- •Тема1.Документ, его функции и свойства……………………………………………….
- •Тема 2. Современные способы и средства создания документов……………………...
- •Тема 3. Правила оформления и составления документов………………………………
- •Тема 4. Системы документации……………………………………………………………..
- •Тема 5. Организация работы с документами…………………………………….
- •Тема 6. Систематизация и хранение документов…………………………………
- •Тема 7. Особенности работы с документированной информацией ограниченного доступа……………………………………………………………………………….
- •Тема 1. Документ, его функции и свойства.
- •Вопрос 1.
- •Вопрос 2.
- •Тема 2. Современные способы и средства создания документов.
- •Тема 3 Правила оформления и составления документов.
- •Вопрос 2.
- •Тема 4. Системы документации.
- •Вопрос 1.
- •Область применения
- •2. Состав реквизитов документов
- •Требования к оформлению реквизитов документов
- •Требования к бланкам документов
- •Образцы бланков документов
- •Вопрос 2.
- •Назначение и состав информационно-справочных и справочно-аналитических материалов
- •3.2. Составление и оформление информационно-справочных документов
- •3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
- •Тема 5. Организация работы с документами.
- •Вопрос 1. Понятие документооборота. Порядок прохождения поступивших документов. Особенности обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учёт объёма документооборот.
- •. Учет объема документооборота.
- •Регистрация входящих документов.
- •Резолюция.
- •Порядок обработки и регистрации исходящих и внутренних документов.
- •Регистрация внутренних документов.
- •Регистрация и рассылка распорядительных документов (приказов, распоряжений).
- •Экспедирование документов.
- •Порядок передачи документов внутри учреждения.
- •Организация работы с письмами граждан.
- •Тема 6. Систематизация и хранение документов.
- •Общие положения.
- •Составление номенклатуры дел структурного подразделения
- •Составление сводной номенклатуры дел учреждения.
- •Формирование и оформление дел
- •Оперативное хранение дел в структурных подразделениях
- •Подготовка и передача дел в архив
- •Тема 7. Особенности работы с документированной информацией ограниченного доступа.
- •Перечень сведений конфиденциального характера
- •О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
- •(Распоряжение) о переводе работника на другую работу
- •(Распоряжение) о поощрении работника
- •Пример оформления выписки из приказа
- •Рекомендуемая литература по дисциплине «документационное обеспечение управления»
- •Основные учебные и справочные издания
- •Глоссарий дисциплины «документационное обеспечение управления».
Экспедирование документов.
Отправка незарегистрированных исходящих документов запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, сдаются на отправку в экспедицию или службу ДОУ под расписку в реестре передачи документов полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о способе доставки.
Документы должны быть отправлены в день их получения экспедицией или службой ДОУ в соответствии с согласованным графиком передачи отправлений службам доставки.
Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Обработка и отправка документов осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725), а также правилами оформления и обработки корреспонденции, утвержденными специальными службами доставки (Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, Главным центром специальной связи, специальными экспресс-службами).
Отправляемые документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдаются в соответствующую службу доставки.
Отправка общей корреспонденции осуществляется в отдельных конвертах с обязательным составлением описей вложений к ним.
При формировании сводных пакетов общая корреспонденция вкладывается в отдельные от расчетных документов пакеты. Отправка общей корреспонденции в сводных пакетах в открытом виде (без вложения в отдельные конверты) не разрешается.
Опись вложений в конверт составляется в двух экземплярах: один экземпляр вкладывается в конверт вместе с документами, другой хранится в экспедиции (службе ДОУ) в течение установленного срока. Порядок и форма заполнения описи вложений в конверт приведены в приложении 8 к настоящей Инструкции.
Экспедиция или служба ДОУ осуществляют сверку описи вложений в конверт и реквизитов отправляемых документов.
Хранящиеся в экспедиции описи вложений, а также реестр передачи отправлений службам доставки являются доказательством отправки корреспонденции.
Необходимость отправки документов с использованием конкретного вида доставки (почта, заказная почта, фельдъегерская связь, спецсвязь, нарочным и др.) определяется исполнителем.
Заказной почтой отправляются документы, для которых использование этого вида доставки определено нормативными актами. При этом на соответствующих документах исполнители проставляют в верхнем правом углу надпись «заказная». Надпись «заказная» переносится и на конверт. Перед заклейкой конвертов работник экспедиции обязан поставить номера вложений на конвертах с заказной корреспонденцией, проверить наличие всех вложений, правильность и точность написанного адреса.
Подготовленные к отправке конверты с документами взвешиваются, маркируются и сдаются на отправку предприятию связи или представителю фельдъегерской службы.
Пакеты с документами, имеющими пометку «ДСП», оформляются в соответствии с установленными правилами и передаются на отправку представителям фельдъегерской службы либо отправляются адресатам через почтовые отделения заказной почтой.
Документы, отправляемые с нарочным курьером, передаются адресату под расписку в реестре, журнале передачи или на копии документа.
В случае возврата ранее отправленной корреспонденции службы ДОУ (экспедиции) обязаны информировать подразделения-исполнители о фактах и причинах возврата документов.