Тема 2. Современные способы и средства создания документов.

Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Эволюция способов документирования. Текстовое, техническое документирование. Роль технических средств в совершенствовании документационных процессов. Классификация средств организационной техники.

Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Эволюция способов документирования.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон РФ от 20,02,1995 г. № 24-ФЗ « Об информации и защите информации» (см. изм. От 10,01,2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом, также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения (это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей) и официальный документ (документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке).

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и обосновывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 « юридическая сила документа : свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1.Текстовое документирование

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2.Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Используя материал электронного учебника, выполните письменно следующие тестовые задания:

(правильные ответы обведите кружком).

1. Ведение делопроизводства, организация документооборота возлагаются на

а) руководителей

б) секретарей

в) исполнителей

г) работника, ответственного за делопроизводство

2. Ответственность за организацию делопроизводства в организации возлагается на

а) начальников подразделений

б) специалистов, ответственных за ведение делопроизводства

в) руководителей организации

3. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела осуществляет

а) делопроизводственная служба

б) юридическая служба

4. Требования к документированию и организации работы со служебными документами определяются

а) Инструкцией по делопроизводству организации

б) распоряжениями руководителя

5. Требования Инструкции по делопроизводству должны знать и выполнять

а) сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства

б) руководители подразделений

в) все сотрудники учреждения

6. Выполнение правил оформления документов обеспечивает

а) конфиденциальность

б) юридическую силу документа

в) оперативное и качественное составление документов

г) кодирование текста

д) организацию быстрого поиска документов

е) компьютерную обработку деловых документов

ж) сокращение затрат труда на обработку документов

7. Что обеспечивает единство правил документирования управленческой деятельности в организации

а) ГОСТ Р 51141-98

б) общероссийский классификатор управленческой документации

в) ГСДОУ и УСД

г) типовая инструкция по делопроизводству