Порядок передачи документов внутри учреждения.

Передача документов, зарегистрированных службой ДОУ, между структурными подразделениями осуществляется через службу ДОУ.

Передача зарегистрированных в структурном подразделении документов другому структурному подразделению осуществляется работниками структурных подразделений.

Документы передаются с соответствующей отметкой в САДД ТУ, других используемых регистрационных формах (журналах, регистрационных карточках) или на втором экземпляре (для внутренних документов). Цель указанного порядка передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа.

Передача на исполнение в другое подразделение входящего документа, имеющего резолюцию руководителя учреждения или его заместителя, осуществляется на основании новой резолюции лица, давшего поручение.

. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего резолюции руководства учреждения) в подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом подразделении, его следует в 2-дневный срок передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.

Организация работы с письмами граждан.

Ответственность за правильную организацию работы с письмами граждан в учреждении несет его руководитель.

Все поступающие в учреждение письма граждан регистрируются службой ДОУ.

Письменные обращения частных лиц, оформленные не на бланках учреждений или организаций, рассматриваются как письма граждан. Письменные обращения работников индивидуально-частных предприятий, оформленные без бланка, но подписанные с указанием должности или удостоверенные печатью, не могут рассматриваться как письма граждан.

Коллективными считаются обращения граждан, подписанные двумя и более лицами. При регистрации таких писем в графе «Корреспондент» указывается фамилия первого заявителя, подписавшего письмо.

. Не подлежат регистрации письма граждан без указания фамилии заявителя, данных о его месте жительства или работы (учебы). Указанные письма передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

Не подлежат рассмотрению письма граждан, не содержащие предложения, заявления или жалобы. Указанные письма также передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

. Письма граждан, в которых содержатся вопросы, относящиеся к ведению других организаций, направляются по принадлежности с обязательным информированием об этом заявителя.

Зарегистрированные письма граждан передаются на рассмотрение руководству учреждения или его структурного подразделения.

Если в процессе работы с письмом исполнитель выясняет, что вопрос не входит в компетенцию данного подразделения, то он не позднее, чем в 2-дневный срок, должен возвратить данное письмо в службу ДОУ для передачи в другое подразделение, при этом передача предварительно согласовывается исполнителем с руководителями соответствующих подразделений. Передача документа отмечается в САДД и др. формах.

Запрещается направлять жалобы граждан для решения поставленных вопросов тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Письма граждан исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительной проверки и изучения - не более 15 дней.

Письма военнослужащих и членов их семей исполняются в срок до 15 дней со дня регистрации.

Текст ответа должен давать исчерпывающую информацию на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о результатах его рассмотрения. При подтверждении сведений, изложенных в жалобах, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. Ответы на коллективные обращения направляются одному из авторов, указавшему конкретный почтовый адрес.

В исключительных случаях ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем исполнителем на письме делается запись о фактическом исполнении, которая подписывается руководителем структурного подразделения.

. Если письмо не требует ответа, то отметка «В дело» должна проставляться непосредственно на письме с указанием даты и подписи руководителя структурного подразделения, рассмотревшего письмо.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, приложенные к письму гражданина, остаются в деле или возвращаются автору письма, о чем обязательно указывается в ответе-справке.

Информация о поступлении и результатах исполнения писем граждан периодически обобщается службой ДОУ и докладываются руководству.

Особенности работы с документами, имеющими пометку «Для служебного пользования».

Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в том числе порядок их регистрации, определяются настоящей Инструкцией и другими нормативными и распорядительными актами Банка России, регламентирующими работу с данной категорией документов.

На документах и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

В документах, направляемых иностранным корреспондентам, допускается использовать пометку «Конфиденциально».

Запрещается использовать другие ограничительные пометки или грифы для обозначения сведений ограниченного распространения («Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и т.п.).

Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма (при направлении документа с сопроводительным письмом).

На последнем листе экземпляра документа, формируемого в дело по месту регистрации (как правило, на оборотной стороне листа), должно быть указано: количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, номер его телефона и при необходимости список рассылки.

На изданиях пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются на обложке и титульном листе издания,

На магнитных носителях информации пометка «Для служебного пользования» и учетный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя информации.

Ограничительная пометка «Для служебного пользования» может не проставляться на бухгалтерских документах строгой отчетности, расчетно-денежных документах, на учитываемых формах подразделений по работе с персоналом Банка России, его территориальных и подведомственных учреждений.

Прием, регистрация (учет), выдача и рассылка документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется структурными подразделениями или лицами,. Документы с пометкой «Для служебного пользования» подлежат регистрации.

Необходимость постановки на инвентарный учет подготовленного или поступившего документа, не подлежащего в соответствии с настоящей Инструкцией обязательной регистрации, определяется исполнителем. Инвентарные документы в дела не приобщаются.

На инвентарный учет ставятся документы с пометкой «Для служебного пользования», не подлежащие регистрации в делопроизводстве учреждения, типографские издания организационно-распорядительных, нормативных и методических материалов (документов), справочные материалы длительного пользования, используемые подразделениями Банка России при выполнении ими функциональных задач (инвентарные документы), а также магнитные носители информации.

В регистрационный номер всех видов документов (для инвентарных документов и магнитных носителей информации в учетный номер) включается аббревиатура «ДСП».

Сопроводительные письма, составляемые к ранее зарегистрированным документам с пометкой «Для служебного пользования», также имеют пометку «ДСП» и регистрируются в соответствии с требованиями к регистрации служебной переписки с включением в регистрационный номер аббревиатуры «ДСП» (п.4.4.4 настоящей Инструкции). В сопроводительном письме делается отметка о наличии приложения с указанием его регистрационного номера, номера экземпляра и количества листов в прилагаемом документе.

Документы (носители информации) с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также доставляются работниками Российского объединения инкассации, курьерами Банка России и подведомственных ему учреждений. Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут вручаться лично адресату под роспись за полученный документ.

Копирование документов осуществляется, если нет запрещения (ограничения) на снятие копий в тексте документа или в сопроводительном письме.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» копируются только с письменного разрешения (подпись списка рассылки или резолюция на документе) руководителя учреждения системы Банка России или лиц, которым делегировано это право, в части сведений, относящихся к их компетенции.

Тиражирование документов для рассылки (кроме снятия единичных копий, осуществляемого в соответствии с резолюциями руководства по результатам рассмотрения документов) производится по согласованию с подразделением по защите государственной тайны.

Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно, в учетных формах делается отметка о количестве тиражированных экземпляров.

. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, осуществившего подготовку документа. Список рассылки делается на обороте последнего листа подписного экземпляра или на отдельном листе и прикладывается к подписному экземпляру.

. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». При определении документа в дело делается соответствующая отметка в учетных формах.

При большом объеме документов, содержащих сведения ограниченного распространения, их целесообразно группировать в дела отдельно от документов, не имеющих ограничительных пометок.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых во вне рабочее время шкафах (ящиках, хранилищах). Могут не опечатываться металлические хранилища, имеющие кодовые (цифровые) запоры, а также места хранения, которые находятся в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.

. Уничтожение дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. Дела и документы уничтожаются с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Банка России. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими Банка России, назначенными руководителем подразделения. Об уничтожении делается отметка в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

Черновики, варианты и неподписанные по каким-либо причинам проекты документов уничтожаются лично исполнителем, который несет за их уничтожение персональную ответственность.

Документы с пометкой «Для служебного пользования», черновики и проекты таких документов уничтожаются на стандартных бумагорезательных машинах без предъявления к ним особых требований. Дела с документами ограниченного распространения уничтожаются путем сжигания или на машинах по переработке отходов в присутствии лиц, ответственных за делопроизводство.

. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» между структурными подразделениями осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, в котором создан документ (в которое документ поступил), или лиц, которым они делегировали это право, в части сведений, относящихся к их компетенции, с соответствующей отметкой в формах учета.

При увольнении служащих, имеющих в пользовании документы ограниченного распространения, осуществляется проверка наличия этих документов с использованием установленных форм учета, в которых делается отметка о передаче документов другому должностному лицу. Передача документов производится в установленном порядке.

. Проверка наличия документов, дел и инвентарных документов с пометкой «Для служебного пользования» проводится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения системы Банка России. В состав комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

Комиссия проверяет наличие документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», а также внесение в учетные формы (в том числе в САДД ТУ) информации о списании документов в дела. Если в учетных формах нет отметки о списании документов в дело, то комиссия проверяет их фактическое наличие у исполнителей.

Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения Банка России.

Принципы и методы организации контроля.

Основными задачами контроля исполнения • являются:

- обеспечение выполнения поручений руководства учреждения, данных по поступившим документам;

- организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений приказов и распоряжений, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах учреждения;

- обеспечение руководства учреждения оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;

- обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами 5.1.2. Все служащие учреждения обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Структурные подразделения учреждения в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

Организация контроля исполнения возлагается на руководство учреждения и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения поручений возлагается на одного или нескольких работников службы ДОУ. При необходимости в структуре службы ДОУ может быть образована группа (сектор) контроля. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль исполнения поручений осуществляют также помощники, референты и секретари руководителей учреждений, лица, ответственные за организацию работы с документами.

Служба ДОУ оказывает методическую и практическую помощь в организации этой Служба ДОУ в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении.

Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- проверку хода исполнения;

- учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

После рассмотрения руководителем документ передается в службу ДОУ. Работники службы ДОУ, исходя из содержания документа и резолюции, ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

. Служба ДОУ ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Отчет об исполнении должен содержать следующую информацию:

кому направлен ответ, дата и номер документа - ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание;

если ответ по документу дан в устной форме, в справке указывается дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений -соисполнителей.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия по уважительной причине должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен подготовить докладную записку на имя руководителя учреждения с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции руководителя учреждения.

После исполнения документ направляется в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

Документы, подлежащие постановке на контроль.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов;

- запросы и обращения депутатов всех уровней;

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- решения Совета директоров;

- приказы, распоряжения, нормативные акты;

- поручения руководителей учреждений;

- решения коллегиальных органов, а также распорядительные документы учреждения;

- запросы правоохранительных органов;

- запросы кредитных организаций.

Постановке на контроль подлежат также поручения с формулировками «доложить», «представить», «внести предложения», «подготовить проект ответа (документа)» и другие поручения, предусматривающие осуществление какой-либо работы в установленный период времени.

Сроки исполнения документов.

Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении:

- письма - поручения и письма-запросы центрального аппарата Банка России - до 20 дней;

- письма представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов - до 20 дней;

- письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - до 30 дней;

- запросы и обращения депутатов палат Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных органов Российской Федерации всех уровней -до 30 дней;

- поручения Совета директоров, приказы и распоряжения Банка России, приказы и распоряжения учреждения системы Банка России - до одного месяца;

- заявления и жалобы граждан - в соответствии с п.4.8.10 настоящей Инструкции;

- запросы кредитных организаций – до одного месяца.

Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, исполнитель документа не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения, должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

В случае, когда исполнение документа связано с необходимостью выезда на место или получения дополнительного материала, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

Информация о продлении руководством срока исполнения документа вносится в соответствующие учетные формы. Корректировка срока осуществляется службой документационного обеспечения управления учреждения системы Банка России.

Документ без установленного срока, как правило, должен быть рассмотрен в течение месяца со дня поступления в учреждение системы Банка России.

Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль.

Сотрудники службы ДОУ. ответственные за контроль, осуществляют следующие операции:

получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов;

информирование руководства учреждения Банка России о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении;

информирование, при необходимости, сотрудников центрального аппарата Банка России, органов власти субъектов Российской Федерации, а также представителей учреждений и организаций об исполнении контролируемых документов;

снятие документов с контроля после исполнения.

Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения.

Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль исполнения, обязаны ежедневно просматривать информационную базу САДД ТУ или другие учетные формы, если учреждение не располагает САДД ТУ, рассылать «напоминания» в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

Секретарь (сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства) обязан за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении срока. При выявлении неисполненного в установленные сроки документа секретарь обязан незамедлительно доложить руководителю подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины и проинформировать службу ДОУ о мерах, принимаемых для исполнения документа