Тема 5. Организация работы с документами.
Вопрос 1. Понятие документооборота. Порядок прохождения поступивших документов. Особенности обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учёт объёма документооборот.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи дела в архив.
Схема
документооборота
. Общие положения.
. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Служба ДОУ организует документооборот в учреждении на основе Инструкции и документов, регламентирующих применение автоматизированных технологий документооборота.
Конкретная организация документооборота в учреждении определяется с учетом его структуры и специфики деятельности.
Документооборот учреждения охватывает входящие, исходящие и внутренние документы.
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую из центрального аппарата Банка России и учреждений его системы, от органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации (на территории которых осуществляют деятельность учреждения Банка России), прочие законодательные и нормативные акты и другую служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
К исходящим документам относятся: распорядительные документы учреждения Банка России (приказы, распоряжения, приказы по личному составу); письма в адрес Банка России и учреждений его системы, письма в адрес иных организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемых учреждением Банка России в процессе осуществления своих полномочий.
К внутренним документам относятся официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей его организации (протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, создаваемых учреждением системы Банка России и используемых в процессе взаимодействия его подразделений и должностных лиц).
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания или получения.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
В учреждении должен соблюдаться принцип однократности регистрации всех категорий документов. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
С целью исключения возможности присвоения документам одинаковых номеров для определенных групп документов при их регистрации устанавливаются самостоятельные номерообразование и индексация.
При осуществлении в учреждении децентрализованной или частично централизованной регистрации отдельных категорий документов служба ДОУ систематически (не реже 1 раза в год) проводит проверки правильности учета и систематизации документов, прошедших регистрацию в структурных подразделениях.