Тема 7. Особенности работы с документированной информацией ограниченного доступа……………………………………………………………………………….

1 Перечень сведений конфиденциального характера. Характеристика конфиденциальной информации. Система защиты ценной информации. Технология защиты документированной информации. Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа……………………

Приложения…………………………………………………………………………….

Литературный список…………………………………………………………………..

Голоссарий……………………………………………………………………………….

Тема 1. Документ, его функции и свойства.

Вопрос 1.

Предмет, содержание и задачи дисциплины. Место курса в системе наук. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления. Происхождение и эволюция понятия «документ». Соотношение понятий «информация» и «документ».

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

1.отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2.обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

. Руководитель учреждения организует работу службы ДОУ и соблюдение требований настоящей Инструкции работниками учреждения Банка России.

Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в подразделениях осуществляет служба ДОУ предприятия, она организует документооборот предприятия и дает указания по вопросам ДОУ, обязательные для исполнения всеми подразделениями.

Функции организации ДОУ в учреждениях Банка России (численностью не менее 20 человек), а также организационно-методическое руководство и контроль за состоянием ДОУ в их подразделениях осуществляют службы документационного обеспечения управления (управления, отделы, сектора).

Задачи, функции, порядок работы службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) устанавливаются Инструкцией о службе ДОУ учреждения и утверждаются руководителем учреждения. Требования Инструкции по делопроизводству должны знать и выполнять все сотрудники предприятия.

Права, обязанности и ответственность работников службы ДОУ устанавливаются в их должностных инструкциях.

В учреждениях со штатной численностью менее 20 человек, а также в подразделениях учреждения функции ДОУ выполняют, как правило, 1-2 работника, ответственные за этот участок (далее – ответственные за ДОУ). Указанным работникам на основании приказов, распоряжений, должностных инструкций функции ДОУ могут поручаться наряду с другими должностными обязанностями.

В случае увольнения с работы, перевода на другую работу, перемещения, отстранения от работы, отпуска, командировки или болезни работника, которому поручены функции ДОУ в учреждении (структурном подразделении учреждения), выполнение указанных функций поручается другому работнику учреждения (структурного подразделения учреждения).

Ответственность за надлежащее использование и сохранность документов, содержащих служебную информацию, несут работники, которым эти документы переданы в связи с их должностными (функциональными) обязанностями.

При увольнении или переводе работника структурного подразделения учреждения (далее – структурное подразделение) на другую работу, а также в случаях длительного отсутствия работника все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя данного структурного подразделения другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

Понятие о документах.

Документ- это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать , предназначенная для передачи её во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является «сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного ) носителя». Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

1. Атрибутивность (наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа- это содержание (мысли, идеи), материальная- это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала(носителя фиксированной информации).

2. Функциональность ( предназначенность документа для передачи во времени и пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации).

3. Структурность документа (тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п)

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы.

Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники.

Данное понятие включает в себя:

-информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

-информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

-информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;

-различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

База данных - это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе.

Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

Основополагающий характер имеет Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». В ст. 5 закона записано: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Правовые нормы по отдельным вопросам документирования в различных сферах управленческой и хозяйственной деятельности содержатся также и в Гражданском кодексе Российской Федерации, законах «Об акционерных обществах», «Об обществе с ограниченной ответственностью'', «О бухгалтерском учете» и др.

Важнейшее значение для документирования управленческой деятельности не только в традиционной бумажной, по и в электронной форме, а также для обмена электронными документами имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (№ 24-Ф'З от 10.01.2002 г.).

Вопросы формирования государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации регламентируют «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в 1993 году и Федеральный закон от 22.10 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Межотраслевое регулировании ДОУ осуществляется также на основе государственных стандартов и нормативных актов соответствующих федеральных органов исполнительной власти (Федеральной архивной службы, Государственного комитета по статистике, Министерства финансов и др). Установленные такими нормативными актами общие требования к работе с управленческой документацией распространяются и на Банк России.

Вместе с тем, учитывая особую социально-экономическую роль банковского сектора, ряд вопросов документационного обеспечения банковской деятельности регламентируется специальными законодательными и нормативными актами.

В деятельности Банка России присутствуют элементы как государственного, так и корпоративного (ведомственного) регулирования ДОУ.

На Банк России возложена ответственность за ведение унифицированной системы банковской документации (УСБД).

Наряду с другими унифицированными системами документации (организационно-распорядительной, отчетно-статистической, бухгалтерской, по труду и др.) УСБД в качестве отдельного класса включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Использование унифицированных систем документации направлено на оптимизацию количества форм документов и состава содержащихся и них показателей, обеспечения единообразия их построения.

Особенность унификации банковской документации заключается в том, что одна се часть обеспечивает документирование экономических взаимоотношений между юридическими липами на территории Российской Федерации (например, платежная документация по безналичным расчетам), а другая - применяется только внутри системы Банка России.

Таким образом, в настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ, которое должно дополнять фермы и методы государственного с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Регулирование ДОУ в системе Банка России базируется на единых принципах организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях.

Общие требования к организации ДОУ в главных управлениях, национальных банках, расчетно-кассовых центрах, вычислительных центрах, полевых учреждениях, учебных заведениях и других предприятиях, учреждениях и организациях системы Банка России устанавливает Инструкция но организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России. С I января 2002 г. введена в действие новая редакция этой инструкции (утверждена Указанием Банка России № 1060-У от 03.12.2001 г.), подготовленная с учетом внедрения типовой САДД ТУ, а также издания ряда новых нормативных документов, в том числе Перечня документов, образующихся в деятельности Банка России с указанием сроков хранения (Указание Банка России от 02.11.2000 г. № 854-У) и др.

В этой связи уточнения внесены практически во все разделы Инструкции 70-И. Наиболее существенные изменения внесены в раздел «Организация документооборота». С учетом новых требований переработан ряд приложений. В их число включено «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления территориального учреждения Банка России, содержащее унифицированные требования к работе дело-производственных служб в условиях САДД ТУ. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и другими государственными стандартами на унифицированные системы документации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68).

Требования Инструкции нацелены на совершенствование качества подготовки документов и технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Банка России и учреждений его системы.

Таким образом, нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, её структуру, функции.