Регистрация входящих документов.

Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, централизованно службой ДОУ.

На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.

Входящие документы регистрируются, как правило, в день поступления. Корреспонденция с пометками «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно» регистрируется и передается на рассмотрение и исполнение незамедлительно.

Предварительное рассмотрение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям исходя из оценки их содержания и на основании установленного распределения обязанностей и функций.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению под расписку документы. адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам.

На рассмотрение руководства учреждения системы Банка России передаются документы, полученные от представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Банка России, а также требующие решения руководства документы, поступившие из других организаций или от граждан. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.

После регистрации документы докладываются руководителю учреждения или руководителю соответствующего структурного подразделения в день их поступления.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления.

Резолюция.

В резолюции дается поручение должностного лица по исполнению документа, определяется порядок, характер и срок исполнения, а также ответственный исполнитель и другие должностные лица, участвующие в работе с документом.

Резолюция подписывается с указанием ее даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция проставляется на свободном от текста месте документа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.

Изменить резолюцию имеет право только ее автор или вышестоящее должностное лицо.

Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям.

Передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в учреждение или получения резолюции или в первый рабочий день при поступлении в конце предыдущего рабочего дня или в нерабочее время с учетом категории срочности документа.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается, как правило, ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Целесообразность тиражирования документов и количество копий определяется руководителем службы ДОУ и лицом, организующим исполнение, в соответствии с содержанием резолюции исходя из сроков исполнения и служебной необходимости. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

Сотрудники структурных подразделений периодически в течение дня получают корреспонденцию в службе ДОУ.

Передача документов производится под расписку с обязательной отметкой в учетных формах.

Передача зарегистрированных службой ДОУ документов из одного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, не разрешается.