від швидкості вашого комп'ютера) на екрані з'явиться таблиця в форматі Excel, а також відповідна діаграма (стовпчикового типу). У цей момент ще можна робити зміни в таблиці — діаграма змінюватиметься автоматично. Тип діаграми можна вибирати з запропонованого меню, клацнувши на кнопці типу. А можна нічого не змінювати, закрити вікно таблиці i клацнути на чистому полі десь у документі. Через мить стовпчикова діаграма буде там. Тепер можна змінити розміри діаграми чи її розташування.

Діаграма — це об’єкт, який активізують (вибирають, виокремлюють) клацанням мишею один раз у його межах. Двічі клацати не можна — з'явиться майстер діаграм, якого треба буде довго закривати. Активний об’єкт буде оточений маркерами (маленькими прямокутниками), перетягуючи які можна змінювати розміри об’єкта. Щоб перемістити вибраний об’єкт, курсор миші переміщають над об’єктом (біля верхнього лівого кута) доти, доки він не набуде хрестоподібного вигляду зі стрілками — тепер можна натиснути на ліву клавішу i перетягнути об’єкт на нове місце.

Редагування таблиці.

Таблиці редагують, щоб надати їм привабливішого і досконалішого вигляду. Редагування включає зміну ши­рини стовпців та висоти рядків, уставлення окремих комі­рок, рядків, стовпців і вилучення їх, форматування даних таблиці, її зовнішнє оформлення тощо. Усі процедури ре­дагування виконують, тільки попередньо виділивши еле­менти таблиці.

Виділення таблиці та її елементів. Таблицю, що реда­гують, виділяють, послуговуючись командою Таблица— Выделить таблицу. При цьому курсор спочатку встанов­люють всередині таблиці. Невеличкі таблиці виділяють також «буксируванням» покажчика миші.

Поточний рядок можна виділити командою Табли­ца—Выделить строку, а поточний стовпець — командою Таблица—Выделить столбец. Можливим є й інший спо­сіб: покажчик миші треба помістити на верхній межі стовпця і клацнути лівою клавішею миші. Або ще й так: установити покажчик миші в поле стовпця, натиснути на клавішу <Shift> і клацнути правою клавішею миші. Бло­ки сусідніх комірок, рядків та стовпців виділяються ана­логічно. Для скасування виділення досить клацнути ми­шею поза полем таблиці.

Зміна ширини стовпця і висоти рядка. Здійснюється через команду Таблица—Свойства таблицы, що зумовлює появу на екрані однойменного вікна з вкладками «Табли­ца», «Строка», «Столбец» і «Ячейка».

У вікні з вкладкою «Строка» установлю­ють висоту рядка (діапазону рядків) і вибирають один із варіантів її задания:

• висота підбирається тільки з огляду на обсяг тексту;

• висота встановлюється мінімальною («Минимум»), але не меншою від заданої;

• висота має бути точно такою, як її задано («Точно»). У цьому вікні вказується також варіант переходу між

рядками («Предыдущая строка», «Следующая строка»).

Засобами вкладки «Столбец» встановлю­ють ширину виділеного стовпця (групи стовпців).

Швидко змінити висоту (ширину) окремих рядків (стовп­ців) можна за допомогою вертикальної (горизонтальної) лі­нійки форматування, «буксируючи» її розподільні маркери покажчиком миші, що має вигляд Можна також змінювати ширину стовпця таблиці виділенням і «буксиру­ванням» її розподільної лінії за допомогою іншого покажчика миші Така операція змінює ширину не тільки ви­браного стовпця, а й сусіднього, залишаючи незмінною ши­рину таблиці. При постійно натисненій клавіші <Shift> або <Ctrl> наслідки «буксирування» будуть іншими: змінюються ширина тільки вибраного стовпця і таблиці в цілому або ширина всіх стовпців при незмінній ширині таблиці.

Оформлення таблиць

Для оформлення таблиць послуговуються засобами ві­домого вікна «Границы и заливка», що активізується командою Формат—Границы и заливка.

Для обрамлення таблиці можна використовувати штрихові, одинарні, подвійні, потрійні, напівжирні, комбі­новані й інші лінії. Тип ліній вибирають зі списку «Тип», товщину (0,25 — 6 пт) — зі списку «Ширина»; як пра­вило, вона дорівнює 0,5 пт. Лініям можна надати певно­го кольору (зазвичай вони чорні), вибравши його зі спис­ку «Цвет».

Останній штрих в оформленні таблиці додають, засто­совуючи заливання її комірок, рядків або стовпців. Колір заливання можна встановити, скориставшись вкладкою «Заливка».

Наведені вище дії можна також виконати за допомо­гою кнопок панелі «Таблицы и границы». Крім того, є можливість об'єднати або поділити комірки на частини, вирівняти текст по верхньому (нижньому) краю чи розташувати пр центру, відсортувати записи за зрос­танням (спаданням) і т. ін.

Розбивка і об’єднання, вставка і видалення комірок.

Розбивка і обєднання комірок

1 Щоб поділити таблицю на дві, виділити рядок, що буде першим рядком другої таблиці. Щоб вставити текст перед таблицею, виділити перший рядок таблиці.

2 Виберіть команду Разбить таблицу в меню Таблица.

Розподіл комірки на декілька комірок в таблиці

1 Натисніть кнопку Таблицы и границы для відображення панелі інструментів Таблицы и границы.

2 Выберить команду Нарисовать таблицу . Покажчик зміниться на перо.

3 Щелкнить і перетащите, щоб створити відділення для нових комірок.

Порада. Щоб поділити декілька комірок, виділити їх, а після цього натисніть кнопку Разбить ячейки

Додання рядків, стовпців і комірок. Word дає змогу вставляти в таблицю потрібну кількість рядків, а також додавати рядки на її початку чи в кінці.

Для вставлення рядків у кінець таблиці необхідно вста­новити курсор на останній її рядок та активізувати коман­ду Таблица—Добавить—Строки ниже. Для додання од­ного або кількох рядків у кінець таблиці можна також скористатися клавішею <Таь>, якщо спочатку встановити курсор в останню комірку таблиці. Для додання нового рядка в будь-яке місце таблиці слід установити курсор у рядок, над яким (під яким) передбачається його розмісти­ти, і виконати команду Таблица—Добавить—Строки вы­ше (Строки ниже). Щоб уставити кілька рядків, треба ви­ділити ділянку їх розміщення.

Вставлення стовпців у таблицю багато в чому нагадує вставлення рядків. Воно виконується командою Табли­ца—Добавить—Столбцы слева (Столбцы справа). При цьому також спочатку виділяється відповідна ділянка їх розміщення. Додати рядки та стовпці можна і за допомо­гою однойменних кнопок панелі ін­струментів.

У таблицю можна вставляти й окремі комірки або групи комірок. Ця процедура починається з виділення ділянки розміщення нових комірок і виконується через команду Таблица—Добавить—Ячейки. В однойменному вікні (рис. 2.31), що відкривається, задається варіант додавання нових комірок:

• зі зсувом комірок таблиці вправо або вниз;

• зі вставленням цілого рядка або цілого стовпця.

Процес додання здійснюють командою ОК.

Вилучення комірок, рядків і стовпців. Вилучати по­передньо виділені елементи таблиці можна командами Уда­лить—Таблица, Удалить—Строки, Удалить—Столбцы та Удалить—Ячейки меню Таблица або контекстного меню. Будь-який помилково вилучений елемент можна відразу відновити за допомогою кнопки «Отменить».

Поділ таблиці на частини. Поділити таблицю на кіль­ка частин по горизонталі можна командою Таблица Разбить таблицу або за допомогою комбінації клавіш <Ctrl+Shift+Enter>. Поділ починається з позиції курсора.

Для об'єднання частин таблиці досить вилучити всі абзаци між ними, спочатку клацнувши мишею на кнопці

Оброблення табличних даних у середовищі Word

Редактор Word здатний сортувати табличні дані та об­числювати за формулами.

Автоформатування таблиці.

Якщо ви не маєте достатньої навички в роботі з таблицями, Майстер буде для вас незамінним помічником при створенні таблиць. Для виклику Автоформатування виберіть Таблиця  Вставити таблицю. Автоформат. Після створення таблиці ви можете скористатися командою Таблиця  Автоформат таблиці, щоб вибрати необхідний формат з набору стандартних форматів, що пропонується. Такий підхід дозволяє значно спростити процес форматування таблиць.

Створення заголовків що повторюються.

1 Виділити рядок або рядки тексту, що будуть використовуватися в якості заголовку таблиці. Виділений фрагмент повинен включати перший рядок таблиці.

2 Виберіть команду Заголовки в меню Таблица.

Word автоматичні дублює заголовки таблиці на нових сторінках, що є результатом автоматичних розривів сторінок. Word не дублює заголовок при вставленні вручну розіриву сторінки в межах таблиці.

Заголовки, що дублюються в таблиці видимі тільки в режимі розмітки.