. Учет объема документооборота.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

В суммарный показатель объема документооборота учреждения системы Банка России включается количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий документов.

При необходимости в учреждении может вестись учет общего количества документов, включая их копии. В этом случае показатель объема документооборота оформляется в виде дроби, где в числителе - число зарегистрированных документов (т.е. суммарный показатель объема документооборота), а в знаменателе - общее число документов (в том числе нерегистрируемых) и их копий.

Количественному учету подлежат все входящие, исходящие, а также, при необходимости, внутренние документы.

Письма граждан учитываются самостоятельно.

Служба ДОУ регулярно (не реже 1 раза в квартал) представляет руководству учреждения сведения об объеме и составе документооборота. Данные об исполнении документов и информация о состоянии исполнительской дисциплины докладываются руководству ежемесячно.

На основе анализа документооборота готовятся предложения о мерах по совершенствованию работы с документами.

По поручению руководства учреждения служба ДОУ осуществляет подготовку и анализ сведений об объеме и составе документооборота по отдельным структурным подразделениям, видам документов, другим критериям.

При отсутствии автоматизированных технологий делопроизводства и документооборота служба ДОУ или экспедиция осуществляют ежедневный учет документооборота, на основе которого готовят сводные статистические сведения.

Вопрос 2. Регистрация документов как процесс создания банка данных о документах организации для последующего контроля и справочной работы. Правила регистрации и индексации документов. Порядок работы с документами, имеющими гриф ограниченного доступа. Контроль за исполнением документов: основные задачи и виды контроля; принципы и методы организации; основные этапы контроля.

Порядок обработки и регистрации входящих документов.

Прием и первичная обработка поступившей корреспонденции (в том числе доставленной фельдъегерской службой, курьерами учреждений и организаций, а также переданной по телеграфу, факсу, электронной почте и другими установленными способами доставки документов) осуществляется экспедицией или службой ДОУ под расписку с проставлением даты приема и штампа экспедиции или службы ДОУ.

Порядок и график приема корреспонденции согласовывается с соответствующими службами доставки документов. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным.

Не принимаются документы (пакеты), если указан другой адресат, а также в случае невозможности точного определения адресата.

Документы, полученные структурными подразделениями при приеме посетителей, передаются в установленном порядке на регистрацию.

Первичная обработка поступающих документов.

Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия всех вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

Вскрываться должны все конверты и бандероли, за исключением адресованных «лично». При этом сотрудники служб ДОУ (экспедиций) осуществляют проверку поступивших документов с описью вложений в конверт и проставляют в описи отметку о проверке (подпись сотрудника, обрабатывающего пакет, и дату).

При отсутствии вложений в пакетах составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю пакета, другой - подшивается в дело. Акт подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ (экспедиции).

Акт составляется также в случаях несоответствия вложений, указанных в описях к этим пакетам (несоответствие регистрационных номеров, дат, наименований адресатов).

Неподписанные документы или документы, к которым полностью или частично отсутствуют приложения, не подлежат регистрации и возвращаются отправителю. В этом случае составляется соответствующий акт. один экземпляр которого направляется вместе с документами отправителю, другой экземпляр подшивается в дело в службы ДОУ (экспедиции).

Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Денежные билеты и монета, а также другие ценности, обнаруженные в

вскрываемых пакетах, передаются в кассу по акту. Акт об обнаружении ценностей

составляется в 3-х экз., подписывается работниками службы ДОУ (экспедиции), в

присутствии которых вскрывался пакет, и руководителем службы ДОУ

(экспедиции). Один экземпляр акта направляется в кассу, другой - в подразделение,

которому адресованы поступившие документы, третий подшивается в дело.

После вскрытия пакетов и бандеролей упаковочные конверты, в которых поступают решения, постановления, определения судебных органов, исполнительные листы, исковые заявления, судебные повестки, а также письма граждан, в случае если адрес и фамилия заявителя указаны только на конверте. Конверты вместе с документами направляются в структурные подразделения. Иные упаковочные конверты после их вскрытия при необходимости сохраняются в службе ДОУ (экспедиции) не более одного месяца.

Описи вложений к конвертам с общей корреспонденцией хранятся в службе ДОУ (экспедиции) в соответствии с установленными сроками хранения.

Прием телеграфной корреспонденции производится службой ДОУ под расписку с проставлением даты и времени приема.

При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. Если телеграмма не получена адресатом служба ДОУ направляет запрос предприятию связи, обслуживающему учреждение системы Банка России.

Порядок приема и обработки документов, поступающих по электронной почте и специальным каналам связи, определяется соответствующими документами Банка России.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- поздравительные открытки и телеграммы, пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- рекламные материалы:

- письма граждан и организаций без подписи и адреса:

- сообщения, поступившие по электронной почте на персональные адреса работников (а не на официальные адреса, используемые для передачи определенных категорий организационно-распорядительных электронных документов в системе Банка России).

Регистрации в службе ДОУ не подлежат также:

- информация, переданная по факсу для сведения (в том числе факсы с досылкой документа);

- материалы статистической отчетности, в т.ч. в электронной форме, поступающие непосредственно в подразделения и обрабатываемые в них.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Документы, присланные в конвертах с пометкой «лично», по решению должностного лица, в адрес которого они поступили, могут передаваться на регистрацию в порядке, установленном в учреждении системы Банка России.