Тема 9.Контроль як загальна функція менеджменту

423

424

Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

• Проаналізувати звіти витрат засобів за минулий рік і визна- чити статті, які переходять на поточний рік, якщо такі є.

• Проаналізувати звіти витрат засобів за поточний рік і визна- чити планові витрати до кінця року.

• Зустрітися з персоналом підрозділів для визначення витрат, які передбачені на навчання, відрядження, а також капіталовкла- дення в основне обладнання на наступний рік.

• Проаналізувати можливість розширення штатів, призупи- нення поставок і підвищення цін для визначення розмірів непе- редбачених платежів.

• Зробити електронну таблицю з проектом плану на основі даних, одержаних раніше.

• Роздрукувати проект плану і виконати повторну перевірку результатів вручну, а за необхідності внести в нього виправлення.

• Представити проект плану керівнику.

Кожна така дія просуває Ваших працівників вперед на шляху

Список етапів

1. Аналіз минулого звіту

2. Аналіз поточного звіту

3. Збори співробітників

4. Аналіз діяльності

5. Складання проекту плану

6. Аналіз проекту плану Контрольна точка: узгодження проекту плану

0 5 10 15 20 25 30

досягнення третього маяка (закінчення проекту фінансового плану підприємства до 1 червня).

Розміреність визначає, як встановлені маяки і як реальні дії співвідносяться між собою. Вона вказує на правильну послідовність прийнятих Вами кроків, які приведуть до успішного й ефективного вирішення поставлених завдань.

Своєчасність – це визначення потрібного Вам часу для подолан- ня шляху від одного маяка до другого (встановивши тим самим контрольні точки), а також на повне вирішення всього завдання. Для цього слід підготувати графік, який передбачив би строки виконання кожної окремої дії в плані вирішення завдання.

Застосування кожної із характеристик (маяків, активності, розміреності, своєчасності) дозволяє ставити завдання, які може контролювати керівник і результати виконання яких можна вимірю- вати. Якщо ж керівник не може контролювати процес вирішення завдання, то велика вірогідність того, що його не вирішать, а керів- ник буде не в змозі це визначити.

Одним із найпростіших і найбільш поширених прийомів, які використовуються для ілюстрації і контролю процесу виконання завдань, є лінійні діаграми, або як їх називають, діаграми Гантта. Керівнику достатньо лише глянути на них, щоб зрозуміти, на якій точно стадії знаходиться виконання проекту на будь-яку дату, а також мати можливість порівняти реальне становище справ з планом (рисунок 9.3).

Рис. 9.3. Діаграма часу

Лінійні діаграми мають три основні елементи:

• Вісь часу. Вона показує шкалу, на якій оцінюється досягну- тий результат. На ній розташовують будь-які необхідні одиниці виміру: дні, тижні, місяці або інші. Час відкладається на горизон- тальній осі ОX.

• Етапи. Вони показують окремі дії, які повинні бути виконані Вашими працівниками, просуваючись від однієї контрольної точ- ки до іншої. У лінійних діаграмах кожен етап відмічається в хро- нологічному порядку по вертикалі з лівої сторони діаграми, тобто по осі ОY.

• Лінії. Лінії – це відрізки прямих, які Ви малюєте на діаграмі, позначаючи проміжки часу, за які, згідно з планом, слід виконати певні етапи. Короткі відрізки означають короткі інтервали, довгі відрізки – довгі інтервали часу. Найважливішим у лінійній діагра- мі є те, що після завершення якогось етапу можна зафарбувати відповідний відрізок і швидко одержати наочну інформацію про завершені або незавершені етапи.

У нашому прикладі – етапи підготовки проекту фінансового плану.

Третя контрольна точка: узгодження проекту плану.