3. Процес контролю

Процес контролю має три етапи:

• розробка стандартiв i критерiїв;

• спiвставлення з ними реальних результатiв;

• прийняття необхiдних коригуючих дiй.

На кожному етапi реалiзується комплекс рiзних заходiв.

Встановлення стандартiв

I етап процедури контролю демонструє, наскiльки близькi за суттю функцiї контролю i планування.

Стандарти – це конкретна мета, яка пiддається вимiрю- ванню. Ця мета виходить iз процесу планування. Всi стандарти, що використовуються для контролю, повиннi бути вибранi iз багаточисельних цiлей i стратегiй органiзацiї та її мети.

Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має двi дуже важливi особливостi. Вона характеризується наявнiстю часових рамок, в яких повинна бути виконана робота, i конкретного критерiю, стосовно якого можна оцiнити ступiнь виконання роботи.

Отже, стандарт – це формальна вимога, яка відноситься до вдосконалення обов’язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відносяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов’язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, так як і наслідки виходу за їх межі. Якщо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує.

Тема 9.Контроль як загальна функція менеджменту

413

414

Г.В. Осовська, О.А. Осовський. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановлений стандарт, згідно з яким робітники повинні виробля- ти не менше 200 комплектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, чи виконується стандарт, чи ні. Якщо прийняті в орга- нізації обмеження говорять, що Ви зобов’язані працювати п’ять днів на тиждень з понеділка по п’ятницю, виключаючи святкові дні, то тоді працівники, які приходять на роботу лише три дні на ти- ждень, безумовно, не виконують вимог стандарту.

Оскільки саме точні стандарти чіткі й недвозначні, то для керів- ника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рішень, які пов’язані з результатами його роботи.

Показник результативностi точно визначає, що необхідно одер- жати для досягнення поставленої мети. Подiбнi показники дозво- ляють керiвникові спiвставити реально зроблену роботу із запла- нованою i вiдповiсти на такі важливi запитання: “Що ми повиннi зробити для досягнення запланованої мети?” i “Що залишилося незробленим?”

Інколи буває неможливим виразити показник результатив- ностi безпосередньо в кiлькiснiй формi. Це не є виправданням, щоб не встановлювати контрольних стандартiв у цiй галузi взагалі. Навiть суб’єктивний показник за умов, що усвiдомлюється його обмеженiсть, кращий нiж нiчого. Ряд органiзацiй, якi успішно до- лали інші параметри, зiткнулися з серйозними труднощами тому, що не зумiли встановити показник результативностi в тих галузях, якi важко пiддаються вимiрюванню. Це соцiальна вiдповiдальнiсть та етика.

Спiвставлення досягнутих результатiв зі встановленими стандартами

Другим етапом процесу контролю є спiвставлення реально досягнутих результатiв зі встановленими стандартами. На цьому етапi менеджер повинен визначити, наскiльки досягнутi результа- ти вiдповiдають очiкуваним. На цiй стадiї процедури контролю дається оцiнка, яка служить базою для рiшення про початок дiй. Дiяльнiсть, здiйснювана на цiй стадiї контролю, значною мірою є найбiльш помiтною частиною всiєї системи контролю. Ця дiяльнiсть полягає у визначеннi масштабу вiдхилень, вимiрюваннi результатiв, передачi iнформацiї та її оцiнцi.

Керiвництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих вiдхилень, у межах якого одержані результати вiд намiчених не повиннi викликати тривоги.

Один iз засобiв можливого збiльшення економiчної ефектив- ностi контролю полягає у використанні методу управлiння за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принци- пом виключення. Він полягає в тому, що система контролю пови- нна спрацьовувати тiльки за наявностi помiтних вiдхилень вiд ста- ндартiв.

Вимiрювання результатiв, якi дозволяють виявити, наскiльки вдалося дотриматися встановлених стандартiв, – це найважчий i найдорожчий елемент контролю. Для того, щоб бути ефективною, система вимiрювання повинна вiдповiдати тому виду дiяльностi, який належить контролювати.

Вибiр потрібної одиницi вимiрювання – це найлегша частина проведення контрольних вимiрювань, які забезпечують у кінцево- му підсумку весь контроль.

Передача та поширення iнформацiї вiдiграє ключову роль в забезпеченнi ефективностi контролю. Для того, щоб система кон- тролю дiяла ефективно, необхiдно обов’язково довести до вiдома вiдповiдних працiвникiв органiзацiї як встановленi стандарти, так i досягнутi результати.

Органiзацiї необхiдно знати, хто з її менеджерiв добре працює, а хто погано. Але точно й ефективно визначити це важко, особли- во для керiвникiв нижчої ланки, на яких не покладається вiдповi- дальнiсть за досягнення заданих рiвнiв прибутковостi та витрат. Однак, якщо сформулювати конкретну мету, критерiї і стандарти, то оцiнити результативнiсть роботи менеджера можна з мiнiмаль- ними вiдхиленнями i бiльш об’єктивно.

Пiсля винесення оцiнки процес контролю переходить до третього етапу. Менеджер повинен вибрати одну з трьох лiнiй поведiнки:

• не вживати ніяких заходів;

• лiквiдувати вiдхилення;

• переглянути стандарт.

Не вживати ніяких заходів

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого становища, за якого процес управлiння органiзацiєю змусив би її функцiонувати згідно з планом.