Тема 4. Системы документации.

Вопрос 1.

Классификация документов. Унифицированные системы документации. Система организационной и распорядительной документации: назначение, состав. Требования к их составлению и оформлению.

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, установить режим работы и т.д. К организационным документам относятся: учредительный договор, устав, положение, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции и др.

Распорядительные документы необходимы для регулирования деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией. К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных документов. К справочно-информационным документам относятся: служебное письмо, телеграмма, протокол, до-кладная записка, справка, заявление, предложение и др.

Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.