Тема 6. Систематизация и хранение документов.

Вопрос: Номенклатуры дел и их значение. Виды номенклатур дел: индивидуальные, типовые, примерные. Требования к номенклатуре дел. Формирование дел. Подготовка дел к передаче в архив организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общие положения.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Ответственность за составление номенклатуры дел учреждения возлагается на службу ДОУ.

Номенклатура дел учреждения составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел подведомственных главному управлению (национальному банку) расчетно-кассовых центров (отделений) согласовываются со службой ДОУ и включаются в сводную номенклатуру в качестве дополнения.

Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции учреждения, планы и отчеты учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности учреждения (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами. Юридические дела кредитных организаций, формирующиеся в подразделении, отвечающем за лицензирование, а затем передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения, отвечающего за лицензирование.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формированию в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков, а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень), решений ЦЭПК при Росархиве и ЦЭК Банка России о сроках хранения отдельных категорий документов.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел учреждения без изменений.

Номенклатуры дел учреждений и их структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел учреждения тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ. второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве учреждения системы Банка России, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное учреждение.

Требования к составлению номенклатуры дел.

Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения 10 и 11 к настоящей Инструкции).

В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или учреждения в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством учреждения.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 12-1-54 цифра 12 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой «Для служебного пользования», то к индексу дела добавляется аббревиатура «ДСП».

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Для служебного пользования» («ДСП»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, Банка России, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального учреждения. Затем располагаются заголовки дел. содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка (например, «Юридические дела кредитных организаций (по каждой организации»). Использование общего заголовка допускается также для группы дел. содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты РКЦ (по каждому РКЦ)».

В номенклатуру включаются заголовки дел открытого хранения с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП»). В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну, включаются только в номенклатуру секретных и совершенно секретных дел.

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения. Об этих изменениях необходимо в срок не более 1 недели письменно информировать службу ДОУ учреждения.

. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

в заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название. Например: «Переписка с кредитными организациями о представлении отчетов».

в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов по Перечню Банка России;

точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты кредитных организаций за III квартал 1999 года».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: « Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив.

. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях, установленный Перечнем.

Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЦЭК учреждения по представлению ЭК учреждения.

.В графе 5 указывается номер статьи Перечня учреждения.или Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня добавляется аббревиатура «ТП» (без кавычек).

В графе 6 «Примечание» службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, и на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись (приложение 12 к настоящей Инструкции) номенклатуры.

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».