Вопрос 2.

Понятие «функция документа». Основные функции документа и их особенности. Классификация документов по различным признакам: месту составления, содержанию, форме, срокам исполнения, происхождению, виду оформления. Понятие «электронный (цифровой) документ». Унификация и стандартизация управленческих документов.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря совей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на 3 блока:

1. Информационные функции (информационная, политическая, коммуникативная)

2. Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная)

3. Функции, носящие культурно-исторический характер ( культурная функция исторического источника)

Информационная функция.

определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция.

Присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Политическая функция.

Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиций, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция.

Выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживать. Этот обмен может быть односторонним (может происходить с помощью документов ,ориентированных в одном направлении – сверху вниз); двусторонним (происходит с помощью документов, тесно связанных между собой); многосторонний (происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества )

Управленческая функция.

Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие такой функцией, являются основными источниками информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных. Информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению , что реализуется в различных сводках, справках, отчетах.

Правовая функция.

Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Учетная функция.

Характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Культурная функция.

Проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о традициях, знаниях, обычаях, навыках и т.д..

Функция исторического источника.

изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Основные признаки документа.

1. Наличие смыслового содержания (Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.)

2. Стабильная вещественная форма ( обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени).

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. (Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации).

4. Завершенность сообщения.( Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).)

Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. При этом используются не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются : назначение; доказательное значение (юр.сила) ;время появления документа ; стадии изготовления ; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности ; характер правоотношений и т.д.

По назначению документ может быть подлинным, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа – это «первый или единичный экземпляр официального документа»

Дубликат документа- это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа- это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.»

Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическую силу копия приобретает только после её завершения в соответствиями с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинный документ -это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подложный документ (фальсифицированный)- это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично имененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным – это такий документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель. Ни внешние признаки : почерк, рисунки и т.д.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков , но с искажением содержанием; подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки.

По времени появления документов во внешней среде различают оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания «умножения» оригиналов, т.е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общепринятой классификации документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации

- унифицированная система банковской документации

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

- унифицированная система отчетно-статистической документации

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

- унифицированная система документации по труду

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ

- унифицированная система внешнеторговой документации.

унифицированная система документации (УСД)- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Используя материал электронного учебника, выполните письменно следующие задания:

Задание 1. Дайте определения понятиям:

подлинный документ

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

подлинник (официального) документа

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

дубликат документа

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

заверенная копия документа

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Задание 2.

1. Как вы понимаете термин «документационное обеспечение управления»?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Какими основными законодательными и нормативными документами регламентирована организация документационного обеспечения в организациях?

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Задание 3.

Дайте краткую характеристику основным и специфическим функциям документов, указанным в таблице.

Функция документа	Характеристика функции
Информационная
Социальная
Коммуникативная
Культурная
Управленческая
Правовая
Историческая