Составление номенклатуры дел структурного подразделения

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения учреждения возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями Инструкции пол ДОУ.

Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование заведующему архивом (ответственному за архив) учреждения. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем учреждения один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в службе ДОУ и является составной частью сводной номенклатуры дел.

По окончании делопроизводственного года секретарь структурного подразделения подводит итог заведения дел в подразделении и заполняет графу 3 и итоговую запись номенклатуры (приложение 12 к настоящей Инструкции). Копия итоговой записи или сведения о количестве заведенных дел представляются в службу ДОУ учреждения для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел.

Составление сводной номенклатуры дел учреждения.

Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел учреждения системы Банка России составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 11 к настоящей Инструкции).

В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел службы ДОУ. так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел секретариатов руководителей учреждения (если они не входят в состав службы ДОУ) и номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3- месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел учреждения составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, после чего утверждается руководителем учреждения.

Сводная номенклатура дел учреждения подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России.

Рис.1.образец номенклатуры дел.