Оперативное хранение дел в структурных подразделениях

С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях учреждения по месту их формирования.

Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей и секретарей (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений.

Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются по годам в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Копия номенклатуры дел помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

Хранить документы в неприспособленных шкафах или в столах запрещается.

Учет дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел.

Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и т.п. органами допускается в исключительных случаях и производится в установленном порядке при наличии на их запросе положительной резолюции руководителя учреждения. На место изымаемого документа подшивается заверенная печатью копия, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). Факт изъятия документа должен отражаться во внутренней описи документов в деле. Подлинник документа, на основании которого производилось изъятие, передается в архив учреждения и хранится там в деле фонда..

Подготовка и передача дел в архив

Составление и оформление описей дел.

На завершенные делопроизводством и на переходящие, незаконченные дела, подлежащие передаче в архив учреждения, составляются описи.

Описи дел структурного подразделения учреждения системы Банка России составляются по установленной форме (приложения 15 и 16 к настоящей Инструкции) и представляется в архив через год после завершения формирования дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений

Описи дел структурных подразделений составляются секретарями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства) структурных подразделений под методическим руководством архива.

В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись.

Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив.

Отсутствующие в номенклатуре, но имеющиеся в наличии дела включаются в опись структурного подразделения.

Описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурного подразделения учреждения, подлежащие передаче в архив, заведенные в каждом календарном году.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

-дела, специфические для учреждений системы Банка России (регистрационные дела кредитных организаций: дела по вопросам надзора за деятельностью кредитных организаций и т.д.), ведущиеся в течение нескольких лет.

В архиве учреждения составляются сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 17 и 18 к настоящей Инструкции).

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части) - для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения:

- срок хранения дела (для дел временного хранения);

- номер статьи (для дел временного хранения);

- примечание (хранение дела в подразделении, фамилия ответственного за хранение дела, оставленного в подразделении, и т.д.).

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы.

К индексу или порядковому номеру дела, содержащего сведения ограниченного распространения «Для служебного пользования» добавляется аббревиатура «ДСП».

В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В графе 4 указывается дата дела, в графе 5 — количество листов в деле или его томе, части.

В графах 6 и 7 указываются срок хранения дела и номер статьи по Перечню Банка России или Типовому перечню.

Графа 8 описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям или другой организации со ссылкой на акт, об уничтожении со ссылкой на акт, о присвоении делу номера по годовому разделу описи дел постоянного, долговременного хранения или по личному составу.

Систематизация дел в описи структурного подразделения определяется архивом учреждения. Рекомендуется систематизировать дела в описи структурного подразделения в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел организации. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту.

Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.

Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе «Примечание» делается отметка о том, что дело переходящее, указывается подразделение, в котором оно хранится и фамилия ответственного за хранение.

«Регистрационные», «наблюдательные» и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п., то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Пример:

В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с № 1 по № 15,

из них:

литерный № 9а,

пропущены №№ 7, 8.

Описи дел структурного подразделения подписываются составителем, согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.

Описи дел постоянного хранения, временного (сроком свыше 10 лет) хранения и по личному составу расчетно-кассового центра подписываются составителем, а затем утверждаются руководителем расчетно-кассового центра. Описи до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией (ЭК) территориального учреждения Банка России.

Описи дел РКЦ - источника комплектования государственного архива - подлежат рассмотрению ЭПК госархива.

Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Опись дел РКЦ составляется в трех экземплярах. Один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК территориального учреждения Банка России, на котором она была рассмотрена и одобрена, второй экземпляр хранится в архиве РКЦ, третий экземпляр передается по требованию в государственный архив, источником комплектования которого является РКЦ.

Описи представляются в архив учреждения одновременно с передаваемыми на хранение делами. До этого проекты описей дел представляются в архив для проверки правильности их составления.

Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, подготовка которого возлагается на архив учреждения (в РКЦ - на лицо, ответственное за архив).

Описи дел по личному составу учреждений с небольшие объемом данной категории дел могут составляться за несколько лет со сквозной порядковой нумерацией дел.

.

Передача дел в архив.

Передача дел в архив учреждения производится только по описям.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях учреждения.

. В архив учреждения передаются документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, а также организаций-предшественников.

Документы организаций, не входящих в систему Банка России, в архивы не принимаются.

Передача дел в архив учреждения осуществляется, как правило, по графику приема-передачи дел в архив.

График приема-передачи дел на новый календарный год составляется ежегодно в конце года архивом и согласовывается с руководителями структурных подразделений и учреждений, передающих документы в архив.

График приема-передачи дел утверждается руководителем учреждения.

Отступление от графика приема-передачи дел допускается только по письменному разрешению руководителя учреждения, курирующего службу ДОУ.

Прием каждого дела производится заведующим (сотрудником) архива учреждения (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. На двух экземплярах описи в графе "Примечание" против каждого дела. включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив учреждения, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела и сотрудника архива учреждения, принявшего дела.

Например:

Сдал 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи.

Дата

Принял 15 (пятнадцать) дел:

Должность, подпись, расшифровка подписи

Дата

Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.

Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с заведующим архивом (ответственным за архив) учреждения системы Банка России. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.

При передаче дел в архив учреждения один экземпляр сдаточной описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.

Снятие или отмена ограничительных пометок («ДСП», «Конфиденциально» и т.п.) с документов, принятых в архив учреждения, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив, или их правопреемниками. При отсутствии правопреемников у ликвидированных, реорганизованных и т.д. подразделений снятие или отмена ограничительных пометок производится комиссией, специально создаваемой для этих целей на основании распоряжения руководства учреждения».